Kultura organizacyjna w sektorze MŚP

 

MŚP to sektor publiczny i prywatny. Należą do niego mikrofirmy, małe firmy oraz średnie firmy. Termin ten stosowany jest międzynarodowo. Używany m.in. przez takie organizacje jak Bank Światowy, Światowa Organizacja Handlu czy ONZ.  Jak duże znaczenie ma kultura organizacyjna w funkcjonowaniu tego typu firm? Dzięki kulturze organizacyjnej firma może kreować swój wizerunek i przyciągać zaangażowanych pracowników.

Jak mówi jeden z najsłynniejszych liderów biznesowych na świecie, Richard Branson: „Klienci nie są najważniejsi. Pracownicy są najważniejsi. Jeśli zadbasz o swoich pracowników, oni zatroszczą się o klientów”. Jak powiedział tak zrobił. Rozwój biznesu oparł na trosce o pracowników, co szybko przerodziło się w biznesowe sukcesy. Przeczytaj, dlaczego warto zadbać o kulturę organizacyjną i jak to zrobiła firma Aura Technologies.

 

To te słowa dla mnie stały się wielką inspiracją do szeregu działań w kierunku satysfakcji pracowników i ich zadowolenia z pracy – mówi Grażyna Sroczyńska prezes zarządu AURA Technologies – „Pamiętajmy, że sprzedaż produktów czy usług w pierwszej kolejności zawdzięczamy naszym pracownikom, którzy albo dobrze zatroszczą się o cały proces sprzedaży i obsługi, albo zrobią to byle jak. W 90% zakupów Klient najpierw przekonuje się do osoby, z którą rozmawia. Następnie do firmy i do produktu. Jeśli w Internecie Klient znajdzie produkt, który go zachwycił, ale relacja z pracownikiem firmy będzie na słabym poziomie, to raczej do sprzedaży nie dojdzie. Jeśli nawet dojdzie, to Klient już nic więcej od nas nie kupi. Dlatego tak ważna jest troska o pracownika, o to aby chciało mu się chcieć Bez kultury organizacyjnej firmy nie będziemy skutecznie działać. 

 

Kultura organizacyjna – etyka

 

W AuraTech od wielu już lat obowiązuje kodeks etyczny. Stał się fundamentem kultury organizacyjnej firmy. Kodeks łączy w sobie zasady poszanowania prawa i wszelkich przepisów. Uwzględnia poszanowania godności człowieka oraz etycznego zachowania. Stanowi ramy działania i postępowania w AURA Technologies. Z tendencjami do ich uściślania i wprowadzania kolejnych norm zachowania wraz ze zmieniającą się rzeczywistością. Kodeks definiuje cechy jakie powinny charakteryzować zachowania podczas kontaktów z Klientami, osobami trzecimi oraz pracownikami i współpracownikami firmy.

 

Jako ciekawostkę warto dodać, że kodeks etyczny AuraTech już niejednokrotnie był bazą inspiracji i dokumentacji dla osób piszących prace magisterskie/licencjackie w obszarze etyki w biznesie. Kodeks jest też często przywoływany przez kandydatów do pracy, którzy zapoznając się z profilem firmy poprzez stronę internetową trafiają na jego treść.

 

Polityka antymobbingowa, jako jeden z elementów kultury organizacyjnej firmy

 

W trosce o przeciwdziałaniu mobbingowi obowiązuje też w firmie wewnętrzna polityka antymobbingowa. Jakiekolwiek zachowania będące mobbingiem lub mogących być uznane za mobbing, są kategorycznie zabronione w AuraTech.. W materiale tym, poza samą istotą zakazu praktyk mobbingu zebrane zostały wrogie zachowania. Są one w firmie zakazane, ponieważ mogą powodować uczucie mobbingu pomimo tego, że mobbingiem same w sobie nie są. Nazwaliśmy to „listą wrogich zachowań”.

