Modele obsługi faktur w KSeF – obowiązki firmy i biura rachunkowego

Jak przygotować się do KSeF i nie pogubić się w nowych obowiązkach? Przygotowaliśmy szczegółowe porównanie modeli współpracy, które pomoże Ci zrozumieć różnice w obsłudze faktur sprzedażowych i zakupowych.

Tabela wskazuje nie tylko zadania po stronie firmy i biura, ale również kluczowe ryzyka oraz nasze rekomendacje, które ułatwią Ci bezpieczne przejście przez proces cyfryzacji księgowości.

↔ Zjedź na dół i przesuń tabelę w prawo, aby zobaczyć wszystkie dane

Model	Nazwa Modelu	Opis	Obowiązki Firmy		Obowiązki Biura Rachunkowego		Cechy	Rekomendacje
Model	Nazwa Modelu	Opis	faktury sprzedażowe	faktury zakup	faktury sprzedażowe	faktury zakup	Cechy	Rekomendacje
Model 1	Samodzielna firma	Firma wystawia samodzielnie faktury sprzedażowe i wysyła je do KSeF oraz Firma samodzielnie pobiera faktury zakupowe z KSeF	wystawia faktury sprzedażowe swoim Klientom wysyła faktury sprzedażowe do KSeF zgodnie z trybami weryfikuje czy faktura na pewno trafiła do KSeF przekazuje faktury do BR ustaloną drogą (chyba że BR ma uprawnienie do pobierania tych faktur sprzedaży z KSeF)	pobiera faktury z KSeF weryfikuje ich zasadność i poprawność przekazuje faktury do BR (jeśli BR nie może samodzielnie pobrać ich z KSeF)	odbiera faktury od Klienta ustaloną drogą. (Jeśli BR ma uprawnienie to pobierze wysłane faktury sprzedażowe z KSeF do swojego systemu FK) księguje	odbiera faktury od Klienta ustaloną drogą. (Jeśli BR ma uprawnienie to pobierze faktury zakupowe z KSeF do swojego systemu FK, po informacji od Klienta, że są prawidłowe) księguje	brak ryzyka ze źle wystawionymi fakturami sprzedaży brak ryzyka z przyjętymi fakturami kosztowymi - to firma ma wiedzę czy faktura jest zasadna a nie biuro	zastanów się kto i do czego ma mieć jakie uprawnienia w KSeF po stronie Twojej firmy. Ustal zasady z BR kiedy i jak będzie otrzymywało faktury sprzedażowe i zakupowe do zaksięgowania. (BR lub wskazane osoby z BR mogą pobierać do FK faktury sprzedażowe jak i zakupowe bezpośrednio z KSeF - jeśli posiadają stosowne uprawnienia od Firmy) Zrób aneks do umowy z BR i ustalcie zasady obiegu dokumentów oraz odpowiedzialność stron. Rekomendujemy wdrożenie obiegu (MiniObiegu) elektronicznego dokumentów
Model 2	Samodzielne BR	Biuro Rachunkowe wystawia faktury sprzedażowe za Firmę i wysyła je do KSeF oraz pobiera faktury zakupowe z KSeF zamiast Firmy	informuje BR o potrzebie wystawienia faktury dla Klienta	firma nie wystawia faktur - robi to Biuro Rachunkowe	wystawia faktury sprzedażowe za firmę wysyła faktury sprzedażowe do KSeF zgodnie z trybami weryfikuje czy faktura na pewno trafiła do KSeF księguje	pobiera faktury z KSeF weryfikuje ich zasadność i poprawność księguje	Duże ryzyko zaksięgowania i opłacenia niezasadnej faktury. To Firma wie jakie ma zobowiązania a nie Biuro Rachunkowe	Przy tak dużej odpowiedzialności po stronie BR, musisz nadać BR stosowne uprawnienia w KSeF (✓ „Dostęp dla Biura jako podmiotu” lub ✓ „Dostęp dla właściciela BR jako osoby fizycznej”. Pamiętaj że w tym modelu Biuro musi mieć uprawnienie do wysyłania i pobierania faktur) Zaplanuj weryfikację przez Firmę pobranych przez BR faktur zakupowych. To nie BR a Firma ma wiedzę o ich zasadności Pamiętaj że BR przy wystawianiu za Ciebie faktur sprzedażowych nie podejmuje decyzji biznesowych, a jedynie działa na podstawie danych od firmy. Zrób aneks do umowy z BR i ustalcie zasady obiegu dokumentów oraz odpowiedzialność stron. Rekomendujemy wdrożenie obiegu (MiniObiegu) elektronicznego dokumentów
Model 3	Model Partnerski	Firma wystawia faktury sprzedażowe a Biuro pobiera faktury zakupowe z KSeF do akceptacji przez Firmę przed zaksięgowaniem	wystawia faktury sprzedażowe swoim Klientom wysyła faktury sprzedażowe do KSeF zgodnie z trybami weryfikuje czy faktura na pewno trafiła do KSeF przekazuje faktury do BR ustaloną drogą (chyba że BR ma uprawnienie do pobierania tych faktur sprzedaży z KSeF)	weryfikuje faktury zakupowe pobrane przez BR przed ich zaksięgowaniem	odbiera faktury od Klienta ustaloną drogą. (Jeśli BR ma uprawnienie to pobierze wysłane faktury sprzedażowe z KSeF do swojego systemu FK) księguje	pobiera faktury z KSeF czeka na ich akceptację przez Firmę księguje	Model ograniczający różne ryzyka pod warunkiem dopracowania szczegółowych ról i uprawnień Firmy i Biura Rachunkowego	zastanów się kto i do czego ma mieć jakie uprawnienia w KSeF po stronie Twojej firmy i po stronie BR Ustal zasady z BR kiedy i jak będzie otrzymywało faktury sprzedażowe. Pamiętaj że na podstawie stosownych uprawnień BR może bezpośrednio z KSeF pobrać faktury sprzedażowe do systemu FK Nadaj stosowne uprawnienia dla BR aby mogło pobierać faktury zakupowe z KSeF Ustal jak Firma będzie weryfikowała poprawność faktur zakupowych pobranych przez BR Zrób aneks do umowy z BR i ustalcie zasady obiegu dokumentów oraz odpowiedzialność stron. Rekomendujemy wdrożenie obiegu (MiniObiegu) elektronicznego dokumentów