Od 2026 roku Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy dla wszystkich czynnych podatników VAT w Polsce. Wielu przedsiębiorców zadaje sobie pytanie: czy każda faktura zagraniczna musi trafiać do systemu?
Faktury zagraniczne – obecne zasady
Na chwilę obecną KSeF nie służy do rejestrowania faktur otrzymywanych od zagranicznych dostawców, którzy nie mają w Polsce numeru NIP. Oznacza to, że przedsiębiorcy nie mają obowiązku przesyłania do systemu faktur zakupu wystawionych przez kontrahentów spoza Polski.
Zagraniczne firmy z polskim NIP
Inaczej wygląda sytuacja, gdy zagraniczny podmiot posiada polski numer NIP. Wtedy może korzystać z KSeF za pośrednictwem upoważnionego pełnomocnika, po złożeniu formularza ZAW-FA do urzędu skarbowego. W zgłoszeniu wskazuje się osoby uprawnione do:
- nadawania i odbierania uprawnień w systemie,
- wystawiania faktur w imieniu firmy,
- przeglądania i pobierania dokumentów z KSeF.
Dla przedsiębiorcy oznacza to, że stosowany program do faktur zagranicznych powinien zapewniać pełną kompatybilność z KSeF i umożliwiać wygodne zarządzanie dokumentami.
Obowiązek KSeF dla kontrahentów zagranicznych od 2026 roku
Po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF, faktury kierowane do zagranicznych podmiotów również będą wystawiane przez system. Ponieważ kontrahenci spoza Polski nie mają dostępu do KSeF, dokument należy przekazać w formie wizualizacji – najczęściej jako PDF z kodem QR, który identyfikuje fakturę w systemie.
To kolejny powód, dla którego warto korzystać z programu do faktur zagranicznych, który obsługuje integrację z KSeF i generowanie kodów QR.
Jak wybrać program do faktur zagranicznych?
Obsługa transakcji międzynarodowych wymaga narzędzi, które:
- umożliwiają wystawianie faktur w różnych językach (PL, EN, DE),
- obsługują różne waluty i stawki VAT dla eksportu,
- integrują się z systemami księgowymi i ERP,
- zapewniają zgodność z KSeF, w tym dla zagranicznych podmiotów z NIP PL,
- automatyzują procesy księgowe, np. OCR, obieg dokumentów i rozliczenia.
SaldeoSMART spełnia wszystkie te wymagania, oferując kompleksowe rozwiązanie dla firm współpracujących z kontrahentami zagranicznymi.
Kiedy faktura zagraniczna musi trafić do KSeF?
Obowiązek wystawienia faktury w KSeF powstaje w następujących sytuacjach:
- Miejscem świadczenia usługi lub dostawy towaru jest terytorium innego państwa UE lub państwa trzeciego.
- Nabywcą jest podmiot zagraniczny bez siedziby lub stałego miejsca działalności w Polsce.
- Nabywca ma siedzibę za granicą, ale posiada stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce, które nie uczestniczy w danej transakcji.
- Polski podatnik VAT został upoważniony przez zagranicznego kontrahenta do wystawiania faktur w ramach samofakturowania.
Wyłączenia z obowiązku KSeF
Nie każda transakcja zagraniczna podlega obowiązkowi KSeF. Wyjątki obejmują m.in.:
- sprzedaż w ramach procedury VAT OSS,
- sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej,
- niektóre procedury określone w ustawie o VAT.
W tych przypadkach przedsiębiorca może przesłać fakturę w dowolnej formie uzgodnionej z nabywcą – papierowo lub elektronicznie.
KSeF a WDT i eksport towarów
- Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT) – faktura musi być wystawiona przez KSeF, a nabywca otrzymuje dokument w formie PDF lub z kodem QR.
- Eksport poza UE – analogicznie, obowiązek dotyczy wystawienia w KSeF; przekazanie odbywa się w formie uzgodnionej z kontrahentem.
KSeF a faktury zagraniczne to zagadnienie, które zyska na znaczeniu w 2026 roku. Jeśli współpracujesz z kontrahentami spoza Polski:
- upewnij się, że Twój program do faktur zagranicznych obsługuje KSeF i generuje kod QR,
- przygotuj faktury w różnych językach i walutach,
- stosuj wizualizacje faktur dla kontrahentów bez dostępu do KSeF.
SaldeoSMART to kompleksowe narzędzie, które integruje się z księgowością, automatyzuje procesy i obsługuje wszystkie wymagania związane z fakturami zagranicznymi – od wystawienia po przekazanie kontrahentowi.
Artykuł przygotowany we współpracy z ekspertami AURA Technologies.
AURA Technologies – Twój partner we wdrożeniu SaldeoSMART i KSeF
AURA Technologies, jako Certyfikowany Partner Wdrożeniowy SaldeoSMART, wspiera przedsiębiorstwa w digitalizacji procesów księgowych i przygotowaniu do obowiązkowego KSeF. Firma oferuje kompleksowe wdrożenia, integracje systemowe, szkolenia oraz bieżące wsparcie dla biur rachunkowych i działów finansowych.
Dzięki doświadczeniu AURA Technologies oraz funkcjonalności platformy SaldeoSMART, przedsiębiorcy mogą bezpiecznie i efektywnie przejść na e-fakturowanie, zachowując zgodność z przepisami i pełną kontrolę nad dokumentami – także w transakcjach międzynarodowych.
