System Kontroli Biznesowej

Krajowy Instytut Kontroli Biznesowej zgodnie z wytycznymi Komisji Europejskiej (DG TAXUD) oraz Ministerstwa Finansów opracował System Kontroli Biznesowej.

To zasady i procedury, które określają działania podejmowane przez managerów, jak i pracowników. Odpowiednia ocena ryzyka oraz identyfikacja pozwala na podjęcie adekwatnych działań.

Ryzyko podatkowe

W działalności gospodarczej przedsiębiorca ma do czynienia z różnego rodzaju ryzkiem. Jednym z nich jest ryzyko podatkowe. Źródła tego ryzyka związane są z czynnikami zewnętrznymi (m.in. zmiana przepisów) oraz wewnętrznymi (np. niewystarczająca wiedza pracowników dotycząca przepisów). W każdej firmie istnieje ryzyko podatkowe. Skutkiem podjęcia błędnych decyzji są sankcje i odsetki, jak również odpowiedzialność karna. W pełni ryzyka podatkowego nie można wyeliminować. Jak zatem można ograniczyć ryzyko podatkowe?

Zarządzanie ryzykiem podatkowym

Zarządzanie ryzykiem podatkowym powinno być elementem strategii w każdej firmie. Jedną z dobrych praktyk jest korzystanie z usług profesjonalnych doradców podatkowych. W przypadku mniejszych firm, warto również powierzyć prowadzenie księgowości rzetelnemu biurowi rachunkowemu, które na bieżąco śledzi zmiany w przepisach podatkowych. Pozwoli to na skuteczne zarządzanie ryzykiem podatkowym oraz wyeliminowanie błędów.

Pierwszym krokiem związanym z zarządzaniem ryzykiem podatkowym powinno być wykonanie audytu podatkowego. Działanie te powinna przeprowadzić firma zewnętrzna. Analiza musi być przeprowadzona dokładnie, co pozwoli na wykrycie nieprawidłowości. Audytor podatkowy przygotuje plan działania tak, aby wykluczyć ryzyko powstawania nieprawidłowości finansowych. Może okazać się, że niezbędne będzie przygotowanie nowych wzorów dokumentów. Ważne jest również umożliwienie pracownikom regularnych szkoleń dotyczących zmian podatkowych. Brak wiedzy dotyczącej prawidłowych rozliczeń i transakcji może spowodować, że pracownik wystawiający fakturę VAT wystawi dokument błędnie, który następnie może być zakwestionowany przez Urząd Skarbowy.

Bardzo istotna jest komunikacja pomiędzy działami firmy oraz prawidłowy obieg dokumentów księgowych. Jak mówi Grażyna Sroczyńska, CEO AuraTech:

To tak jak kiedyś do naszej pracy dołączyły komputery, tak teraz dzięki kolejnym technologiom, jak np. OCR czy blockchain udaje się wprowadzać nowe ulepszenia i udoskonalenia. Pozwalają one spełnić oczekiwania Klienta, który chce mieć wszystko „na wczoraj”.  

Z  jednej strony jest potrzeba rynkowa uporządkować/usprawnić procesy z naszymi Klientami (dla naszych Klientów), usprawnić działanie naszej organizacji (czyli działania ofensywne). Z drugiej strony są też niezbędne działania defensywne, czyli takie które pozwolą tak zorganizować procesy, aby firma nie była narażona na błędy, a przez to na dotkliwe sankcje. Przedsiębiorca musi wykazać, ze dopełnił „należytej staranności”.

Wdrożenie Systemu Kontroli Biznesowej

System Kontroli Biznesowej ma za zadanie zapewnić bezpieczeństwo oraz ograniczyć ryzyko podatkowe związane z nieuczciwym kontrahentem. Korzyści wdrożenia Systemu Kontroli Biznesowej to m.in.:

• zmniejszenie ryzyka oszustwa podatkowego,
• szybsze rozliczenie i uzyskanie zwrotu podatku VAT,
• zwiększenie wiarygodności firmy i jej transakcji,
• zwiększenie bezpieczeństwa zarządu i rady nadzorczej.

Źródło: Strona głowna – Krajowy Instytut Kontroli Biznesowej (kikb.pl)

System Kontroli Biznesowej to ustalone wewnętrzne regulacje przedsiębiorstwa. Tworzy on związek pomiędzy fakturą VAT, a zdarzeniem gospodarczym, które faktura dokumentuje. W przypadku kontroli można w łatwy sposób prześledzić ścieżkę faktury. Dla bezpieczeństwa i spokoju warto wdrożyć System Kontroli Biznesowej. Jak słusznie zauważa Grażyna Sroczyńska:

Byłam na spotkaniu prowadzonym przez Krajowy Instytut Kontroli Biznesowej, który przedstawił przykłady firm, które w dobrej wierze współpracowały z kontrahentem, a okazało się finalnie, że ten kontrahent został oskarżony o przestępstwa podatkowe. Ponieważ firma nie miała wdrożonej Kontroli Biznesowej została oskarżona o współudział. Zresztą w naszym prawie kolektywna odpowiedzialność robi się standardem. Nigdy wcześniej nie była tak ważna weryfikacja każdego dokumentu, poprawne jego wprowadzenie do systemów komputerowych jak obecnie. A wraz z pojawieniem się KSeF ta weryfikacja, dla jej optymalizacji, będzie musiała być zdigitalizowana.

Korzyści WorkFlow dla Kontroli Biznesowej

Elektroniczny obieg dokumentów i jego obsługa procesów biznesowych w przedsiębiorstwie pozwala na działania według ustalonych procedur oraz umożliwia kontrolę nad ich przestrzeganiem. Automatyzacja procesów biznesowych  oszczędza czas i ogranicza koszty. Kadra zarządzająca ma pełne informacje dotyczące przebiegu każdego procesu, które jednocześnie stają się transparentne. Elektroniczny obieg faktur gwarantuje porządek, umożliwia szybkie wyszukanie dokumentu oraz zwiększa bezpieczeństwo podatkowe. W ramach procesu obiegu faktur można sprawdzić np. w bazie Ministerstwa Finansów czy kontrahent jest czynnym płatnikiem VAT.

Oprogramowanie do zarządzania WorkFlow w przedsiębiorstwie

Odpowiednie oprogramowanie zastosowane w firmie pozwala na łatwiejsze delegowanie zadań oraz zarządzanie i kontrolowanie przepływu prac. Pokazuje konkretne powiązania osób z danymi czynnościami. Ma to ogromne znaczenie w kontekście odpowiedzialności przed organami podatkowymi. Pracownicy mają świadomość, że każdy członek zespołu ma przydzielone zadania, a jednocześnie można dokładnie odtworzyć historie czynności.

Zapraszamy do bezpłatnych konsultacji z naszymi Doradcami. Od ponad 25 lat wdrażamy systemy informatyczne. Jesteśmy Certyfikowanym Partnerem SaldeoSMART, enova365 oraz AMODIT. Wspólnie przeanalizujemy sytuację Twojej firmy oraz potrzeby. Na tej podstawie nasz Doradca zarekomenduje system ERP najbardziej odpowiedni dla Twojej firmy. Choć obowiązek korzystania z Krajowego Systemu eFaktur został odroczony do 1 stycznia 2024, nie należy czekać na ostatni moment. Już teraz warto zastanowić się nad systemem, który wesprze nas w korzystaniu z KSeF. Jednocześnie będzie na bieżąco aktualizowany i dopasowany do aktualnych przepisów prawnych.