W 2026 roku polskie przedsiębiorstwa staną przed istotną zmianą w zakresie fakturowania. Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy dla wszystkich podatników VAT, w tym dla mikrofirm oraz jednoosobowych działalności gospodarczych. Wprowadzenie tego systemu wymaga przygotowania zarówno infrastruktury informatycznej, jak i procedur operacyjnych w firmie.
Czym jest KSeF?
KSeF to centralny system Ministerstwa Finansów umożliwiający wystawianie, przesyłanie, odbieranie i archiwizację faktur w formie elektronicznej, ustrukturyzowanej. System wprowadza jednolity wzór faktury, który musi być wykorzystywany przez wszystkie firmy.
Najważniejsze zmiany obejmują faktury przesyłane wyłącznie w formie elektronicznej, każdą fakturę posiadającą unikalny numer identyfikacyjny w systemie oraz automatyczną dostępność danych faktur dla administracji skarbowej.
Terminy obowiązkowego KSeF
Od 1 lutego 2026 roku obowiązek korzystania z KSeF obejmie duże firmy, których obrót w 2024 roku przekroczył 200 milionów złotych. Pozostali podatnicy VAT będą zobowiązani do stosowania systemu od 1 kwietnia 2026 roku. Mikroprzedsiębiorcy, którzy miesięcznie osiągają sprzedaż do 10 tysięcy złotych, zyskają dodatkowy czas i będą objęci obowiązkiem od 1 stycznia 2027 roku. Faktury VAT RR dokumentujące nabycie produktów rolnych od rolników ryczałtowych pozostają poza obowiązkiem KSeF, choć możliwe będzie ich dobrowolne wystawianie w systemie od kwietnia 2026 roku.
Do końca 2026 roku przedsiębiorcy nadal będą mogli korzystać z kas rejestrujących, a obowiązek podawania numeru KSeF w tytułach przelewów zostaje odroczony. Te rozwiązania dają firmom czas na spokojne przygotowanie się do pełnej cyfryzacji fakturowania.
Korzystanie z KSeF w praktyce
Dostęp do systemu KSeF jest możliwy dla mikrofirm oraz większych podmiotów. Jednoosobowe działalności gospodarcze automatycznie otrzymują konto w systemie, a logowanie odbywa się przy użyciu profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego.
Do wystawiania faktur można wykorzystać bezpłatne narzędzia Ministerstwa Finansów, takie jak aplikacja KSeF lub „e-mikrofirma”, co sprawdza się przy pojedynczych fakturach lub niewielkiej liczbie dokumentów. Przy większej skali działalności lub w przypadku procesów powiązanych z magazynem lub usługami cyklicznymi, niezbędne jest wykorzystanie systemu sprzedażowego zintegrowanego z KSeF.
Dostępne są również wersje demonstracyjne i testowe KSeF, które pozwalają zapoznać się z procesem wystawiania i odbierania faktur bez skutków podatkowych.
Rola biura rachunkowego
Biuro rachunkowe może wspierać przedsiębiorcę w przygotowaniu do KSeF, ale nie przejmuje odpowiedzialności za wdrożenie systemu w praktyce operacyjnej firmy. Do jego obowiązków należy prowadzenie ewidencji sprzedaży i zakupów na podstawie dostarczonych dokumentów oraz wsparcie w zakresie procesów księgowych.
Przygotowanie firmy do KSeF
Aby wdrożenie KSeF przebiegło sprawnie, należy:
- zapoznać się z funkcjonowaniem systemu i jego wymaganiami technicznymi,
- sprawdzić dostępność odpowiedniego oprogramowania do wystawiania faktur ustrukturyzowanych,
- zaktualizować procedury fakturowania, w tym obieg dokumentów i procesy zatwierdzania faktur,
- przeprowadzić testy systemu na wersji demonstracyjnej lub testowej KSeF,
- zapewnić pracownikom szkolenie i jasne instrukcje dotyczące obsługi systemu.
Wprowadzenie KSeF to krok w cyfryzacji procesów finansowych w Polsce. System przynosi korzyści w postaci standaryzacji faktur, automatycznego raportowania do urzędu skarbowego i uproszczenia obiegu dokumentów. Jednocześnie wymaga odpowiedniego przygotowania technologicznego i proceduralnego. Firmy, które rozpoczną przygotowania wcześniej, unikną chaosu i błędów w pierwszych miesiącach obowiązkowego fakturowania elektronicznego.
Skontaktuj się z AURA Technologies, aby wdrożyć KSeF i zautomatyzować procesy fakturowania w swojej firmie.
Artykuł przygotowany we współpracy z ekspertami AURA Technologies.
Twój dział księgowości zyska nowoczesne narzędzie, które usprawni przepływ dokumentów i pozwoli skoncentrować się na kluczowych zadaniach firmy.
Nie czekaj na obowiązkowe wdrożenie KSeF – przygotuj firmę już dziś i wykorzystaj pełnię możliwości enova365 z wsparciem AURA Technologies. Skontaktuj się z nami, aby poznać szczegóły wdrożenia oraz szkoleń dopasowanych do potrzeb Twojej firmy.
