Czas na obowiązkowe roczne rozliczenie składki zdrowotnej zbliża się nieubłaganie. Czy Twoja firma jest gotowa? A może jako księgowy obsługujący wielu klientów zastanawiasz się, jakie działania musisz podjąć, by uniknąć błędów, kar lub opóźnień?
ZUS przypomina, że do 20 maja 2025 roku przedsiębiorcy opodatkowani podatkiem liniowym, na zasadach ogólnych (skala podatkowa) lub ryczałtem ewidencjonowanym są zobowiązani do złożenia rocznego rozliczenia składki zdrowotnej za 2024 rok. To obowiązek, który dotyczy zarówno aktywnych firm, jak i tych, które działalność zawiesiły lub zakończyły, jeśli choć przez jeden dzień podlegały ubezpieczeniu zdrowotnemu w ubiegłym roku.
Spis treści:
Kogo dotyczy roczne rozliczenie składki zdrowotnej?
Rozliczenie muszą złożyć:
- przedsiębiorcy opodatkowani podatkiem liniowym, skalą podatkową lub ryczałtem,
- osoby, które zawiesiły lub zamknęły działalność w 2024 roku, ale były objęte ubezpieczeniem zdrowotnym,
- nowi przedsiębiorcy, którzy rozpoczęli działalność od stycznia 2025 r. i stosują opodatkowanie na zasadach ogólnych.
To oznacza, że nie tylko bieżąca aktywność firmy jest istotna – znaczenie ma także status ubezpieczeniowy w roku rozliczeniowym.
Jak złożyć rozliczenie – dokumenty i procedura
Roczne rozliczenie składki zdrowotnej należy przekazać w ramach dokumentów rozliczeniowych za kwiecień 2025 roku, najpóźniej do 20 maja 2025 r.
W zależności od formy prowadzenia działalności i liczby ubezpieczonych osób, należy wypełnić odpowiedni formularz:
- ZUS DRA – blok XII dla jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG),
- ZUS RCA – blok III.F, jeśli przedsiębiorca opłaca składki również za inne osoby (np. pracowników, zleceniobiorców).
Zanim złożysz rozliczenie, konieczne jest sprawdzenie kompletności dokumentacji:
- dla podatników na ryczałcie – muszą być przekazane deklaracje za styczeń–grudzień 2024 r.,
- dla podatników na zasadach ogólnych – deklaracje od lutego 2024 do stycznia 2025 r. (tzw. rok składkowy).
Braki w dokumentacji należy uzupełnić przed złożeniem rozliczenia rocznego. Bez tego ZUS może uznać rozliczenie za niepełne lub błędne.
Co w przypadku nadpłaty składki zdrowotnej?
Jeśli z rozliczenia wynika nadpłata, a przedsiębiorca:
- nie ma zaległości w opłacaniu składek,
- nie pobierał nienależnych świadczeń z ubezpieczeń społecznych,
to ZUS automatycznie przygotuje wniosek o zwrot nadpłaty (RZS-R), dostępny w systemie PUE/eZUS. Wniosek ten należy sprawdzić (w tym numer rachunku bankowego), podpisać i odesłać elektronicznie do 2 czerwca 2025 r.
Zwrot nadpłaty nastąpi najpóźniej do 1 sierpnia 2025 r.. Jeśli wniosek nie zostanie przesłany, ZUS rozliczy nadpłatę na koncie płatnika do końca roku 2025.
Czy możliwe są korekty?
Tak. Przedsiębiorca może złożyć korekty dokumentów rozliczeniowych za 2024 rok:
- do dnia złożenia wniosku RZS-R, lub
- do 1 lipca 2025 r., jeśli nie składa wniosku o zwrot nadpłaty.
To ważna informacja dla księgowych – korekta złożona po tych terminach może zostać odrzucona lub wymagać dodatkowych wyjaśnień.
Jak uniknąć błędów i opóźnień?
W natłoku obowiązków przedsiębiorcy i księgowi powinni wdrożyć kilka prostych, ale skutecznych praktyk:
- Weryfikuj terminy – automatyczne przypomnienia w systemie ERP lub kalendarzu mogą zredukować ryzyko opóźnienia.
- Sprawdź kompletność danych w PUE ZUS – system umożliwia szybkie przejrzenie brakujących lub błędnych deklaracji.
- Monitoruj rachunek bankowy przypisany do profilu płatnika – musi być aktualny, by otrzymać zwrot nadpłaty.
- Współpracuj z technologią – zautomatyzowane systemy księgowe, takie jak rozwiązania oferowane przez AURA Technologies, pozwalają wykryć błędy, złożyć dokumenty elektronicznie i śledzić status wniosku w czasie rzeczywistym.
Nowoczesne narzędzia dla firm
Roczne rozliczenie składki zdrowotnej to nie tylko formalność – to obowiązek, którego niedopełnienie może mieć realne konsekwencje finansowe i administracyjne. Niezależnie od tego, czy jesteś przedsiębiorcą prowadzącym jednoosobową działalność, czy księgowym obsługującym kilkadziesiąt podmiotów – warto odpowiednio się przygotować i działać z wyprzedzeniem.
Potrzebujesz wsparcia w organizacji i wysyłce dokumentów do ZUS? Rozważ wdrożenie narzędzi AURA Technologies, które automatyzują i zabezpieczają procesy rozliczeniowe.
KSeF – jeszcze do niedawna opcjonalne rozwiązanie, już wkrótce stanie się podstawowym narzędziem fakturowania dla polskich przedsiębiorców. Ministerstwo Finansów ogłosiło harmonogram wdrożenia oraz szczegóły techniczne systemu, który całkowicie zmieni obieg faktur w obrocie gospodarczym.
