W pewnym dziale HR zespół codziennie dostawał po kilkanaście maili z pytaniami o urlopy. Kilka telefonów z prośbą o zaświadczenie. Formularze z prośbą o delegację. Pracownicy nie byli roszczeniowi. Po prostu nie mieli innej drogi, by załatwić podstawowe sprawy.
Znasz to? My również.
Czy chcesz ograniczyć czas spędzany na „obsłudze biurka” i zyskać przestrzeń na realne działania HR-owe? Pulpit Pracownika i Kierownika enova365 to moduły samoobsługowe systemu ERP enova365, które dają pracownikom i przełożonym wpływ na zarządzanie sprawami kadrowymi. Bez konieczności pisania maili, drukowania wniosków czy osobistych wizyt w kadrach.
Spis treści:
Samoobsługa pracownicza
Samoobsługa pracownicza to nowoczesne rozwiązanie technologiczne, które umożliwia pracownikom samodzielne załatwianie wielu spraw kadrowych całkowicie online. Bez konieczności składania papierowej dokumentacji, odwiedzania działu kadr czy kontaktowania się telefonicznie z pracownikiem HR.
Jak działa samoobsługa pracownicza?
Cały proces odbywa się elektronicznie, za pośrednictwem dedykowanego portalu pracowniczego lub panelu użytkownika, często stanowiącego integralną część systemu ERP. Coraz częściej rozwiązania te funkcjonują w chmurze, co otwiera nowe możliwości. Menedżerowie mogą zatwierdzać wnioski z dowolnego miejsca, nawet będąc w delegacji.
Zatwierdzone wnioski automatycznie zapisują się w systemie kadrowym, do którego mają dostęp także specjaliści HR. To sprawia, że przepływ dokumentów jest transparentny i bezpieczny, a dział HR zyskuje pełną kontrolę i aktualne dane bez konieczności manualnej obsługi.
Wielokierunkowa komunikacja
Samoobsługa pracownicza nie ogranicza się tylko do składania wniosków. To dwukierunkowa platforma komunikacyjna, która pozwala pracownikom:
- aktualizować dane osobowe,
- składać wnioski urlopowe, delegacyjne czy dotyczące pracy zdalnej,
- odbierać ważne dokumenty, takie jak PIT-y, bezpośrednio w panelu,
- potwierdzać odbiór dokumentacji i innych informacji z działu HR.
Co można załatwić samodzielnie?
Dzięki samoobsłudze pracowniczej wiele rutynowych czynności staje się w pełni bezobsługowych:
- rejestracja czasu pracy,
- składanie oświadczeń i wniosków związanych z ulgami podatkowymi,
- zarządzanie benefitami pracowniczymi,
- uaktualnianie danych osobowych,
- wnioski urlopowe, o delegację, wyjścia prywatne lub służbowe,
- zgłoszenia pracy zdalnej i inne standardowe wnioski.
Samoobsługa pracownicza. Jak działa w enova365?
System enova365 oferuje wygodne i intuicyjne narzędzia samoobsługi pracowniczej poprzez platformę internetową – Pulpit Pracownika oraz Pulpit Kierownika. Dzięki nim pracownicy mogą z dowolnego miejsca i o dowolnej porze. Także za pomocą urządzeń mobilnych, przeglądać i zarządzać swoimi danymi kadrowymi oraz wnioskami. Platforma zapewnia stały dostęp do informacji o czasie pracy, stanie urlopów, wynagrodzeniu. Umożliwia podgląd wypłat i deklaracji podatkowych.
Rejestrowanie czasu pracy
System enova365 udostępnia prosty formularz do rejestracji czasu pracy dostępny w Pulpicie Pracownika. Formularz podzielony jest na dwie części – pierwsza zawiera przyciski służące do rejestrowania poszczególnych aktywności, takich jak rozpoczęcie i zakończenie pracy, wyjścia służbowe czy prywatne. Pracownik może wprowadzić datę i godzinę tych zdarzeń oraz przeglądać dokonane zapisy. System pozwala na dostosowanie przycisków i ich funkcjonalności do specyfiki firmy.
Po wprowadzeniu danych w formularzu, zarejestrowany czas pracy pojawia się na liście aktywności, gdzie można go w razie potrzeby edytować i uzupełniać o dodatkowe informacje, na przykład powody zmian.
Składanie wniosku o urlop wypoczynkowy
Proces składania i akceptacji wniosku urlopowego w enova365 odbywa się w pełni elektronicznie i jest zautomatyzowany. Pracownik korzystając z Pulpitu Pracownika, wypełnia dedykowany formularz urlopowy. Po złożeniu wniosek trafia automatycznie do odpowiedniego przełożonego lub zastępcy, który otrzymuje powiadomienie i może go zatwierdzić lub odrzucić.
Po podjęciu decyzji przez kierownika, pracownik zostaje o tym poinformowany zarówno poprzez e-mail, jak i powiadomienie w swoim Pulpicie. Zatwierdzenie wniosku skutkuje automatycznym oznaczeniem urlopu na kalendarzu pracownika.
