Podczas ostatniego webinaru „KSeF, co warto wiedzieć” z udziałem ekspertki i doradcy podatkowego Patrycji Kubiesy pojawiły się liczne pytania od uczestników spotkania. Poniżej prezentujemy część trzecią najciekawszych pytań zadanych w trakcie wydarzenia.
„Jest miejsce na uwagi dodatkowe?” „W przypadku współpracy z fundacjami które opłacają FV wystawiane dla podopiecznych jako os. fizycznych, wymagają one dodatkowych informacji w FV np. w polu uwagi,aby móc dokonać płatności. Czy takie sytuacje zostały przewidziane?”
Patrycja Kubiesa: Tak, są pola tekstowe 3 razy po 3 500 znaków.
Czy w aplikacji podatnika można nadać uprawnienie i wygenerować token?
Patrycja Kubiesa: Tak.
Nabywca podał błędny NIP i nie mamy kontaktu z nabywcą – jak wystawić prawidłową fakturę i ewentualnie, co jeżeli nie będzie możliwości skontaktowania się z nabywcą a fakturę trzeba wystawić?
Patrycja Kubiesa: Na tą chwilę ciężko powiedzieć. Z tego powodu podczas nawiązywania relacji warto pomyśleć o procedurze weryfikacji NIP nabywcy. Zakładam, że w takiej sytuacji wystawiona zostanie faktura z błędnym NIP, aby dochować terminu wystawienie faktury. Być może w tym aspekcie pojawią się jakieś wyjaśnienia MF.
Czyli w przypadku awarii ogłoszonej w social mediach nie mamy obowiązku przesłania faktur do KSeF i w przyszłości muszę „pamiętać” ,dlaczego nie wszystkie moje faktury są przesłane do KSeF?
Patrycja Kubiesa: Tak. Albo wysyłać wszystkie. Nie ma zakazu wysłania po takiej awarii, nie ma po prostu obowiązku.
A co w sytuacji jeśli ktoś ma zaplanowany urlop, a awaria ogłoszona przez BIP?
Patrycja Kubiesa: Musi dochować terminu. Urlopy nie zwalniają z obowiązków.
Jak awaria w scial media to nie wysyłam do KSeF, a jak otrzymam numer?
Patrycja Kubiesa: W tym przypadku ta faktura nie będzie miała numeru KSeF.
Ale jak to, wystawiam f re i mam termin do 15 następnego m-ca na przeslanie do KSeF, a jak jest awaria to mam tylko 1 dzień na przeslanie do KSeF?
Patrycja Kubiesa: Tak.
Jak mam jednoosobową działalność gospodarcza zwolnioną z VAT, to od 01.01 2025 r. muszę zakupić program do wystawienia faktur pozwalający wysłać do KSeF, bo obecnie wystawiam ręcznie?
Patrycja Kubiesa: Tak.
Czy dodatkowe terminy wystawiania faktur będą aktualne np. dostawa książek?Patrycja Kubiesa: Tak.
A co z zakupami przez internet, np Allegro, jeśli płatności dokonujemy od razu nie mając jeszcze faktury i w związku z tym numeru KSeF tej faktury ?
Patrycja Kubiesa: Ministerstwo nieoficjalnie powiedziało, że wtedy nie trzeba go wskazywać bo jeszcze nie ma faktury ustrukturyzowanej. W mojej ocenie powinien być przepis to wskazujący, a go nie ma.
Sankcje to od 01.01.2024 czy od 01.01.2025?
Patrycja Kubiesa: 01.01.2025
Czy można anulować niewysłaną fakturę?
Patrycja Kubiesa: Tak. Pod warunkiem, że nie została w żaden sposób wprowadzona do obrotu.
Posiadam kasę fiskalną. W jakiej formie mam wystawić fakturę w sierpniu 2024 dla np. przedszkola, szkoły na kwotę wyższą niż np. 1000 zł?
