Rok 2026 stanowi moment wejścia w życie szerokiego pakietu nowelizacji prawa pracy, który przeobraża dotychczasowy model udzielania zwolnień od pracy, prowadzenia dokumentacji pracowniczej, ustalania uprawnień pracowniczych oraz monitorowania czasu pracy. Kierunek reform wskazuje na zamiar racjonalizacji systemu, eliminacji elementów nadmiernie sformalizowanych oraz dopasowania regulacji do realiów cyfrowych. Nowe przepisy wprowadzają także rozwiązania, które wzmacniają ochronę prywatności pracownika i ograniczają obowiązki dowodowe nakładane na stronę zatrudnioną.
Nowy model zwolnień od pracy
Jedną ze zmian jest likwidacja dotychczasowych „urlopów okolicznościowych” i zastąpienie ich jedną, wspólną kategorią zwolnień od pracy. To nie jest tylko zmiana nazwy – zmienia się też sposób, w jaki takie zwolnienia będą udzielane. Przede wszystkim pracownik nie będzie już musiał korzystać z dni wolnych dokładnie w dniu zdarzenia. Dni te będzie można wykorzystać w terminie powiązanym z okolicznością, również po jej wystąpieniu. Dzięki temu pracownicy nie będą zmuszeni do korzystania ze zwolnień w sposób sztywno narzucony, co lepiej odpowiada zarówno potrzebom rodzinnym, jak i organizacyjnym firmy.
Kolejna ważna zmiana dotyczy dokumentów potwierdzających okoliczność. W większości przypadków wystarczy oświadczenie pracownika. Jedynie w przypadku śmierci osoby bliskiej pracodawca może wciąż żądać dokumentu potwierdzającego ten fakt. Dodatkowo wprowadzono jednolite zasady obliczania wynagrodzenia za czas zwolnienia. Będą one oparte na zasadach stosowanych przy urlopach.
Zwolnienie związane z utratą ciąży
Nowelizacja obejmuje również delikatny i społecznie istotny obszar zwolnień przysługujących w przypadku utraty dziecka nienarodzonego. Dotychczasowe przepisy, wymagające przedstawienia dokumentacji potwierdzającej płeć płodu, były powszechnie krytykowane jako nadmiernie ingerujące w sferę prywatności. Nowe regulacje rezygnują z tego obowiązku, pozostawiając pracownikowi możliwość skorzystania ze zwolnienia bez konieczności ujawniania szczegółów medycznych. Rozwiązanie to wpisuje się w szerszą tendencję ustawodawcy do wzmacniania ochrony danych wrażliwych i ograniczenia obowiązków dowodowych pracownika w sytuacjach o charakterze traumatycznym.
Zmiany w zasadach wystawiania zaświadczeń lekarskich
W 2026 r. zmienia się również model wystawiania zaświadczeń ZUS ZLA. Ustawodawca formalizuje praktykę, która w znacznym stopniu funkcjonowała już wcześniej, dopuszczając możliwość wystawienia zwolnienia lekarskiego na podstawie dostępnej dokumentacji medycznej lub informacji uzyskanych w ramach teleporady. Osobista obecność pacjenta u lekarza przestaje być warunkiem koniecznym, o ile lekarz posiada wystarczającą wiedzę, by ocenić jego stan zdrowia. W przypadku wystąpienia wątpliwości co do zasadności zwolnienia lekarz pozostaje uprawniony do wezwania pacjenta na badanie bezpośrednie.
Przedawnienie należności z tytułu składek ZUS
Od 2026 r. jednolity mechanizm obejmuje wszystkie kategorie składek – zarówno te finansowane przez płatnika, jak i finansowane przez ubezpieczonych, w tym osoby wykonujące umowy cywilnoprawne. Eliminacja rozbieżności interpretacyjnych ma na celu uproszczenie rozliczeń oraz zwiększenie pewności prawa po stronie zarówno płatników składek, jak i organu rentowego.
Badania wstępne i kontrolne
Zmodyfikowane przepisy dopuszczają możliwość przeprowadzenia badań przed rozpoczęciem pracy przez lekarza podstawowej opieki zdrowotnej w sytuacjach, w których charakter pracy i stan zdrowia pracownika nie wymagają oceny przez lekarza medycyny pracy. Rozwiązanie to ma skrócić procedury i zdjąć z pracodawców część obciążeń organizacyjnych.
Nowy system rejestracji czasu pracy
Najbardziej technicznie zaawansowaną częścią reformy jest wprowadzenie ogólnokrajowego systemu rejestracji czynności pracowniczych, który ma zastąpić dotychczasowe, często niejednolite formy ewidencji. Nowy system będzie obejmował rejestr rozpoczęcia i zakończenia pracy, przerw, nieobecności, dyżurów oraz wykonywania pracy zdalnej. Dane te staną się integralną częścią dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej. Celem ustawodawcy jest ujednolicenie standardów, zwiększenie transparentności rozliczeń oraz stworzenie mechanizmu pozwalającego na pełniejszą kontrolę przestrzegania przepisów o czasie pracy.
