Definicja mówi, że nowoczesny elektroniczny obieg dokumentów to uporządkowany, zaplanowany przepływ formalnych dokumentów. Dotyczy on różnych obszarów firmy np. dokumentów księgowych, kadrowych, logistycznych.

Wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów generuje szereg korzyści dla przedsiębiorstwa m.in.:

• Pełna kontrola na dokumentacją.
• Usprawniony proces przepływu dokumentów.
• Ulepszona komunikacja pomiędzy działami i pracownikami.
• Ekologia – ograniczenie śladu węglowego i zużycia papieru.
• Bezpieczeństwo – minimalne ryzyko utraty dokumentu.
• Łatwy i szybki dostęp, również zdalny.
• Nowoczesne środowisko pracy.
• Pełna transparentność procesów.