Krajowy System e-Faktur – KSeF

Od 1 stycznia 2024 Krajowy System e-Faktur będzie obligatoryjny. Wszystkie faktury w obrocie krajowym będą miały postać faktur ustrukturyzowanych. Czy przedsiębiorcy są już na to przygotowani? A może powinni zacząć prace wdrożeniowe? Jak wielką rolę w tym procesie odgrywać będą dostawcy oprogramowania?

Ministerstwo Finansów planuje wprowadzenie obowiązkowego systemu wystawiania i otrzymywania faktur elektronicznych. Służyć do tego ma tzw. Krajowy System e-Faktur, czyli w skrócie KSeF. Wprowadzenie obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych wymagało zgody Komisji Europejskiej. Polska wystąpiła zatem z wnioskiem o zastosowanie szczególnego środka stanowiącego odstępstwo od przepisów dyrektywy unijnej w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w okresie od dnia 1 stycznia 2024 r. do dnia 31 grudnia 2026 roku.

W formie fakultatywnej KSeF obowiązuje natomiast w Polsce już od 1 stycznia 2022 roku. Oznacza to, iż podatnicy mogą, ale nie muszą z tego systemu korzystać. Z uwagi na dalsze prace nad systemem i pojawiające się w doniesieniach błędy, podatnicy nie są jednak zbytnio zainteresowani korzystaniem z systemu.

Należy jednak pamiętać, że KSeF będzie systemem obligatoryjnym już za niewiele ponad rok. Zatem wdrożenie odpowiednich systemów, przeszkolenie pracowników, nadanie uprawnień do systemu dobrze jest rozpocząć jak najszybciej.

Czym jest KSeF i do czego służy?

Jak wskazuje ustawa o podatku od towarów i usług zgodnie z art. 106nd ust. 2 Krajowy System e-Faktur służy do:

1. nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur;
2. powiadamiania podmiotów o nadanych uprawnieniach do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur lub ich odebraniu;
3. uwierzytelnienia oraz weryfikacji uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, posiadanych przez podmioty;
4. wystawiania faktur ustrukturyzowanych;
5. dostępu do faktur ustrukturyzowanych;
6. otrzymywania faktur ustrukturyzowanych;
7. przechowywania faktur ustrukturyzowanych;
8. oznaczania faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym przydzielonym w Krajowym Systemie e-Faktur;
9. analizy i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych;
10. powiadamiania podmiotów o:
    • dacie i czasie wystawienia faktury ustrukturyzowanej oraz numerze identyfikującym fakturę ustrukturyzowaną przydzielonym w Krajowym Systemie e-Faktur oraz dacie i czasie jego przydzielenia,
    • dacie i czasie odrzucenia faktury w przypadku jej niezgodności z wzorem,
    • braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej – w przypadku niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur;
11. powiadamiania podmiotów innych o braku uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

Jak więc widać z palety dostępnych rozwiązań, system służyć będzie zarówno do wystawiania faktur, jak i ich otrzymywania i przechowywania. Musi także obsłużyć nadawanie uprawnień odpowiednim osobom, które mają np. wystawiać faktury w systemie.

Co oznacza faktura ustrukturyzowana i czym się różni od faktury elektronicznej?

Dotychczas ustawa o podatku VAT wskazywała na dwie definicje faktur – faktura i faktura elektroniczna. Przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej, zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Z kolei przez fakturę elektroniczną rozumiemy fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym. Podczas wprowadzenia KSeF ustawodawca zdecydował się na wprowadzenie nowej, trzeciej definicji – faktury ustrukturyzowanej. Zgodnie ze słownikiem jest nią faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie. Mimo więc, że technicznie rzecz biorąc jest to faktura elektroniczna, to faktura ustrukturyzowana jest definicyjnie odrębna.

Będzie to miało znaczenie z punktu widzenia zasad jej wystawiania oraz odbioru. Faktura ustrukturyzowana będzie wystawiana zgodnie ze strukturą logiczną w formacie xml. Formy tej faktury nie będzie można zastąpić np. wydrukiem PDF. Będzie natomiast możliwość jej wizualizacji w formie np. PDF lub wydruku.

Istotne jest, że – zgodnie z pismem z dnia 8 lutego 2022 r. które Rząd Polski skierował do Komisji Europejskiej – faktura ustrukturyzowana będzie obowiązywała podatników mających siedzibę na terytorium Polski. Tym samym podatnicy, którzy nie mają siedziby w Polsce, ale wystawiają faktury dla polskich podatników lub od nich je otrzymują nie będą musieli stosować faktur ustrukturyzowanych

Jak wystawiać faktury ustrukturyzowane?

Ministerstwo Finansów stworzyło dostęp on-line do aplikacji, która umożliwia korzystanie z KSeF, ale także testowanie nowych rozwiązań. Na stronie internetowej https://www.podatki.gov.pl/ksef/bezplatne-narzedzia-ksef/ udostępniono wersję testową, produkcyjną i demo. Po zalogowaniu się profilem zaufanym podatnicy mogą testować funkcjonalności systemu.

