Czy zdarzyło Ci się czekać na listonosza lub stać w kolejce na poczcie, żeby odebrać czy wysłać ważny dokument? Jeśli tak, mamy dobrą wiadomość – nadchodzi nowa era komunikacji z urzędami i firmami. e-Doręczenia to elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru.
To wygodne, szybkie i przede wszystkim bezpieczne rozwiązanie, które stopniowo stanie się standardem dla urzędów, przedsiębiorców i zawodów zaufania publicznego.
e-Doręczenia – jak działają?
W skrzynce do e-Doręczeń możesz wysyłać i odbierać oficjalne dokumenty – tak jak w przypadku zwykłej poczty. Wystarczy dostęp do internetu. Co ważne, przesyłki te są równoważne prawnie tradycyjnym listom poleconym. Dzięki temu urzędy, firmy i obywatele mogą prowadzić korespondencję online, a dokumenty zawsze trafią do właściwej osoby. Wszystko odbywa się zgodnie z europejskimi regulacjami eIDAS i polską ustawą o doręczeniach elektronicznych.
Spis treści:
Kogo dotyczy obowiązek korzystania z e-Doręczeń?
Docelowo e-Doręczenia będą obowiązkowe dla wszystkich podmiotów publicznych, firm zarejestrowanych w KRS i CEIDG oraz zawodów zaufania publicznego. Wprowadzanie tej zmiany odbywa się stopniowo, zgodnie z harmonogramem.
Podmioty publiczne
- Organy administracji rządowej oraz jednostki obsługujące te organy Od 01.01.2025 r. wszystkie instytucje administracji rządowej, wraz z jednostkami budżetowymi, muszą zacząć korzystać z doręczeń elektronicznych.
- Inne organy władzy publicznej Od tego samego dnia, czyli 01.01.2025 r., obowiązek obejmuje również organy kontroli państwowej, ochrony prawa i inne instytucje publiczne, takie jak służby ścigania.
- Zakład Ubezpieczeń Społecznych oraz Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego ZUS, KRUS oraz wszystkie fundusze związane z tymi instytucjami musiały przejść na system elektroniczny także od 1 stycznia 2025 roku.
- Narodowy Fundusz Zdrowia Również NFZ od 01.01.2025 r. zacznie wysyłać wszystkie dokumenty elektronicznie.
- Agencje wykonawcze, uczelnie, instytucje kultury i inne podmioty publiczne Wszystkie te instytucje będą zobowiązane do korzystania z systemu od 01.01.2025 r.
- Jednostki samorządu terytorialnego Samorządy będą musiały zacząć stosować publiczną usługę doręczeń elektronicznych od 01.01.2025 r.. Z kolei obowiązek korzystania z usługi hybrydowej (połączenie papierowego i elektronicznego doręczenia) będzie obowiązywał od 01.01.2025 r. w przypadku samorządów, a w przypadku innych instytucji publicznych — od 01.10.2029 r.
Podmioty niepubliczne
- Osoby wykonujące zawody zaufania publicznego Od 01.01.2025 r. osoby takie jak adwokaci, radcowie prawni, doradcy podatkowi i notariusze będą zobowiązane do korzystania z Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych.
- Podmioty rejestrujące się w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) Podmioty, które zarejestrują się w KRS po 01.01.2025 r., również będą musiały korzystać z doręczeń elektronicznych. Z kolei przedsiębiorcy, którzy są już zarejestrowani przed tym terminem, będą musieli przejść na system od 01.04.2025 r.
- Przedsiębiorcy rejestrujący się w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEiDG) Ci, którzy złożą wniosek o wpis do CEiDG po 01.01.2025 r., muszą używać Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych. Z kolei ci, którzy są już zarejestrowani w CEiDG przed tym terminem, będą musieli to zrobić w przypadku zmian we wpisach po 30 czerwca 2025 r.
- Przedsiębiorcy zarejestrowani w CEiDG przed 2025 r. Ta grupa będzie musiała przejść na system KSDE najpóźniej od 01.10.2026 r.
e-Doręczenia dla przedsiębiorców. Wszystko, co musisz wiedzieć o e-Doręczeniach.
Od 1 stycznia 2025 roku obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń dotyczy:
- Firm zarejestrowanych w CEIDG i KRS, w tym jednoosobowych działalności gospodarczych i spółek.
