Definicja mówi, że nowoczesny elektroniczny obieg dokumentów to uporządkowany, zaplanowany przepływ formalnych dokumentów. Dotyczy on różnych obszarów firmy np. dokumentów księgowych, kadrowych, logistycznych.

Wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów generuje szereg korzyści dla przedsiębiorstwa m.in.:

• Pełna kontrola na dokumentacją.
• Usprawniony proces przepływu dokumentów.
• Ulepszona komunikacja pomiędzy działami i pracownikami.
• Ekologia – ograniczenie śladu węglowego i zużycia papieru.
• Bezpieczeństwo – minimalne ryzyko utraty dokumentu.
• Łatwy i szybki dostęp, również zdalny.
• Nowoczesne środowisko pracy.
• Pełna transparentność procesów.

Elektroniczny obieg dokumentów, znany również jako cyfrowy obieg dokumentów lub system elektronicznego zarządzania dokumentami (ang. Electronic Document Management System, EDM), to proces zarządzania i przepływu dokumentów w formie elektronicznej w organizacji.

Główne zalety elektronicznego obiegu dokumentów to:

1. Eliminacja papierowej dokumentacji: Elektroniczny obieg dokumentów pozwala na przechowywanie i przetwarzanie dokumentów w formie cyfrowej, co eliminuje konieczność korzystania z dokumentacji papierowej. Oznacza to oszczędność miejsca, redukcję kosztów związanych z drukiem i przechowywaniem dokumentów oraz mniejsze ryzyko utraty lub uszkodzenia dokumentów.
2. Łatwiejszy dostęp do dokumentów: Przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej umożliwia łatwy i szybki dostęp do nich. Dzięki odpowiednim uprawnieniom dostępu, pracownicy mogą szybko wyszukiwać i pobierać potrzebne dokumenty, bez konieczności przeszukiwania fizycznych teczek lub regałów.
3. Współpraca i udostępnianie dokumentów: Elektroniczny obieg dokumentów ułatwia współpracę między pracownikami poprzez udostępnianie dokumentów w czasie rzeczywistym. Dzięki temu można łatwo udostępniać dokumenty innym osobom w organizacji, umożliwiać wspólną edycję i komentarze oraz śledzenie historii zmian.
4. Automatyzacja procesów: Systemy elektronicznego zarządzania dokumentami mogą integrować się z innymi systemami w organizacji, takimi jak systemy ERP czy CRM, umożliwiając automatyzację procesów biznesowych. Przykłady to automatyczne przekazywanie dokumentów do kolejnych etapów w procesie, przypominanie o terminach, generowanie raportów itp.
5. Bezpieczeństwo i zgodność: Elektroniczny obieg dokumentów zapewnia możliwość stosowania zabezpieczeń i kontroli dostępu do dokumentów. Można ustawić uprawnienia dostępu na podstawie ról i odpowiednio chronić poufne informacje. Ponadto, systemy elektronicznego zarządzania dokumentami mogą pomagać w spełnianiu wymagań związanych z zgodnością prawną i regulacyjną.

Implementacja elektronicznego obiegu dokumentów wymaga odpowiednich narzędzi i systemów, takich jak systemy zarządzania treścią (Content Management System, CMS) lub specjalistyczne systemy EDM. Istnieje wiele dostępnych rozwiązań, które umożliwiają zarządzanie dokumentami w formie elektronicznej, zgodnie z indywidualnymi potrzebami i wymaganiami organizacji.