Jak się jednak wydaje, aplikacje MF będą raczej stosowane przez małych przedsiębiorców, którzy dotychczas wystawiali faktury w formie tradycyjnej tj. papierowej i nie korzystają z programów do fakturowania. Przedsiębiorcy, obecnie korzystający z elektronicznych aplikacji do wystawiania faktur, będą oczekiwali od dostawców dostosowania systemów do obligatoryjnego KSeF. Tym bardziej, że funkcjonalność KSeF w zakresie wystawiania faktur jest dość uboga i nie może być alternatywą dla profesjonalnego systemu sprzedażowego, czy magazynowego.

Przedsiębiorca powinien się upewnić, czy (i na jakich zasadach) jego system zostanie dostosowany do współpracy z KSeF. Odpowiednich modyfikacji należy się spodziewać także w przypadku systemów finansowo-księgowych, które także powinny również łączyć z KSeF i umożliwiać nadawanie uprawnień czy pobierać dokumenty. Nadawanie uprawnień w ramach KSeF wykonuje się poprzez generowanie tokena (mającego postać ciągu cyfr) przypisanego jednoznacznie do danej osoby z określonymi funkcjami jakie ta osoba może wykonać.

Dla przykładu:

jeśli wygenerujemy token dla np. Janiny Kowalskiej, będzie ona miała możliwość korzystania z konta KSeF danej firmy wyłącznie w obrębie uprawnienia, które jej nadano. Może zaistnieć sytuacja, iż jedna osoba będzie miała uprawnienie do wystawiania faktur, a inna osoba do ich odbierania. System umożliwia także nadanie uprawnień podmiotom zewnętrznym – np. pracownikom biur rachunkowych, którzy będą pobierać faktury kosztowe. Newralgiczną kwestią jest bezpieczeństwo – podatnik musi dbać, aby przekazywanie tokenu następowało bez możliwości zapoznania się z nim przez osoby nieupoważnione. Uprawnienia możemy nadać za pomocą systemu lub poprzez złożenie zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień (ZAW-FA) do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur do właściwego naczelnika urzędu skarbowego. Wygenerowanie tokenu jest możliwe np. poprzez aplikację Ministerstwa Finansów, gdzie po wybraniu opcji „ generuj token” udostępnia się możliwość stworzenia tokenu i wybrania uprawnień do niego przypisanych.

Opcje dostępne w aplikacji to:

• odczyt faktur,
• zapis faktur,
• odczyt poświadczeń,
• zarządzanie poświadczeniami.

Data wystawienia i data otrzymania, czyli kiedy faktura się pojawia?

Definicja faktury ustrukturyzowanej stanowi, że jest nią faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikacyjnym nadawanym przez system. W przypadku faktur wystawianych (wypełnionych) w KSeF będą to operacje jednoczesne. Sytuacja komplikuje się nieco w momencie wystawiania faktur w systemach zewnętrznych do tego dedykowanych. W praktyce może się zdarzyć, iż pracownik wystawi fakturę w programie, ale nie zostanie ona od razu (skutecznie) przesłana do KSeF. Formalnie – w rozumieniu przepisów podatku VAT – faktura taka nie jest uznana za wystawioną.

Ma to kluczowe znaczenie dla momentu powstania obowiązku podatkowego na zasadach szczególnych tj. z datą wystawienia faktury zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt. 4 ustawy o podatku VAT. Jeśli pracownik wystawi technicznie fakturę w dniu 22 listopada, ale wyśle ją do KSeF dzień później, to datą jej wystawienia będzie 23 listopada. Należy na to zwracać szczególną uwagę na przełomie miesiąca.

Po przesłaniu faktury do KSeF sprzedawca otrzyma przydzielony numer identyfikujący tę fakturę w systemie. Nabywca – według zapewnień Ministerstwa Finansów – w tym samym momencie będzie miał możliwość jej pobrania. Datą otrzymania faktury ustrukturyzowanej będzie data jej przesłania do systemu; moment ten powinien być tożsamy zarówno dla sprzedawcy, jak i nabywcy.

W obecnym systemie nie funkcjonują i nie planuje się wprowadzenia powiadomień dla nabywców informujących o wystawieniu dla nich faktury. Ministerstwo Finansów oświadcza, iż w takiej sytuacji wystarczy w inny sposób powiadomić odbiorcę np. mailowo. Można założyć, że dostawcy oprogramowania dla firm udostępnią w swoich rozwiązaniach, w ramach funkcjonalności umożliwiającej współpracę z KSeF, jakąś formę informowania nabywcy faktury o jej wystawieniu.