- Przedstawicieli zawodów zaufania publicznego, takich jak adwokaci, radcy prawni, doradcy podatkowi, notariusze.
- Instytucji publicznych, które będą zobowiązane do posługiwania się e-Doręczeniami do 2029 roku.
Jeśli Twoja firma należy do tych grup, będziesz musiał mieć zarejestrowany adres do e-Doręczeń.
Jeśli zarejestrujesz adres do e-Doręczeń dla swojej firmy, oznacza to, że będzie to oficjalny adres do korespondencji urzędowej. Przeczytaj więcej tutaj. Urzędy będą wysyłać dokumenty elektronicznie, a nie w formie papierowej. Po wpisaniu adresu e-Doręczeń do publicznej Bazy Adresów Elektronicznych (BAE), wszystkie urzędowe dokumenty będą trafiały do Twojej firmy tylko drogą elektroniczną.
BAE to rejestr prowadzony przez Ministra Cyfryzacji, w którym znajdują się adresy e-Doręczeń i informacje o firmach oferujących tę usługę. Dostawcy e-Doręczeń dzielą się na publicznych i niepublicznych. Publiczni dostawcy, jak Poczta Polska S.A., oferują bezpłatną usługę e-Doręczeń i zapewniają skrzynki elektroniczne dla użytkowników. Niepubliczni dostawcy to firmy komercyjne, które także oferują możliwość założenia skrzynki e-Doręczeń.
Jak sprawdzić, czy dany podmiot korzysta z e-Doręczeń?
Wszystkie instytucje publiczne korzystające z e-Doręczeń mają swój adres wpisany do BAE, prowadzonej przez Ministerstwo Cyfryzacji. Możesz sprawdzić, czy dany podmiot posiada aktywny adres e-Doręczeń, korzystając z wyszukiwarki dostępnej na stronie Ministerstwa Cyfryzacji.
Kliknij i zobacz odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania.
Aby znaleźć aktywny adres do e-Doręczeń przedsiębiorcy, należy sprawdzić jego wpis w odpowiednim rejestrze – CEIDG (dla jednoosobowych działalności gospodarczych i osób fizycznych prowadzących działalność) lub KRS (dla spółek i innych podmiotów). Adres do e-Doręczeń przedsiębiorcy jest ujawniany podczas rejestracji firmy i aktualizowany w przypadku zmiany.
Aby odnaleźć wpis przedsiębiorcy w rejestrze, możesz skorzystać z wyszukiwarki firm na portalu Biznes.gov.pl. Wystarczy, że wprowadzisz dane firmy (NIP, REGON lub nazwę), a system wyświetli szczegółowe informacje, w tym adres do e-Doręczeń, jeśli został on udostępniony.
Jak założyć adres do e-Doręczeń?
Można to zrobić poprzez e-usługę na portalu Biznes.gov.pl. Wystarczy:
- Zalogować się do Konta Przedsiębiorcy.
- Złożyć wniosek o założenie adresu do e-Doręczeń.
- W przypadku firm zarejestrowanych w KRS, formularz można złożyć przez Portal Rejestrów Sądowych.
Jeśli firma została zarejestrowana przed 2025 rokiem, adres do e-Doręczeń można zarejestrować najpóźniej do 1 października 2026 roku (dla przedsiębiorców z CEIDG) lub 1 kwietnia 2025 roku (dla firm z KRS).
Jak złożyć wniosek o e-Doręczenie?
Aby złożyć wniosek o adres do e-Doręczeń dla firmy, należy wykonać następujące kroki:
- Zaloguj się do usługi – aby rozpocząć składanie wniosku, musisz zalogować się na platformie e-Doręczeń. Możesz to zrobić za pomocą profilu zaufanego lub e-dowodu.
- Wybierz odpowiednią opcję – jeśli jesteś przedsiębiorcą wpisanym do CEIDG lub KRS, bądź jego przedstawicielem, możesz skorzystać z tej usługi. Jeśli działasz w imieniu podmiotu publicznego, wniosek składaj na portalu gov.pl.
