KSeF – jeszcze do niedawna opcjonalne rozwiązanie, już wkrótce stanie się podstawowym narzędziem fakturowania dla polskich przedsiębiorców. Ministerstwo Finansów ogłosiło harmonogram wdrożenia oraz szczegóły techniczne systemu, który całkowicie zmieni obieg faktur w obrocie gospodarczym.
Teraz jest najlepszy moment, by zrozumieć nadchodzące zmiany i przygotować się do nich krok po kroku.
Spis treści:
Obowiązek KSeF 2026 – od kiedy?
Ministerstwo Finansów przewidziało wprowadzenie obowiązkowego wystawiania e-faktur w systemie KSeF w trzech etapach:
- Od 1 lutego 2026 r. – obowiązek obejmie dużych podatników (z roczną sprzedażą za 2024 r. powyżej 200 mln zł brutto).
- Od 1 kwietnia 2026 r. – pozostałych przedsiębiorców, z wyjątkiem najmniejszych.
- Od 1 stycznia 2027 r. – najmniejszych podatników cyfrowo wykluczonych (faktury do 450 zł, sprzedaż do 10 tys. zł miesięcznie).
Warto zaznaczyć, że faktury VAT RR (dotyczące zakupu produktów rolnych od rolników ryczałtowych) nie będą objęte obowiązkiem, choć możliwość ich wystawiania w KSeF pojawi się od kwietnia 2026 roku.
Co się zmienia? Najważniejsze założenia
Resort finansów uwzględnił postulaty przedsiębiorców, dopracowując projekt systemu zarówno pod względem prawnym, jak i technicznym. Efekt? Ułatwienia, które mają realnie wspierać proces przejścia do KSeF:
- Do końca 2026 r. utrzymana zostanie możliwość wystawiania faktur z kas rejestrujących.
- Nie będą stosowane kary za błędy wynikające z obsługi KSeF.
- Nie będzie obowiązku podawania numeru KSeF przy płatnościach, również w przypadku mechanizmu podzielonej płatności.
Administracja skarbowa deklaruje, że w okresie przejściowym skupi się przede wszystkim na edukacji i wsparciu użytkowników.
KSeF 2.0 – harmonogram wdrożenia technicznego
Już w czerwcu 2025 roku udostępniona zostanie dokumentacja systemu KSeF 2.0, zawierająca:
- nową strukturę logiczną faktury FA(3),
- specyfikację interfejsu API (dla integratorów i dostawców systemów ERP).
Od 30 września 2025 r. rozpocznie się otwarta faza testowania API KSeF 2.0. Z kolei od listopada podatnicy będą mogli skorzystać z testowej wersji Aplikacji Podatnika – to idealny moment, by zapoznać się z funkcjonalnościami systemu przed jego obowiązkowym wdrożeniem.
Produkcja systemu ruszy 1 lutego 2026 r. – od tego dnia wystawianie faktur w KSeF stanie się obowiązkiem dla pierwszej grupy podatników.
Certyfikaty, tryb offline i bezpieczeństwo
Jednym z elementów systemu będzie możliwość korzystania z trybu „offline24”, pozwalającego na wystawianie faktur nawet przy czasowych problemach z łącznością internetową. To rozwiązanie uwzględnia również sytuacje, w których kontrahent nie posługuje się numerem NIP – np. podmiot zagraniczny lub osoba fizyczna.
Od listopada 2025 r. przedsiębiorcy będą mogli wnioskować o certyfikaty wystawcy faktur, które umożliwią im bezpieczne uwierzytelnianie się w systemie, także w trybie offline. Szczegółowe informacje techniczne pojawią się w dokumentacji API publikowanej w czerwcu.
Mobilna aplikacja i faktury masowe
Ministerstwo Finansów przygotowało również mobilną wersję systemu KSeF, dzięki której użytkownicy będą mogli wystawiać, przeglądać i zarządzać fakturami bezpośrednio ze smartfona. Aplikacja jest już dostępna w wersji dobrowolnej, a w 2026 r. zostanie zaktualizowana do standardu KSeF 2.0.
Dodatkowo, na wniosek rynku, system umożliwi dołączanie załączników do e-faktur – w sposób zgodny ze strukturą FA(3). To ważna zmiana dla firm operujących na danych złożonych – jak cena jednostkowa, miara, czy ilość.
Warto również zaznaczyć, że fakturowanie konsumentów w KSeF pozostanie dobrowolne, co znacznie uprości procesy w przypadku sprzedaży detalicznej.
Dlaczego warto przygotować się wcześniej?
Oprócz oczywistego obowiązku, wdrożenie KSeF niesie za sobą szereg korzyści:
- szybszy zwrot VAT (nawet w 40 dni),
- brak konieczności archiwizacji i przechowywania faktur,
- automatyzacja wymiany danych między systemami księgowymi,
- eliminacja duplikatów i błędów formalnych,
- ujednolicony format dokumentów i pełna zgodność z przepisami.
KSeF to nie tylko wymóg – to także szansa na uporządkowanie procesów, automatyzację i zwiększenie efektywności obsługi.
Co dalej?
Jeśli chcesz mieć realny wpływ na ostateczny kształt systemu, do 25 kwietnia 2025 r. możesz przesłać swoje uwagi i opinie na adres: sekretariat.PT@mf.gov.pl.
Źródło: Krajowy System e-Faktur – plan wdrożenia – Ministerstwo Finansów – Portal Gov.pl
Twój Partner
Wdrożenie KSeF może początkowo wydawać się dużym wyzwaniem, szczególnie dla biur rachunkowych i działów księgowych. Jeśli jeszcze nie zdecydowałeś, jakie rozwiązanie wdrożyć w swojej firmie – warto rozważyć współpracę z firmą AURA Technologies, Autoryzowanym Partnerem enova365. System enova365 to nowoczesne, elastyczne oprogramowanie klasy ERP, które pozwala na pełną integrację z KSeF. Dzięki temu możliwa jest automatyzacja wielu procesów – od wystawiania i odbierania faktur, po ich ewidencję i archiwizację.
Dodatkowo, w codziennej pracy z dokumentami świetnie sprawdzi się SaldeoSMART – platforma, która wspiera cyfrowy obieg dokumentów, umożliwia odczyt faktur kosztowych, a także integruje się z KSeF. Połączenie SaldeoSMART z enova365 daje biurom rachunkowym i przedsiębiorstwom jeszcze większą kontrolę nad obiegiem dokumentów, skracając czas pracy i eliminując błędy.
AURA Technologies zapewnia kompleksowe wsparcie – od analizy potrzeb, przez wdrożenie i szkolenie zespołu, aż po bieżące doradztwo i serwis. Nasze ponad 25-letnie doświadczenie we współpracy z firmami oraz biurami rachunkowymi pozwala dostarczyć rozwiązania szyte na miarę.
Choć obowiązkowe e-fakturowanie wejdzie w życie dopiero w 2026 roku, to właśnie teraz jest czas na działanie. Sprawdzenie kompatybilności oprogramowania, szkolenie zespołu i testowanie systemu pozwolą Ci na bezstresowe przejście przez cały proces. Im wcześniej zaczniemy, tym łatwiej będzie wdrożyć zmiany.