 

Precyzja zapisów gwarancją poczucia bezpieczeństwa i odpowiedniej kultury organizacyjnej firmy

 

W odpowiedzi na potrzeby pracowników Spółka wprowadziła też regulamin telepracy, który umożliwia i reguluje warunki telepracy w AuraTech. Aby zapewnić komfort i bezpieczeństwo wszystkim pracownikom wprowadziliśmy regulamin wyjazdów szkoleniowo – integracyjnych. Dokładnie omawia jakie są obowiązki i odpowiedzialność pracodawcy, a jakie pracownika. Przed każdym wyjazdem treść regulaminu przypominamy wszystkim uczestnikom eventu. W związku z tym, że księgowość i kadry spółki prowadzone są przez podmiot zewnętrzny, w firmie również jest spisany i respektowany regulamin obiegu dokumentów. Usprawnia i ogranicza do minimum czynności administracyjne związane ze współpracą z biurem rachunkowym. W firmie obowiązuje też instrukcja postępowania w sprawie zwrotu kosztów za okulary korygujące, czy zasady dress codu służbowego.

 

Kultura organizacyjna – podstawy

 

Obowiązuje regulamin korzystania z samochodu służbowego, który w bardzo prosty sposób wyjaśnia zasady korzystania z tego środka transportu w celach służbowych. Dzięki wspominanym dokumentom pracownicy mają poczucie bezpieczeństwa wiedząc jakie zasady panują w danych obszarach, czego się od nich wymaga, a do czego zobowiązuje się pracodawca.

 

Zgodnie z wymogami prawnymi, posiadamy precyzyjnie opisane zasady definiujące bezpieczeństwo przetwarzania danych osobowych zgodnie z RODO, w tym pełną dokumentację dla pracowników, dzięki której mogą oni w codziennej pracy przetwarzać dane klientów i kontrahentów. Pracownicy zostali też zapoznani z zasadami przetwarzania ich danych osobowych. Formalnie – w formie pisemnej – wyrażają też zgodę na wykorzystywanie ich wizerunku przez firmę. Jest to konieczne w sytuacji, kiedy reprezentują firmę podczas konferencji czy branżowego eventu, a relacja z takiego wydarzenia ma zostać upubliczniona.

 

W procesie zatrudniania pracownicy zapoznają się  z kartą oceny ryzyka zawodowego, tak aby każdy miał świadomość potencjalnie niebezpiecznych sytuacji. Takie sytuacje występują nawet w biurze. Pracownik jest informowany, jak przeciwdziałamy takim zdarzeniom.

 

„Myślę że katalog zasad funkcjonowanie, który między innymi buduje naszą kulturę organizacyjną, nie został przez nas wyczerpany. Ważne jest natomiast to, że wszystkie te zasady nie powstają dla dokumentu, który trafi do segregatora. Każda opisana zasada jest żyjącym procesem stosowanym i egzekwowanym w firmie” .

 

Kultura organizacyjna – źródła satysfakcji pracowników

 

Poza zbiorem zasad, które zostały omówione wyżej, w firmie obowiązuje szereg przywilejów dla pracowników, które są dodatkowym motywatorem w codziennej pracy. Jednym z nich jest wewnętrzne zarządzenie, które reguluje premię za rekomendację. W czasach opinii, poleceń i rekomendacji istotną wartością dla nas jest bieżące pozyskiwanie od Klientów pisemnych rekomendacji potwierdzających jakość obsługi oraz oferowanych produktów i usług. Wprowadziliśmy więc premie za rekomendacje, aby nagrodzić najaktywniejszych w tym zakresie pracowników i współpracowników. Każda pozyskana rekomendacja, dobre słowo Klienta na temat pracownika czy oferowanych produktów/usług jest kwalifikacją do premii uznaniowej.

 

Idea ESG (environmental, social and corporate governance)

 

Działamy nie tylko w wymiarze biznesowym. Niezwykle ważna jest dla nas odpowiedzialność naszego biznesu, dlatego hołdujemy idei ESG (environmental, social and corporate governance) . Wspieramy fundacje charytatywne oraz stowarzyszenia. W tym półroczu wsparliśmy organizacje pomagające Ukrainie. Angażujemy się, w osobie prezes firmy, w działania mentoringowe, których celem jest wsparcie młodego przedsiębiorcy w procesie otwierania swojej firmy. W ramach działań wprowadziliśmy Dzień Wolontariatu, którego celem jest zachęcanie pracowników do angażowania się w działania społeczne. Za każdą udokumentowaną aktywność pracownikowi przysługuje w roku kalendarzowym dodatkowy dzień urlopu.