Patrycja Kubiesa: Jeśli podatnik wystawia fakturę na firmę podlega pod KSeF, co oznacza, że musi zostać wystawiona jako ustrukturyzowana i przesłana do Krajowego Systemu e-Faktur. W przypadku faktur na przedszkola, szkoły taki obowiązek także jest.
Jeśli faktura jest wystawiana na osobę fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej, to nie podlega pod KSeF, co oznacza, że nie może być wystawiona jako ustrukturyzowana i przesłana do Krajowego Systemu e-Faktur.
Tak będzie robił od 1 lipca 2024 roku.
Czy jest wyznaczony termin na przesłanie faktury do KSeF od momentu jej wystawienia? Nie chodzi mi o problem techniczny u podatnika.
Patrycja Kubiesa: Przepis nie wskazuje na termin wysłania faktury ( wyjątek to kwestia kursów walut jeśli faktury są wystawiane w walucie obcej, a obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej wystawienia). Pojawiają się jednak wątpliwości, czy wtedy faktura będzie prawidłowo wystawiona z uwagi na elementy obligatoryjne art. 106e ustawy o podatku VAT.
W przypadku, jeżeli otrzymamy fakturę np poczta zwykłą/ mailem bez nr z KSeF to co mamy zrobić? Przyjąć?
Patrycja Kubiesa: Na tą chwilę nie ma stanowiska MF. Przepis natomiast nie odbiera uprawnienia podatnikowi do odliczenia podatku VAT z faktury która z naruszeniem przepisów nie jest wystawiona jako ustrukturyzowana. Ciężko powiedzieć jednak, jakie będzie stanowisko organów podatkowych.
Wystawiając fakturę w KSeF w czasie awarii, kod QR będzie umieszczany na fakturze przez KSeF ?Patrycja Kubiesa: Tak, offlineowo generowany.
Co będzie widać w JPK, nr faktury czy nr referencyjny QR?
Patrycja Kubiesa: Trwają prace nad rozporządzeniem w sprawie JPK. Na chwilę obecną jednak według numeru podatnika, a nie KSeF.
Czy przed wysłaniem do KSeF można jeszcze edytować przygotowaną fakturę, jeśli będzie taka potrzeba czy trzeba przesłać, aby następnie wystawić korektę?
Patrycja Kubiesa: Fakturę można edytować przed wysłaniem do KSeF. Natomiast jej skorygowanie możliwe będzie jedynie po nadaniu fakturze pierwotnej numeru KSeF. Nie wysłana faktura do KSeF nie jest bowiem fakturą w rozumieniu KSeF, więc nie ma możliwości jej korygowania fakturą korygująca.
Kto będzie nadawał kod QR ?
Patrycja Kubiesa: Programy do wystawiania faktur, które pozwalają na wizualizację faktury.
Czyli jeśli wystawiamy FV os. fizycznym to one funkcjonują poza obiegiem KSeF? Nie będą miały QR i będą „legalne”?
Patrycja Kubiesa: Jeśli faktura jest wystawiana na osobę fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej, to nie podlega pod KSeF, co oznacza, że nie może być wystawiona jako ustrukturyzowana i przesłana do Krajowego Systemu e-Faktur. Zatem tak, będą bez kodów QR i będą „ legalne”.
Wystawiając fakturę w KSeF w czasie awarii, kod QR będzie umieszczany na fakturze przez KSeF ?
Patrycja Kubiesa: Tak.
Co z wystawianiem pro form?
Patrycja Kubiesa: Pro formy nie znikają z obrotu prawnego jako dokumenty stanowiąca polecenie zapłaty. Pro formy jako ‘”nie faktury” nie trafiają do Krajowego Systemu e-Faktur, ale nadal mogą być stosowane.
Proformy będą mogły funkcjonować? Tzn. świadczę usługę, chce by nabywca wcześniej opłacił pro formę? Będę mogła działać na pro formach dalej?
Patrycja Kubiesa: Pro formy nie znikają z obrotu prawnego jako dokumenty stanowiąca polecenie zapłaty. Pro formy jako ‘”nie faktury” nie trafiają do Krajowego Systemu e-Faktur, ale nadal mogą być stosowane.