Składanie wniosku o delegację
Podobnie jak w przypadku urlopów, enova365 umożliwia składanie wniosków o delegację służbową za pomocą intuicyjnego formularza. Pracownik wpisuje m.in. kraj docelowy, środek transportu, daty rozpoczęcia i zakończenia delegacji, wysokość wnioskowanej zaliczki oraz cel wyjazdu.
Po zatwierdzeniu wniosku przez przełożonego, w systemie automatycznie rejestrowana jest nieobecność „Delegacja służbowa” na kalendarzu czasu pracy pracownika.
Pozostałe e-wnioski
System enova365 udostępnia szeroki wachlarz e-wniosków dostosowanych do różnych potrzeb kadrowych, między innymi:
- kadrowe,
- dotyczące nieobecności,
- powiązane z Pracowniczymi Planami Kapitałowymi (PPK),
- związane z czasem pracy,
- dotyczące pracy zdalnej.
Co istotne, system umożliwia również konfigurację i tworzenie własnych, dedykowanych e-wniosków. W rezultacie pozwala na elastyczne dostosowanie narzędzi do wymagań konkretnej organizacji.
Dane finansowe
Dzięki Pulpitowi Pracownika i Kierownika użytkownicy mają dostęp do szczegółowych danych finansowych dotyczących wynagrodzeń. System pozwala na przeglądanie listy wypłat z możliwością filtrowania według typu, indeksu czy okresu. Z poziomu tych danych można generować raporty i wydruki, takie jak:
- informacje o średnich dochodach,
- szczegółowe zestawienia średnich dochodów,
- roczne karty wynagrodzeń,
- paski wypłat.
Dlaczego HR-owcy to lubią?
Koniec z „ile mam dni urlopu?”
Każdy pracownik widzi swój limit urlopowy, historię nieobecności i może w 30 sekund złożyć wniosek. Przełożony akceptuje go w przeglądarce – z poziomu laptopa lub telefonu. Ty? Nie musisz niczego wpisywać do systemu. System enova365 zrobi to za Ciebie.
Praca zdalna, delegacje, aktualizacja danych – wszystko online
Pulpity umożliwiają nie tylko obsługę urlopów. Pracownicy zdalnie zgłaszają:
- pracę poza biurem,
- wyjazdy służbowe (łącznie z trasą i kosztami),
- zmiany danych kontaktowych,
- udział w szkoleniach.
Kierownik zyskuje kontrolę
Pulpit Kierownika pozwala:
- zatwierdzać wnioski,
- przeglądać nieobecności i grafiki zespołu,
- planować zastępstwa,
- analizować statystyki obecności i nadgodzin.
To oznacza mniej maili z pytaniami do działu HR i więcej odpowiedzialności po stronie menedżerów.
Czy obsługa jest trudna?
Nie. System działa przez przeglądarkę i nie wymaga instalowania aplikacji. Wszystko odbywa się online. Zarówno dla pracowników stacjonarnych, jak i zdalnych. Pulpity można łatwo skonfigurować do potrzeb Twojej organizacji: od nazwy wniosku, po proces akceptacji.
Działy HR, które już wdrożyły pulpity, wskazują jedno. Odciążyliśmy się z papierologii, a zespół HR ma więcej przestrzeni na inne, ważne działania.
Kiedy warto wdrożyć pulpity enova365?
Wdrożenie Pulpitów Pracownika i Kierownika enova365 warto rozważyć szczególnie wtedy, gdy obieg wniosków w firmie jest zbyt czasochłonny i dokumenty długo krążą między działami. W takich sytuacjach procesy administracyjne stają się nieefektywne, dlatego cyfrowe rozwiązania mogą znacząco usprawnić pracę.
Ponadto, jeśli dział HR nie nadąża z obsługą licznych zapytań pracowników, wdrożenie pulpitu może odciążyć zespół i poprawić jakość wewnętrznej komunikacji. Co więcej, dla firm działających w modelu hybrydowym, które nie posiadają cyfrowego narzędzia do zarządzania kadrami, enova365 stanowi skuteczne i elastyczne rozwiązanie.
Pulpity są także dobrym wyborem, gdy zależy Ci na zwiększeniu samodzielności pracowników i kierowników w realizacji codziennych zadań kadrowych. Warto również dodać, że automatyzacja procesów z pomocą enova365 pozwala oszczędzić czas i obniżyć koszty operacyjne.
Partner, na którym możesz polegać
Decydując się na współpracę z AURA Technologies, wybierasz partnera, który rozumie specyfikę Twojego biznesu i stawia na jakość, terminowość oraz pełną satysfakcję klienta. Dzięki ich wsparciu wdrożenie enova365 stanie się prostym, bezstresowym procesem, a system szybko zacznie przynosić wymierne korzyści.
Inwestycja w rozwój firmy, zwłaszcza w obszarze technologii i kompetencji pracowników, ma bardzo ważne znaczenie dla utrzymania konkurencyjności na rynku. Warto więc skorzystać z dostępnych programów dofinansowania, które oferują wsparcie na oprogramowanie oraz szkolenia.
