Od 1 lutego 2026 r. Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się codziennym narzędziem także dla tych firm, które nie wystawiają jeszcze faktur w KSeF, ale je otrzymują.
Oznacza to, że przedsiębiorca musi wiedzieć, gdzie sprawdzić fakturę, jak ją pobrać i od kiedy liczy się termin płatności.
Kogo dotyczy obowiązek odbierania faktur w KSeF
Odbieranie faktur w KSeF dotyczy:
- jednoosobowych działalności gospodarczych,
- małych i średnich firm,
- spółek i innych form działalności,
- firm korzystających z biur rachunkowych,
- podmiotów, które nie wystawiają faktur w KSeF, ale otrzymują je od kontrahentów.
Jeżeli kontrahent wystawi fakturę w KSeF, dokument ten nie trafi e-mailem ani pocztą, tylko do systemu.
Kroki, jakie musisz zrobić, by odebrać fakturę w KSeF
Krok 1. Wybierz narzędzie do odbierania faktur
Od 1 lutego odbiór faktur z KSeF będzie możliwy za pomocą bezpłatnych rozwiązań przygotowanych przez Ministerstwo Finansów. Przedsiębiorcy mogą skorzystać z jednego z poniższych narzędzi:
- Aplikacji Podatnika KSeF – dostępnej w wersji przeglądarkowej na stronie ksef.podatki.gov.pl,
- Aplikacji mobilnej KSeF – przeznaczonej na smartfony, dostępnej do pobrania od 1 lutego,
- systemu e-Mikrofirma – dostępnego po zalogowaniu do e-Urzędu Skarbowego.
Dobra praktyka
Wybierz jedno narzędzie i korzystaj z niego konsekwentnie. Regularne sprawdzanie faktur w jednym miejscu zmniejsza ryzyko przeoczenia dokumentu i opóźnienia płatności.
Krok 2. Sprawdź, czy masz dostęp do KSeF
W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej dostęp do KSeF jest przypisany automatycznie do NIP-u przedsiębiorcy.
W innych przypadkach (np. spółki, pełnomocnicy, biura rachunkowe) może być konieczne:
- nadanie uprawnień innym osobom,
- złożenie formularza ZAW-FA w urzędzie skarbowym,
- użycie podpisu kwalifikowanego.
Brak odpowiednich uprawnień oznacza brak dostępu do faktur.
Krok 3. Zaloguj się do KSeF
Dostęp do systemu możliwy jest:
- przez stronę ksef.podatki.gov.pl,
- przez program księgowy lub system ERP, jeśli jest zintegrowany z KSeF.
Logowanie odbywa się przy użyciu:
- Profilu Zaufanego lub
- podpisu kwalifikowanego.
Krok 4. Odszukaj otrzymaną fakturę
Po zalogowaniu przejdź do zakładki z listą faktur. Znajdziesz tam wszystkie dokumenty wystawione dla Twojej firmy w KSeF.
Ważne
Faktura jest uznawana za doręczoną w momencie jej udostępnienia w KSeF, a nie wtedy, gdy ją faktycznie otworzysz. Ma to bezpośredni wpływ na termin płatności.
Krok 5. Pobierz i zapisz fakturę
Faktury z KSeF możesz:
- pobrać w formacie PDF,
- zapisać na komputerze lub telefonie,
- wydrukować, jeśli wymagają tego procedury administracyjne lub sądowe.
Każda pobrana faktura zawiera numer KSeF oraz kod umożliwiający jej weryfikację w systemie.
Testowanie odbioru faktur przed 1 lutego
Od 15 listopada 2025 r. dostępne są środowiska testowe KSeF na stronie www.ksef.podatki.gov.pl. Warto z nich skorzystać, aby:
- sprawdzić logowanie,
- nauczyć się wyszukiwania faktur,
- przetestować pobieranie dokumentów.
Pozwala to uniknąć problemów po wejściu obowiązku w życie.
Inne sposoby przekazania informacji o fakturze
Sprzedawca może:
- wydać potwierdzenie transakcji z kodem QR przed nadaniem numeru KSeF,
- przekazać wizualizację faktury (wydruk lub PDF) z kodem QR po jej wysłaniu do KSeF.
Zeskanowanie kodu QR pozwala sprawdzić, czy faktura znajduje się już w systemie.
Gdzie szukać pomocy
W przypadku wątpliwości:
- aktualne informacje znajdują się na stronie ksef.podatki.gov.pl,
- dostępna jest infolinia Krajowej Administracji Skarbowej: KAS 801 055 055, 22 330 03 30
Uwaga: Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej ani księgowej. Przed wdrożeniem lub korzystaniem z KSeF w swojej firmie warto skonsultować się z doradcą podatkowym lub partnerem wdrożeniowym. Materiał jest oparty na oficjalnych źródłach rządowych: Jak odebrać fakturę w KSeF
„Uzupełnij z AI” w SaldeoSMART – automatyzacja księgowania faktur z KSeF
SaldeoSMART wprowadza nową funkcjonalność – „Uzupełnij z AI”, która pozwala automatycznie uzupełniać parametry księgowe faktur pobranych z KSeF. Dzięki temu proces księgowania staje się szybszy, bardziej spójny i wymaga minimalnego udziału człowieka.
Jak działa „Uzupełnij z AI”?
Po pobraniu faktury z KSeF, system automatycznie analizuje jej treść oraz dane kontrahenta i uzupełnia kluczowe parametry:
- kategorię księgową,
- rejestr,
- opis,
- wymiary,
- typ dokumentu (autotypowanie),
- historię zmian dokumentu.
Autotypowanie jest szczególnie przydatne dla:
- firm z własnymi typami dokumentów,
- biur rachunkowych potrzebujących automatycznego rozpoznawania charakteru faktur.
System uczy się na podstawie historii ustawień parametrów, dzięki czemu kolejne dokumenty są przetwarzane automatycznie, bez konieczności ręcznego typowania.
Główne korzyści
- Oszczędność czasu – AI uzupełnia parametry, a pracownik musi jedynie zaakceptować dokument.
- Szybsze księgowanie – krótsza droga od pobrania faktury z KSeF do jej zaksięgowania.
- Spójność danych – automatyzacja zmniejsza ryzyko błędów i zapewnia powtarzalność dekretacji.
- Lepsza kontrola – pełna historia zmian dokumentu jest dostępna w każdym pakiecie SaldeoSMART.
Skorzystaj z wiedzy eksperta
Chcesz w pełni wykorzystać funkcję „Uzupełnij z AI” i bezproblemowo wdrożyć KSeF w swojej firmie?
Skontaktuj się z Certyfikowanym Partnerem SaldeoSMART – AURA Technologies. Nasze doświadczenie w wdrożeniach zapewnia sprawną, bezpieczną i dopasowaną do Twoich potrzeb automatyzację księgowania.