A co z metodą kasową?Patrycja Kubiesa: Nic się nie zmienia. W strukturze jest też możliwość oznaczenia tą metodą faktury. Miejsce to znajduje się w strukturze logicznej w polu P16. Adnotacja „metoda kasowa” W przypadku faktury zawierającej adnotację „metoda kasowa”, dokumentującej dostawę towarów lub świadczenie usług, w odniesieniu do których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 1 lub art. 21 ust. 1 ustawy, należy podać wartość „1″; w przeciwnym przypadku należy podać wartość „2″.
Co z fakturami VAT marża?
Patrycja Kubiesa: Nic się nie zmienia. Natomiast w kontekście KSeF.
Jeśli faktura jest wystawiana na firmę to tak podlega pod KSeF, co oznacza, że musi zostać wystawiona jako ustrukturyzowana i przesłana do Krajowego Systemu e-Faktur. Jeśli jednak faktura jest wystawiana na osobę fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej, to nie podlega pod KSeF, co oznacza, że nie może być wystawiona jako ustrukturyzowana i przesłana do Krajowego Systemu e-Faktur.
Pole struktury logicznej przewiduje pozycję P23. Element zawierający dane dotyczące wystąpienia na fakturze procedury VAT marża oraz adnotacje odnoszące się do ww. procedury (PMarzy)
Czy przewiduje Pani taką możliwość że na ZAW-FA można będzie zgłosić także reprezentanta dla osoby fizycznej trochę nieinternetowego przedsiębiorcy, który nie posiada np. profilu zaufanego?
Patrycja Kubiesa: Tak.
Czy jeśli prowadzę przedszkole (zwolnienie przedmiotowe) i wystawiam tylko faktury dla osób fizycznych to KSeF mnie nie dotyczy? Od 2025 r w dalszym ciągu będę wystawiać zwykłe faktury elektroniczne?
Patrycja Kubiesa: Po stronie wystawiania tak. Ale poprzez KSeF będziecie pozyskiwać większość faktur zakupowych np. za media do przedszkola etc.
Czy Fa wystawiane przez ZOZ dla NFZ też będą musiały być wysyłane w KSeF?
Patrycja Kubiesa: Tak.
Jak wystawia się fakturę korygującą jeśli nie było konieczności wysyłki faktury do KSeF z powodu awarii ogłoszonej w social mediach? Też się jej nie wysyła czy trzeba wysłać?
Patrycja Kubiesa: To jest właśnie ciekawy przypadek, e w mojej ocenie na podstawie art. 106j ust. 1 pkt. 2a ustawy o podatku VAT, faktura korygująca powinna zawierać numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur fakturę, której dotyczy faktura korygująca, z wyjątkiem faktur korygujących wystawianych do faktur, dla których nie został nadany numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur. Zatem jest to sytuacja gdy wyjątkowo nie został jej nadany numer KSeF i nie muszę jej przesłać.
A co fakturami na których jest wystawca i odbiorca faktury – jak znaleźć w KSeF?
Patrycja Kubiesa: W takich sytuacjach faktury będą musiały mieć prawidłowo wypełnioną strukturę logiczną w zakresie pól Podmiot3.
Jak wynika z broszury informacyjnej do struktury logicznej
Podmiot3 dla FA(2)
Element fakultatywny Podmiot3 zawiera dane wszelkich podmiotów trzecich, innych niż Podmiot1 i Podmiot2, które są związane z fakturą. Celem wprowadzenia powyższego rozwiązania jest kontynuacja dotychczasowej praktyki, polegającej na dobrowolnym wskazywaniu na fakturze danych np.:
- ➢ płatnika lub odbiorcy towaru,
- faktora,
- w przypadku np. przejęcia spółki – dane podmiotu pierwotnego (np. spółki przejmowanej).
