Certyfikat KSeF – wszystko, co księgowe i przedsiębiorcy powinni wiedzieć

Certyfikat KSeF – czym jest i do czego służy?

Certyfikat KSeF to cyfrowe narzędzie, które pozwala na uwierzytelnienie się w systemie KSeF. W praktyce oznacza to, że:

• umożliwia bezpieczne wystawianie faktur elektronicznych, także w sytuacjach awaryjnych, np. gdy system KSeF jest chwilowo niedostępny (tryb offline),
• potwierdza tożsamość wystawcy faktury, co jest niezbędne do oznaczenia dokumentu odpowiednim kodem,
• będzie niezbędny zarówno do pracy w systemie online, jak i offline (tryb offline24, awaryjny).

Certyfikaty są wydawane w dwóch typach:

1. Typ 1 – uwierzytelnienie: służy do logowania i działania w systemie KSeF zgodnie z nadanymi uprawnieniami.
2. Typ 2 – faktury offline: umożliwia wystawienie faktury w trybie offline i potwierdzenie tożsamości wystawcy.

Kto może wystąpić o certyfikat?

O certyfikat KSeF mogą wnioskować wyłącznie osoby lub podmioty uwierzytelnione w systemie KSeF. Są to:

• osoby fizyczne zgłoszone w zawiadomieniu ZAW-FA,
• osoby fizyczne posiadające uprawnienia właścicielskie,
• podatnicy niebędący osobami fizycznymi, posiadający uprawnienia właścicielskie i posługujący się kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną.

Ważne jest, że nie można wnioskować o certyfikat dla innej osoby. Certyfikat osoby fizycznej może pobrać i używać tylko właściciel. To zabezpiecza przed nieuprawnionym dostępem do faktur i danych wrażliwych.

Jak uzyskać certyfikat KSeF?

Proces uzyskania certyfikatu odbywa się w Module Certyfikatów i Uprawnień (MCU). Wnioski będzie można składać od 1 listopada 2025 roku, a uwierzytelnienie odbywa się poprzez Podpis Zaufany, podpis kwalifikowany lub kwalifikowaną pieczęć elektroniczną. Certyfikat można pobrać po poprawnym przetworzeniu wniosku. Od lutego 2026 roku certyfikaty będą dostępne w API KSeF 2.0 oraz w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.

Nie każdy może wnioskować o certyfikat KSeF. Wniosek mogą złożyć wyłącznie osoby i podmioty już uwierzytelnione w systemie KSeF. W praktyce oznacza to, że trzeba wcześniej potwierdzić swoją tożsamość np. za pomocą:

• Podpisu Zaufanego,

• Podpisu kwalifikowanego,

• Kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.

Dodatkowo, osoby lub podmioty, które już posiadają certyfikat KSeF, mogą wykorzystać go do uzyskania kolejnego certyfikatu – system przewiduje więc możliwość łatwego odnawiania i zarządzania uprawnieniami.

Prowadzę jednoosobową działalność. Czy mogę udostępnić mój certyfikat KSeF księgowej?

Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą i pobrałeś certyfikat na siebie, możesz go używać wyłącznie Ty. Udostępnienie go księgowej lub innej osobie jest niedozwolone.

Aby księgowa mogła mieć dostęp do Twoich faktur w KSeF, trzeba jej nadawać uprawnienia w systemie w inny sposób, np. poprzez indywidualny certyfikat lub token – w zależności od obowiązujących procedur w Twojej firmie.

Kto może wystąpić o certyfikat?

W przypadku osób fizycznych, np. właścicieli jednoosobowej działalności gospodarczej, certyfikat jest powiązany z ich danymi, takimi jak PESEL lub NIP. Właściciel używa go wyłącznie osobiście – nie można go udostępniać księgowej ani innym osobom. W systemie KSeF przy wystawianiu faktur widoczne będą dane tej osoby.

W przypadku podmiotów, np. spółek z o.o., certyfikat powiązany jest z NIP firmy i nie jest przypisany do konkretnej osoby. W takim wypadku podmiot może udostępniać certyfikaty swoim pracownikom, a przy wystawianiu faktur w systemie widoczne będą dane spółki, a nie osoby fizycznej, która dokument wystawiła. Odpowiedzialność za bezpieczeństwo i rozliczalność używania certyfikatów spoczywa na podmiocie.

Okres ważności i limity certyfikatów

Certyfikat KSeF jest ważny maksymalnie 2 lata, licząc od daty wydania lub daty początkowej wskazanej we wniosku. Limity aktywnych certyfikatów zależą od rodzaju użytkownika:

• osoby fizyczne korzystające z PESEL – 2 aktywne certyfikaty i 2 nowe, które będą użyteczne dopiero po wygaśnięciu obecnych,
• osoby fizyczne korzystające z NIP – 100 certyfikatów aktywnych i 100 nowych,
• podmioty (NIP) – 100 certyfikatów aktywnych i 100 nowych,
• podmioty bez identyfikatora NIP/PESEL – 2 aktywne i 2 nowe.

Ważne jest monitorowanie terminów ważności, aby uniknąć przerw w wystawianiu faktur. Nowy certyfikat można uzyskać najwcześniej miesiąc przed upływem okresu ważności najstarszego aktywnego certyfikatu.

Certyfikaty KSeF gwarantują bezpieczeństwo danych i autentyczność dokumentów. Umożliwiają także wystawianie faktur offline, nawet w przypadku awarii systemu. Dla biur rachunkowych oznacza to konieczność nadawania pracownikom indywidualnych uprawnień w systemie KSeF, monitorowania terminów ważności certyfikatów oraz właściwej rejestracji operacji pobierania, przekazywania i unieważniania certyfikatów firmowych.

Od 1 stycznia 2027 roku certyfikaty KSeF zastąpią tokeny jako jedyną metodę uwierzytelnienia w systemie. Prawidłowe stosowanie certyfikatów będzie kluczowe dla bezproblemowego funkcjonowania w KSeF.

Gdzie szukać pomocy w zakresie KSeF?

Jeśli masz pytania dotyczące KSeF lub chcesz lepiej poznać system, najlepszym źródłem informacji jest oficjalna strona KSeF: https://ksef.podatki.gov.pl.

Na stronie znajdziesz m.in.:

• odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania,
• broszury informacyjne,
• materiały techniczne i instrukcje,
• wiele innych przydatnych informacji, które pomogą Ci sprawnie korzystać z KSeF.

Chcesz sprawnie i bezpiecznie korzystać z KSeF w swojej firmie?

AURA Technologies pomaga księgowym i przedsiębiorcom w pełnym wdrożeniu Krajowego Systemu e-Faktur. Oferujemy:

• nowoczesne narzędzia gotowe na KSeF,

• praktyczne szkolenia i wsparcie krok po kroku,

• integrację systemów z KSeF i automatyzację fakturowania.