 

Rozwój pracowników wpływa na rozwój firmy – kultura organizacyjna

 

Sukces każdej firmy, w tym zadowolenie pracowników zależy w ogromnej mierze od sprawności organizacyjnej oraz efektywności procesów wdrożonych w przedsiębiorstwie. Pracownicy – najważniejsze ogniwo każdego procesu – mają największy wpływ na optymalizację procedur stosowanych w firmie. Aby docenić ich wkład w organizację pracy oraz zmotywować do aktywnego poszukiwania innowacji zwiększających wydajności pracy, co finalnie przełoży się na jakość oferowanych usług. Wprowadziliśmy premię za pomysły. Sugestie pracowników odnotowywane są w wewnętrznym systemie, tworząc swoisty bank innowacji, z którego wybieramy pomysły warte wdrożenia. W firmie uregulowane są również nagrody jubileuszowe dla pracowników, którzy współpracują z AuraTech ponad 10 lat. Ważne, aby na bieżąco monitorować poziom zadowolenia pracowników i wyciągać z nich wnioski

 

Mechanizmem weryfikującym poziom zadowolenia z pracy w AuraTech jest anonimowa ankieta satysfakcji dedykowana pracownikom. Raz w roku zbieramy wszelkie uwagi, sugestie, czy wyjaśniane wątpliwości. Wyniki ankiety omawiamy wspólnie z pracownikami na jednym z wewnętrznych spotkań. Ten instrument jest znakomitym źródłem pozyskiwania wielu cennych informacji dla zarządu i kadry kierowniczej. Pozwala zobiektywizować każdy punkt widzenia.

„Biorę udział od kilku lat w projektach mentoringowych, w których dzielę się swoją najlepszą wiedzą i doświadczeniem, zwracam uwagę przyszłym przedsiębiorcom – pracodawcom, jak ważne w konstrukcji firmy są fundamenty kultury organizacyjnej powiązanej z troską o pracownika, które nie tylko nadają indywidualny charakter firmie, ale spajają ją od środka oraz powodują, że w chwilach próby to one pomagają przetrwać i pokonać każdy kryzys” – dodaje Grażyna Sroczyńska.

 

 

O nas

 

Już od ponad 25 lat dostarczamy innowacyjne rozwiązania informatyczne, usprawniające procesy zewnętrzne i wewnętrzne firm z sektora mikro, małych i średnich przedsiębiorstw w Polsce. Wspieramy tym samym Klientów przez proces transformacji cyfrowej.  Dostarczamy wysokiej jakości oprogramowanie finansowo – księgowo, sprzedażowo – magazynowe, płacowo- kadrowe oraz specjalistyczne (Aplikacja Ramzes, enova365, SaldeoSMART, AMODIT). Naszym celem jest oferowanie przedsiębiorcom narzędzi, które usprawnią i unowocześni ich działanie, poprawiając komfort pracy oraz konkurencyjność . Czerpiąc z dobrodziejstw technologii informatycznej propagujemy produkty i usługi o ekologicznym charakterze. Stąd szczególny nacisk kładziemy na wykorzystanie elektronicznego obiegu dokumentów czy wykorzystywanie szeroko rozumianej technologii chmury obliczeniowej. Przez ostatnie siedem lat AURA Technologies Sp. z o.o. znajdowała się w gronie Laureatów konkursu SOLIDNA FIRMA  i Przedsiębiorstwo Fair Play, potwierdzając tym samym naszą rzetelność w prowadzonych przez nas codziennych, fundamentalnych działaniach. Największą dla nas nagrodą są jednak głosy i opinie naszych Klientów. Z naszych rozwiązań aktywnie korzysta tysiące zadowolonych firm z różnorodnych branż.