Od 1 stycznia 2026 roku zmieniają się zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych dla przedsiębiorców. Kryterium jest wysokość przychodów osiągniętych w 2025 roku. Pełną księgowość będą musieli prowadzić przedsiębiorcy, których przychody wyniosły co najmniej 10 646 500 zł. Limit ten wynika z przeliczenia 2,5 mln euro na złote według średniego kursu NBP z 1 października 2025 r. (4,2586 zł/euro).
Obowiązek analizuje się zarówno w świetle ustawy o rachunkowości, jak i ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT). Wystarczy przekroczenie progu według jednej z tych ustaw, aby obowiązek powstał od 1 stycznia 2026 roku.
Kogo dotyczy obowiązek?
Zgodnie z ustawą o rachunkowości, pełną księgowość muszą prowadzić m.in.:
- osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą,
- spółki cywilne osób fizycznych,
- spółki jawne i partnerskie osób fizycznych,
- przedsiębiorstwa w spadku działające w ramach zarządu sukcesyjnego.
Obowiązek dotyczy podmiotów, których przychody za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej 2 500 000 euro, przeliczane na złote według średniego kursu NBP na pierwszy dzień roboczy października poprzedniego roku (na 1 października 2025 r. kurs wynosił 4,2586 zł/euro).
Dlatego próg przychodów w złotych na 2026 rok wynosi dokładnie:
2 500 000 × 4,2586 = 10 646 500 zł.
Dla praktyki przedsiębiorcy oznacza to jedno, jeśli w 2025 r. Twój przychód netto przekroczył tę kwotę w jakiejkolwiek definicji (bilansowej lub podatkowej), od stycznia 2026 r. musisz prowadzić pełną księgowość.
PKPiR w 2026 roku – co się zmienia?
Jeżeli prowadzisz podatkową księgę przychodów i rozchodów (PKPiR), obowiązek prowadzenia pełnej księgowości powstaje, gdy Twoje przychody netto za 2025 r. przekroczą limit 10 646 500 zł.
Nowością od 2026 roku jest obowiązek prowadzenia PKPiR w formie elektronicznej. Struktura logiczna księgi została określona w rozporządzeniu Ministra Finansów z 6 września 2025 r.
Kto nadal może prowadzić PKPiR w formie papierowej?
- osoby prowadzące działalność na podstawie umów agencyjnych lub zleceń na zasadach szczególnych,
- duchowni, którzy zrzekli się zryczałtowanego podatku dochodowego.
Pozostali przedsiębiorcy muszą prowadzić księgę elektronicznie, z możliwością natychmiastowego podglądu zapisów i generowania wydruków. Dane księgowe należy chronić przed utratą lub zniekształceniem, najlepiej przechowując je zarówno na dysku komputera, jak i na dodatkowym nośniku.
Jak prawidłowo ujmować przychody i koszty w PKPiR?
Koszty bezpośrednie i pośrednie
- Koszty bezpośrednie – związane z konkretnym przychodem, np. materiały produkcyjne, zakup maszyn, ujmujesz w roku, w którym powstał przychód odpowiadający tym kosztom.
- Koszty pośrednie – niezwiązane bezpośrednio z przychodem, np. czynsz, energia, szkolenia, reklama, księgujesz w dacie wystawienia faktury lub rachunku.
Wynagrodzenia i składki ZUS
- Wynagrodzenia brutto wpisujesz w kolumnie 14 PKPiR, a składki pracodawcy w kolumnie 15.
- Kosztami podatkowymi są tylko wypłacone wynagrodzenia i opłacone składki w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy i ubezpieczeń społecznych.
Zakupy materiałów i towarów handlowych
- Wpisujesz je do kolumny 12 PKPiR, niezwłocznie po otrzymaniu.
- Koszty dodatkowe związane z zakupem, np. transport, ubezpieczenie, wpisujesz w kolumnie 13 PKPiR.
- Jeśli nie masz faktury w momencie dostawy, sporządź opis towaru jako dowód księgowy i uzupełnij wpis po otrzymaniu dokumentu.
Spis z natury
Na dzień rozpoczęcia działalności i na koniec roku musisz sporządzić spis z natury, obejmujący towary handlowe, materiały, półwyroby i produkcję w toku. Wartość spisu ujmujesz w PKPiR w kolumnie 12, w ostatniej pozycji księgi za dany rok.
Przechowywanie PKPiR i dokumentacji
- Miejsce przechowywania: siedziba firmy lub biuro rachunkowe, jeśli to ono prowadzi księgę.
- Czas przechowywania: 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
Przejście między formami księgowości
- Z PKPiR na pełną księgowość: obowiązuje przy przekroczeniu limitu przychodów 2,5 mln euro.
- Z ksiąg rachunkowych na PKPiR: możliwe, jeśli przychody spadły poniżej limitu.
- Z PKPiR na ryczałt: wymaga spełnienia warunków przychodowych i zgłoszenia w urzędzie skarbowym.
W każdym przypadku należy zamknąć księgi, sporządzić spis z natury i ustalić dochód.
Rok 2026 wprowadza ważne zmiany w prowadzeniu ksiąg podatkowych i rachunkowych. Najważniejsze punkty, o których nie może zapomnieć przedsiębiorca:
- Obowiązek pełnej księgowości przy przychodach ≥ 10 646 500 zł.
- PKPiR od 2026 r. prowadzimy elektronicznie.
- Rzetelność i prawidłowe udokumentowanie wszystkich przychodów i kosztów to klucz do uniknięcia kar.
- Spis z natury obowiązkowy na początek i koniec roku, a jego wartość wchodzi w kolumnę 12 PKPiR.
- Przechowywanie dokumentów minimum 5 lat.
Uwaga: Artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny. Nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. Przed podjęciem decyzji związanych z księgowością lub podatkami zaleca się konsultację z doradcą podatkowym lub księgowym. Treść opiera się na aktualnych przepisach i oficjalnych źródłach: https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00233, https://wskazniki.gofin.pl/wskaznik/104/limit-decydujacy-o-prowadzeniu-ksiag-rachunkowych, https://www.gov.pl/web/finanse/nowe-zasady-dokumentacji-ksiegowej-w-podatku-pit-od-2026-r-wazne-informacje.