Kryteria rozróżnienia stosunku pracy i zatrudnienia cywilnoprawnego
Nowelizacja precyzuje także katalog przesłanek pozwalających odróżnić stosunek pracy od umów zlecenia lub świadczenia usług. Celem jest przeciwdziałanie nadużyciom polegającym na pozornym samozatrudnieniu oraz zapewnienie większej pewności prawnej przy ocenie charakteru wykonywanej pracy. Doprecyzowanie kryteriów ma ułatwić zarówno kontrolę organów państwowych, jak i stosowanie prawa przez pracodawców.
Doprecyzowanie regulacji dotyczących pracy zdalnej
W obszarze pracy zdalnej ustawodawca usuwa liczne niejasności, które narastały od momentu wejścia w życie poprzednich przepisów. Zmiany obejmują doprecyzowanie zasad BHP, uszczegółowienie obowiązków dokumentacyjnych, rozszerzenie katalogu stanowisk dopuszczonych do pracy zdalnej oraz doprecyzowanie reguł zwrotu kosztów ponoszonych przez pracownika.
Reforma prawa pracy w 2026 r. ma charakter systemowy i obejmuje zarówno zagadnienia organizacyjne, jak i materialne. Zmiany prowadzą do większej przejrzystości przepisów, ograniczenia nadmiernej biurokracji, wzmocnienia pozycji pracownika oraz zwiększenia efektywności zarządzania personelem. Pracodawcy powinni już na etapie poprzedzającym wejście w życie nowych regulacji podjąć działania przygotowawcze, w tym przegląd wewnętrznych procedur, aktualizację polityk kadrowych i przygotowanie organizacyjne do wdrożenia ogólnokrajowego systemu rejestracji czasu pracy.
System kadrowo-płacowy enova365
Program kadrowo-płacowy enova365 został stworzony z myślą o nowoczesnych działach kadr i płac, zapewniając pełną zgodność z dynamicznie zmieniającymi się przepisami prawa pracy. System działa w trybie rozproszonym i jest dostępny zarówno na komputerach stacjonarnych, jak i w przeglądarce czy aplikacjach mobilnych. Dzięki temu kadra zarządzająca i pracownicy mają stały dostęp do danych, ewidencji czasu pracy, rozliczeń płac oraz dokumentów kadrowych, niezależnie od lokalizacji.
enova365 umożliwia:
- pełną automatyzację procesów kadrowych,
- generowanie e-deklaracji ZUS i PIT, z możliwością integracji z programem Płatnik,
- rejestrację nieobecności i czasu pracy, w tym import z rejestratorów RCP,
- obsługę rekrutacji, umów o pracę i cywilnoprawnych oraz dokumentacji dla pracowników niepełnosprawnych.
Dzięki modułom Pulpit Pracownika i Pulpit Kierownika możliwe jest delegowanie zadań i akceptacja wniosków urlopowych w sposób w pełni zautomatyzowany, co minimalizuje ryzyko błędów i zwiększa efektywność pracy działu HR.
Korzyści wdrożenia enova365 w kontekście reformy 2026
Wdrożenie systemu kadrowo-płacowego enova365 daje przedsiębiorstwom konkretne przewagi:
- Automatyzacja i optymalizacja procesów – przyspieszenie realizacji zadań kadrowo-płacowych,
- Minimalizacja błędów – automatyczne wyliczenia i kontrole redukują ryzyko pomyłek,
- Zgodność z przepisami – bieżące aktualizacje systemu zapewniają zgodność z nowymi regulacjami,
- Oszczędność czasu – pracownicy działu HR mogą skupić się na strategicznych zadaniach,
- Lepsza organizacja – wszystkie dane i dokumenty w jednym miejscu, uporządkowane i łatwo dostępne,
- Efektywna komunikacja – samoobsługa pracownicza usprawnia przepływ informacji między działem kadr, pracownikami i kierownikami.
System sprawdza się zarówno w dużych przedsiębiorstwach, jak i w małych firmach, zapewniając elastyczne dostosowanie do potrzeb organizacji.
Zaufaj ekspertom – kontakt z AURA Technologies
Przygotowanie firmy do zmian w prawie pracy i efektywne wykorzystanie systemu kadrowo-płacowego wymaga doświadczenia i praktycznej wiedzy. Jako Srebrny Partner enova365, AURA Technologies oferuje wsparcie w implementacji systemu, szkolenia dla działów HR oraz bieżącą pomoc w obsłudze oprogramowania.
Skontaktuj się z nami i otwórz nowy rozdział w zarządzaniu zasobami ludzkimi – z enova365 zyskujesz pełną kontrolę nad kadrami i płacami, oszczędzasz czas i eliminujesz ryzyko błędów przy jednoczesnym zachowaniu pełnej zgodności z przepisami.