- Podpisz wniosek – wniosek o adres do e-Doręczeń musisz podpisać jednym z następujących sposobów:
- Profil zaufany
- Podpis kwalifikowany
- Pieczęć elektroniczna
- e-dowód
Kto może założyć skrzynkę do e-Doręczeń na Biznes.gov.pl
Wniosek o utworzenie skrzynki do e-Doręczeń na platformie Biznes.gov.pl może złożyć jedynie firma. Możliwość założenia adresu do e-Doręczeń dotyczy szerokiego kręgu podmiotów gospodarczych, takich jak:
- przedsiębiorcy zarejestrowani w CEIDG,
- spółki jawne, komandytowe, komandytowo-akcyjne, partnerskie, z ograniczoną odpowiedzialnością, akcyjne oraz proste spółki akcyjne,
- spółki europejskie, spółdzielnie, spółdzielnie europejskie,
- samorządy zawodowe podmiotów gospodarczych, towarzystwa reasekuracji wzajemnej, towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych,
- europejskie zgrupowania interesów gospodarczych,
- główne oddziały zagranicznych zakładów reasekuracji i ubezpieczeń,
- inne osoby prawne wykonujące działalność gospodarczą, wpisane do rejestru przedsiębiorców oraz oddziały zagranicznych przedsiębiorców.
Po aktywacji adresu, firma uzyskuje dostęp do skrzynki e-Doręczeń w ramach swojego Konta Przedsiębiorcy na Biznes.gov.pl.
Jeśli chcesz utworzyć skrzynkę do e-Doręczeń dla przedstawiciela zawodu zaufania publicznego, musisz złożyć wniosek za pośrednictwem platformy gov.pl. Przedstawiciele zawodów zaufania publicznego korzystają z skrzynki do e-Doręczeń na stronie edoreczenia.gov.pl.
Ważne:
- Jeżeli zakładasz skrzynkę do e-Doręczeń jako obywatel, będziesz musiał założyć osobną skrzynkę dla swojej firmy jako przedsiębiorca.
- Jeśli wykonujesz zawód zaufania publicznego, np. adwokata, radcy prawnego, doradcy podatkowego, doradcy restrukturyzacyjnego, rzecznika patentowego czy notariusza, oprócz adresu do e-Doręczeń dla firmy, musisz założyć również skrzynkę związaną z wykonywaniem tego zawodu. Ważne, by te skrzynki były oddzielne.
Zmiany i zarządzanie skrzynką e-Doręczeń
Po zarejestrowaniu adresu e-Doręczeń Twoja firma otrzyma dostęp do skrzynki, która będzie służyć do odbierania i wysyłania dokumentów. Jeśli Twoja firma jest zarejestrowana w CEIDG, samodzielnie zarządzasz swoją skrzynką lub możesz wyznaczyć administratora. Natomiast firmy zarejestrowane w KRS muszą wyznaczyć administratora skrzynki.
Kiedy założyć adres do e-Doręczeń?
Terminy na założenie adresu do e-Doręczeń różnią się w zależności od daty rejestracji firmy:
Dla firm zarejestrowanych od 1 stycznia 2025 roku – adres zakłada się przy rejestracji.
Dla firm zarejestrowanych przed 1 stycznia 2025 roku – adres musi być założony najpóźniej do 1 października 2026 roku (CEIDG) lub 1 kwietnia 2025 roku (KRS).
Co zrobić, jeśli zmieniły się dane firmy?
Jeśli w Twojej firmie nastąpiła zmiana danych (np. zmiana adresu), możesz zaktualizować informacje o e-Doręczeniu w systemie BAE. W tym celu wystarczy złożyć odpowiedni wniosek przez Biznes.gov.pl.
Źródło: e-Doręczenia – Portal Gov.pl
Jeśli chcesz, by Twoja firma zyskała pełną integrację z e-Doręczeniami, zapraszamy do kontaktu. Umów się na darmową prezentację, podczas której pokażemy Ci, jak nasze rozwiązanie może ułatwić pracę w Twojej organizacji. Jesteśmy Autoryzowanym Partnerem Wdrożeniowym enova365.
Czy Twoja firma nadal drukuje, podpisuje i skanuje dokumenty, a potem wysyła je mailem, a potem oryginały dosyła pocztą czy firmą kurierską? Jeśli tak, to czas na zmianę! Nowość e-Podpis Konektor w enova365 to bezpieczne i błyskawiczne podpisywanie dokumentów online – bez papieru, długopisu i czekania na kuriera czy chodzenia na pocztę.
