Krajowy System e-Faktur funkcjonuje od 1 stycznia 2022 r. Na zasadzie dobrowolności podatnicy mogą więc korzystać już z tej platformy. Ministerstwo udostępniło przy tym dostęp do platformy testowej umożliwiający twórcom oprogramowania sprzedażowego integrację z KSeF. Dzięki temu także pozostali podatnicy, którzy odkładają korzystanie z KSeF do czasu wejścia obowiązku, mogą przetestować jego działanie zarówno w zakresie wystawiania w nim faktur sprzedaży, jak i pobierania faktur kosztowych. W chwili obecnej dostępne są trzy środowiska, dla których lokalizacje wskazaliśmy poniżej.
Spis treści:
Środowisko produkcyjne
Informacje: https://ksef.mf.gov.pl/ Logowanie: https://ksef.mf.gov.pl/web/loginWersja produkcyjna jest realnym środowiskiem, które powoduje, iż wystawienie w nim faktury jest równoznaczne z wystawieniem faktury w trybie fakultatywnego systemu KSeF, a zatem ze wszystkimi konsekwencjami wprowadzenia jej do obiegu prawnego.
Logując się środowiska produkcyjnego należy oczywiście korzystać z faktycznych danych uwierzytelniających zgodnych z rejestrem informacji o właścicielach firm.
Środowisko przedprodukcyjne (demo)
- Informacje: https://ksef-demo.mf.gov.pl/
- Logowanie: https://ksef-demo.mf.gov.pl/web/login
Pomimo, iż jest to wersja testowa, logując się do tego środowiska należy korzystać z faktycznych danych uwierzytelniających zgodnych z rejestrem informacji o właścicielach firm; analogicznych do środowiska produkcyjnego.
Działanie środowiska przedprodukcyjnego (demo) jest takie samo jak produkcyjnego, z tym że znajdujące się tam dane nie są dokumentami księgowymi.
Środowisko przedprodukcyjne testowe
- Informacje: https://ksef-test.mf.gov.pl/
- Logowanie: https://ksef-test.mf.gov.pl/web/login
Do tego środowiska można zalogować się na dowolny NIP firmy. Działanie platformy również jest pełne funkcjonalnie, a wprowadzone dokumenty nie wchodzą w obieg prawny.
Jak zalogować się do KSeF?
Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur wymaga uwierzytelnienia:
- kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo
- kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, albo
- podpisem zaufanym, albo
- wygenerowanym przez Krajowy System e-Faktur, po uwierzytelnieniu się podatnika lub podmiotu uprawnionego w sposób, o którym mowa w pkt 1–3, certyfikatem autoryzacyjnym powiązanym z parą kluczy szyfrujących, na którą składa się klucz prywatny i klucz publiczny, przypisanym do podatnika lub podmiotu uprawnionego i jego uprawnień
W zależności od tego jaką formę działalności gospodarczej prowadzi podatnik będzie korzystał z innej formy uwierzytelnienia podczas założenia konta w KSeF.
I tak, osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą (jednoosobowe działalności) mogą skorzystać z profilu zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Natomiast podmioty niebędące osobami fizycznymi np. spółki z ograniczoną odpowiedzialności muszą skorzystać z pieczęci kwalifikowanej (firmowej). Jeżeli takowej nie posiadają rozpoczęcie współpracy z KSeF muszą poprzedzić dostarczeniem do urzędu skarbowego wypełnionego zawiadomienia ZAW-FA. Wskażą w nim osobę fizyczną (np. właściciela firmy), która będzie uprawniona do korzystania z KSeF w imieniu podatnika.
Jakie funkcje posiada Krajowy System e-Faktur?
W KSeF podatnik ma możliwość:
- nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur;
- uwierzytelnienia oraz weryfikacji uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, posiadanych przez podmioty, o których mowa w art. 106nb;
- wystawiania faktur ustrukturyzowanych;
- dostępu do faktur ustrukturyzowanych;
- otrzymywania faktur ustrukturyzowanych;
- przechowywania faktur ustrukturyzowanych; oznaczania faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym przydzielonym w Krajowym Systemie e-Faktur;
- oznaczania faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym przydzielonym w Krajowym Systemie e-Faktur; a) przydzielania identyfikatora zbiorczego dla co najmniej dwóch faktur ustrukturyzowanych wystawianych przez podatnika dla jednego odbiorcy; b) weryfikacji danych z faktur ustrukturyzowanych używanych poza Krajowym Systemem e-Faktur
- analizy i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych.
W celu wystawienia faktury ustrukturyzowanej należy wybrać opcję wystaw fakturę i przejść do kreatora wystawiania faktury.
Token a uwierzytelnienie
W panelu znajdują się również opcje uprawnień i tokenów. Umożliwiają wskazanie osoby fizycznej lub podmiotu, któremu chcemy nadać uprawnienie. Aby taka osoba mogła potem dla naszej firmy np. wystawić fakturę, będzie musiała zalogować się do KSeF (wskazanie NIP naszej firmy) i uwierzytelnić swoim profilem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Uprawniona przez nas osoba będzie miała taką możliwość każdorazowo po zalogowaniu do KSeF. Uprawnienie takie jest jednak imienne, co oznacza, iż tylko ta osoba może się zalogować do KSeF. Jeśli jednak, jako właściciel firmy, pozwolimy tej osobie nadawać kolejne uprawnienia, nasz pracownik będzie mógł to robić względem kolejnych użytkowników systemu. Przedsiębiorca może się jednak zdecydować na przekazanie pracownikowi tokenu. Token to ciąg liczb, który umożliwi dostęp do KSeF. Podobnie jak w przypadku uprawnienia jest możliwość nadania konkretnego zakresu działania tokenu np. tylko do wystawiania faktur ustrukturyzowanych lub tych dostępu do nich.
Osobę „reprezentującą” podatnika w KSeF wskazuje się także na zawiadomieniu ZAW-FA (składane przez podmioty niebędące osobami fizycznymi). Będzie ona mogła nadawać uprawnienia kolejnym osobom, w przypadku gdybyśmy planowali udzielić dostępu większej liczbie pracowników. Jeśli chcemy, aby nasza spółka korzystała z pieczęci kwalifikowanej, wtedy każdy kto ma pieczęć, może się uwierzytelnić w KSeF.
Większe podmioty gospodarcze korzystające z dedykowanych systemów informatycznych z pewnością skorzystają z wsparcia firm wdrożeniowych w celu usprawnienia nadawania uprawnień i wymiany danych z KSeF bezpośrednio z poziomu posiadanych narzędzi.