Zobacz funkcjonalności e-faktur w module Handel i Magazyn w enova365

Wystawianie faktur w terenie, a faktury ustrukturyzowane – KseF

Skoro faktury wystawiane będą w formie elektronicznej, przedsiębiorcy, którzy dotychczas korzystali z papierowych wersji faktur, często wystawianych na gotowych drukach, będą musieli przestawić się na nowy system. Od 2024 roku wszystkie faktury wystawiane przez podatników z siedzibami w Polsce będą miały formę ustrukturyzowaną. Nie będzie możliwości wystawienia faktury papierowej, a potem jej wprowadzenia do systemu KSeF. Tylko faktura wystawiona zgodnie ze strukturą logiczną i przesłana do KSeF będzie formalnie za taką uznana. Ministerstwo Finansów zapewnia, że udostępni mobilną wersję systemu, aby wystawienie faktury było możliwie w każdych warunkach, także za pomocą urządzeń przenośnych. Nie można jednak wykluczyć, że pojawią się problemy techniczne, jak problemy z łącznością czy prace serwisowe, które uniemożliwią dostęp do systemu. Jak wtedy poradzą sobie przedsiębiorcy?

Zobacz, jak działa Krajowy System e-Faktur w SaldeoSMART

Znika problem z fakturami korygującymi?

Od 1 stycznia 2021 roku obowiązuje przepis art. 29a ust. 13 ustawy o podatku VAT oraz 86 ust. 19a, który wywołał spore zamieszanie. Zgodnie z nim obniżenia podstawy opodatkowania, w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem, dokonuje się za okres rozliczeniowy, w którym podatnik wystawił fakturę korygującą.

Warunkiem jest jednak posiadanie przez tego podatnika dokumentacji potwierdzającej, że uzgodnił on z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług określone w fakturze korygującej oraz warunki te zostały spełnione, a faktura ta jest zgodna z posiadaną dokumentacją.

Tym samym, aby sprzedawca mógł dokonać korekty in minus, jeśli np. udzielił rabatu konieczne jest:

• Posiadanie uzgodnienia
• Spełnienie warunków uzgodnienia
• Wystawienie faktury korygującej.

Z kolei po stronie nabywcy w przypadku, kiedy np. otrzymał rabat, pojawi się obowiązek dokonania korekty podatku naliczonego w sytuacji:

• Posiadania uzgodnienia
• Spełnienia warunków uzgodnienia.

Oznacza to, iż nawet, jeśli nabywca nie otrzymał faktury korygującej (a niejednokrotnie dopiero wtedy dowiaduje się o otrzymaniu np. regulaminowego rabatu) ma obowiązek dokonania korekty podatku naliczonego. Stosowanie faktur ustrukturyzowanych może ten problem rozwiązać.

Zgodnie bowiem z art. 29a ust. 15 pkt. 5 nie stosuje się obowiązku posiadania dokumentacji w zakresie dokonania korekt in minus w przypadku wystawienia faktury korygującej w postaci faktury ustrukturyzowanej przez sprzedawcę. Taka sama zasada obowiązuje w przypadku nabywcy, gdyż art. 86 ust. 19a ustawy wskazuje, iż w przypadku, o którym mowa w art. 29a ust. 15 pkt 5, nabywca towaru lub usługi jest obowiązany do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur fakturę korygującą w postaci faktury ustrukturyzowanej.

Jak widać dzięki sprzedawca lub nabywca mogą rozpoznawać korekty w momencie ich wystawienia lub otrzymania i nie troszczyć się o dodatkową dokumentację.

Czy zachęty dla podatników do korzystania z fakultatywnego systemu KSeF są skuteczne?

Aby zachęcić podatników do korzystania z KSeF Ministerstwo Finansów wprowadziło przepis przyspieszający termin zwrotu podatku VAT tj. 40 dni. Z uwagi na szereg warunków, jakie podatnicy muszą spełnić, aby otrzymać zwrot, zachęta ta może jednak okazać się niewystarczająca. Do warunków tych należą:

• podatnik musi wystawiać wyłącznie faktury ustrukturyzowane w zakresie dokonanej sprzedaży na gruncie podatku VAT (przy czym jeśli sprzedaż jest rejestrowana na kasie to takiego obowiązku nie ma, podobnie jak w przypadku, kiedy dany rodzaj faktury nie ma zgodności z udostępnionym wzorem struktury logicznej),
• kwota podatku naliczonego lub różnicy podatku nierozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych i wykazana w deklaracji nie może przekraczać 3000 zł,
• podatnik przez kolejne 12 miesięcy poprzedzających bezpośrednio okres, w rozliczeniu za który występuje z wnioskiem o zwrot:
• był zarejestrowany jako podatnik VAT czynny,
• składał za każdy okres rozliczeniowy deklaracje, o których mowa w art. 99 ust. 1-3,
• posiadał rachunek rozliczeniowy lub imienny rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo–kredytowej, zawarty w wykazie tzw. białej liście.

Przeczytaj na temat zmian w podatku CIT.

CHCESZ UZYSKAĆ DOSTĘP DO PEŁNEGO NAGRANIA?