Ostatnia faza konsultacji Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) ruszyła! Ministerstwo Finansów finalizuje prace nad obowiązkowym systemem e-fakturowania, a do 19 i 22 listopada 2024 r. można jeszcze zgłaszać uwagi. Ale czy firmy są gotowe na to cyfrowe wyzwanie?
Spis treści:
Czym właściwie jest KSeF?
KSeF to platforma rządowa, która umożliwia przedsiębiorcom wystawianie, odbieranie i archiwizowanie faktur w sposób całkowicie cyfrowy. System ten ma na celu automatyzację i uproszczenie procesów fakturowania, jednocześnie oferując przedsiębiorcom bezpieczeństwo oraz przejrzystość w obiegu dokumentów finansowych. Co istotne, KSeF ma stanowić obowiązek – co oznacza, że wszystkie firmy w Polsce, niezależnie od ich wielkości, będą musiały korzystać z tej platformy od lutego lub kwietnia 2026 roku, w zależności od rocznych przychodów.
Kiedy KSeF staje się obowiązkowy?
Pierwsza ważna data to 1 lutego 2026 roku – od tego momentu KSeF będzie obowiązkowy dla firm o rocznej wartości sprzedaży przekraczającej 200 milionów złotych (z VAT). Dla pozostałych przedsiębiorstw system wchodzi w życie 1 kwietnia 2026 roku. Dzięki etapowemu wprowadzeniu, mniejsze firmy zyskują dodatkowy czas na adaptację. Pozwala to na przygotowanie nie tylko systemów IT, ale także personelu.
Proponowane rozwiązania prawne w zakresie KSeF
Ministerstwo Finansów proponuje rozwiązania, które uproszczą wdrożenie i używanie KSeF, zwłaszcza w pierwszym okresie obowiązywania systemu:
1. Wprowadzenie obowiązkowego KSeF dla wszystkich podatników (dla podatników czynnych i podatników zwolnionych z VAT), z uwzględnieniem etapowania:
- od 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2025 r. 200 mln zł,
- od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.
2. Odroczenie na dodatkowe pół roku, tj. do 31 lipca 2026 r., wprowadzenia niektórych innych rozwiązań, takich jak:
- odroczenie terminu wymogu podania numeru KSeF w płatnościach za e-faktury. Dotyczy to również faktur, za które płatność jest dokonywana w mechanizmie podzielonej płatności,
- utrzymanie dodatkowego odroczenia KSeF w odniesieniu do faktur wystawianych z kas rejestrujących,
- utrzymanie dodatkowego odroczenia terminu w zakresie kar za nieprzestrzeganie obowiązków KSeF.
3. Umożliwienie stosowania tzw. trybu offline do końca 2026 r. przez wszystkich podatników.
4. Dopuszczenie wystawiania faktur konsumenckich w KSeF.
5. Zapewnienie w okresie przejściowym (do 30 września 2026 r.) podatnikom „wykluczonym cyfrowo”, gdzie skala i wartość wystawianych faktur jest niewielka, możliwości wystawiania faktur w dotychczasowej formie.
6. Zapewnienie rozwiązań prawnych odpowiadających celowi tzw. wyrównania środowisk KSeF, tj. wprowadzenie pełnych funkcjonalności technicznych systemu obowiązkowego przed datą wejścia w życie przepisów, które nakładają na podatników obowiązek wystawiania faktur w KSeF.
Ministerstwo Finansów proponuje również w projekcie zmiany, które doprecyzowują możliwości korzystania przez organy KAS z danych w KSeF w toku prowadzonych przez nie spraw.
Źródło: Finalne konsultacje KSeF – Ministerstwo Finansów – Portal Gov.pl
Tryb offline i dostępność systemu
Z myślą o firmach działających w miejscach o słabym dostępie do internetu, KSeF ma umożliwić tryb offline do końca 2026 roku. Tryb ten pozwala na wystawianie faktur bez natychmiastowego przesyłania ich do systemu. To ważne dla mniejszych firm działających na obszarach o ograniczonym dostępie do sieci.
Nowe struktury logiczne KSeF – co warto wiedzieć?
Wraz z nadchodzącymi zmianami w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), Ministerstwo Finansów intensyfikuje konsultacje dotyczące struktur logicznych FA(3) i FA_RR(1). Te struktury mają przynieść wiele usprawnień, w tym możliwość dołączania załączników do e-faktur oraz wprowadzenie nowej roli „pracownik”, co ułatwi zarządzanie dostępem do faktur w systemie. Kolejną nowością jest obowiązek oznaczania faktur jednostek samorządowych (JST), co umożliwi pełniejszy dostęp do danych publicznym podmiotom.
Zmiany na rzecz prostoty i elastyczności – proponowane rozwiązania
Struktury FA(3) i FA_RR(1) są odpowiedzią na zgłaszane przez przedsiębiorców postulaty. FA(3) uprości wskazywanie terminów płatności i usprawni operacje związane z fakturami dla skomplikowanych branż, w których przesyłanie załączników jest niezbędne. Ponadto nowa rola „pracownik” otwiera możliwości delegacji, pozwalając na pracę z fakturami bez potrzeby angażowania wyłącznie zarządzających dostępem administratorów.
FA_RR(1) natomiast wprowadza strukturę logiczną dla faktur VAT RR, które będą stosowane głównie przez rolników ryczałtowych – umożliwia to wystawianie faktur VAT RR oraz ich korekt.
Jeśli wciąż zastanawiasz się, jak KSeF wpłynie na twój biznes, warto wykorzystać ostatnie dni konsultacji na zgłoszenie swoich uwag i zapoznanie się z przygotowaniami do wdrożenia.
Ministerstwo Finansów prowadzi obecnie publiczne konsultacje w sprawie projektu ustawy dotyczącej Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Uwagi do projektu prawnego można przesyłać na adres Sekretariat.PT@mf.gov.pl do 19 listopada, natomiast komentarze dotyczące rozwiązań biznesowych, takich jak struktury FA(3) i FA_RR(1), przyjmowane są do 22 listopada na konsultacje.ksef@mf.gov.pl. Więcej informacji i dostęp do projektu ustawy znajduje się na stronie Ministerstwa Finansów tutaj.
KSeF a Twoja Firma. Co dalej?
AURA Technologies jest tu, aby przeprowadzić twoją firmę przez cały proces – od analizy, przez wdrożenie, aż po codzienną pomoc techniczną. Wkraczając w erę e-faktur, dajemy Ci narzędzia, które wyciągną maksimum.
_____________________
Szukasz informacji na temat obowiązku raportowania ksiąg rachunkowych przez podatników CIT? Więcej informacji możesz znaleźć w pełnym artykule na naszym blogu: Na czym polega obowiązek raportowania ksiąg rachunkowych dla podatników CIT?.