W pozycji Rola wskazuje się:
Rola podmiotu trzeciego: Podaje się: –
„1” – Faktor – w przypadku, gdy na fakturze występują dane faktora, –
„2” – Odbiorca – w przypadku, gdy na fakturze występują dane jednostek wewnętrznych, oddziałów, wyodrębnionych w ramach nabywcy, które same nie stanowią nabywcy w rozumieniu ustawy – „
3” – Podmiot pierwotny – w przypadku, gdy na fakturze występują dane podmiotu będącego w stosunku do podatnika podmiotem przejętym lub przekształconym, który świadczył usługę lub dokonywał dostawy (z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 106j ust. 2 pkt 3 ustawy, gdy dane te wykazywane są w części Podmiot1K),
„4” – Dodatkowy nabywca – w przypadku, gdy na fakturze występują dane kolejnych (innych niż wymieniony w części Podmiot2) nabywców, –
„5” – Wystawca faktury – w przypadku, gdy na fakturze występują dane podmiotu wystawiającego fakturę w imieniu podatnika. –
„6” – Dokonujący płatności – w przypadku, gdy na fakturze występują dane podmiotu regulującego zobowiązanie w miejsce nabywcy, –
„7” – JST – wystawca, –
„8” – JST – odbiorca, –
„9” – Członek grupy VAT – wystawca, –
„10” – Członek grupy VAT – odbiorca.
Co w przypadku śmierci przedsiębiorcy i kontynuacji działalności przez zarządcę sukcesyjnego?
Patrycja Kubiesa: W mojej ocenie zarządca będzie miał możliwość korzystania z KSeF. Ciężko powiedzieć jak organizacyjnie to będzie wyglądało na chwilę obecną bo z punktu widzenia przepisów powinien być uprawniony do działania w KSeF.
Przy fakturach wewnątrzwspólnotowych czy eksportowych muszę pisać Odbiorcę i Nabywcę – to są 2 różne firmy , czy można wpisać?
Patrycja Kubiesa: Obowiązku nie ma, ale można.
Czy w okresie dobrowolnego stosowania KSeF tj przed 1 lipca 2024 możemy wystawiać faktury sprzedażowe w formie ustrukturowanej testowo dla 1 kontrahenta i uzyskać jego zgodę na taką formie fakturowania?
Patrycja Kubiesa: Przepisów tak, ale wiem że niektóre programy na to nie pozwalają, więc proszę sprawdzić dokładnie z dostawcą programu.
Czy w KSeF będzie możliwość wystawienia noty korygujące w przypadku błędnych danych firmy na fakturze?
Patrycja Kubiesa: Od 1 lipca 2024 roku przepisy o nocie korygującej zostaną uchylone. Nie będzie więc ani w KSeF ani w żadnym innym wypadku not korygujących.
Czy fa w systemie OSS wysyłamy do KSeF?
Patrycja Kubiesa: To zależy. Jeśli to OSS związane z wewnątrzwspólnotową sprzedażą towarów na odległość na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej to nie.
Co będzie widać w JPK, nr faktury czy nr referencyjny QR?
Patrycja Kubiesa: Trwają prace nad rozporządzeniem w sprawie JPK. Na chwilę obecną jednak według numeru podatnika, a nie KSeF.
Jaki numer faktury wykazuje się w JPK?
Patrycja Kubiesa: Trwają prace nad rozporządzeniem w sprawie JPK. Na chwilę obecną jednak według numeru podatnika, a nie KSeF.
Czy mogę dokonać odprawy celnej na podstawie faktury mojej, bo jest awaria systemu i nie mam faktury z KSeF?
Patrycja Kubiesa: Nie wiem co to znaczy faktury mojej. W okresie awarii wystawiamy faktury także według struktury logicznej, a nie jakiejkolwiek, więc nie ma takiej możliwości jeśli dobrze rozumiem pytanie.
Podczas ostatniego webinaru „KSeF, co warto wiedzieć” z udziałem ekspertki i doradcy podatkowego Patrycji Kubiesy pojawiły się liczne pytania od uczestników spotkania. Prezentujemy część drugą najciekawszych pytań zadanych w trakcie wydarzenia.
