Choć obowiązkowe e-fakturowanie wejdzie w życie dopiero w 2026 roku, to właśnie teraz jest czas na działanie. Sprawdzenie kompatybilności oprogramowania, szkolenie zespołu i testowanie systemu pozwolą Ci na bezstresowe przejście przez cały proces. Im wcześniej zaczniemy, tym łatwiej będzie wdrożyć zmiany.
Zmiany w obiegu faktur w Polsce to temat, który z każdym dniem zyskuje na znaczeniu, zwłaszcza w kontekście zbliżającego się obowiązkowego wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Choć początkowo planowano, że KSeF zacznie obowiązywać już w 2025 roku, na mocy nowelizacji ustawy o VAT z 10 czerwca 2024 r., termin został przesunięty.
To daje przedsiębiorcom i biurom rachunkowym dodatkowy czas na przygotowanie się do tego kroku. Ale czy to oznacza, że można poczekać? Absolutnie nie! Zmiany te niosą za sobą ogromne korzyści, ale wymagają odpowiednich działań już teraz, aby nie stały się wyzwaniem, a raczej szansą na uproszczenie i automatyzację procesów biznesowych.
Spis treści:
Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?
Krajowy System e-Faktur to centralna platforma, na której przedsiębiorcy będą wystawiać, przesyłać i odbierać faktury w formacie XML. Oznacza to, że każda faktura wystawiona przez Twoją firmę będzie musiała spełniać ściśle określone wymagania techniczne.
KSeF to nie tylko narzędzie do generowania faktur. To także system weryfikacji ich poprawności, nadający im unikalny numer i poświadczający ich odbiór przez odpowiednie organy skarbowe.
Dlaczego KSeF to zmiana, na którą warto się przygotować?
Zanim 1 kwietnia 2026 roku stanie się datą obowiązkowego przystąpienia do systemu KSeF dla wszystkich firm, warto przyjrzeć się korzyściom, jakie ten system niesie. Przede wszystkim, zintegrowany system fakturowania pozwoli na:
- Automatyczne przesyłanie faktur do systemu skarbowego, co ograniczy ryzyko błędów, np. związanych z niezarejestrowaniem faktur w JPK_V7.
- Błyskawiczne poświadczenie odbioru faktur, co uprości procesy administracyjne.
- Większą kontrolę nad dokumentami – dzięki integracji z systemami księgowymi, przedsiębiorcy będą mieć pełną pewność, że faktury są zgodne z obowiązującymi przepisami.
Dodatkowo, przedsiębiorcy, którzy zdecydują się na fakturowanie przez KSeF, mogą liczyć na korzyści podatkowe, takie jak łatwiejsze uzyskiwanie zwrotu VAT.
Jak wdrożyć KSeF w swojej firmie?
Przygotowanie firmy do Krajowego Systemu e-Faktur może wydawać się skomplikowane, ale z odpowiednim podejściem można to zrobić sprawnie. Oto kilka kroków, które pomogą Ci wdrożyć KSeF.
1. Zainwestuj w odpowiednie oprogramowanie
KSeF jest zintegrowany z systemami księgowymi i fakturowania. Aby wystawiać faktury za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur, warto posiadać oprogramowanie, które będzie generować faktury w odpowiednim formacie XML.
2. Rejestracja w systemie KSeF
Zanim zaczniesz wystawiać faktury przez KSeF, musisz zarejestrować swoją firmę w systemie. Proces rejestracji nie jest skomplikowany, ale wymaga podania szczegółowych danych dotyczących Twojej firmy.
3. Szkolenie i edukacja
Warto również przeszkolić siebie oraz zespół księgowych, abyście czuli się komfortowo w obsłudze systemu.
4. Testowanie przed wdrożeniem
Jeśli Twój system umożliwia wystawianie faktur przez KSeF, przeprowadź testowe wystawienie kilku faktur, aby upewnić się, że wszystkie dane są poprawnie przesyłane.
5. Otrzymywanie faktur i zarządzanie danymi
KSeF pozwala nie tylko na wystawianie, ale także na odbieranie faktur od kontrahentów. Zadbaj o to, aby Twoje systemy księgowe były odpowiednio skonfigurowane.
Kiedy KSeF stanie się obowiązkowy?
Chociaż KSeF już teraz jest dostępny, obowiązkowe korzystanie z systemu wprowadzane będzie stopniowo:
- 1 lutego 2026 roku – dla firm o rocznych obrotach przekraczających 200 mln zł.
- 1 kwietnia 2026 roku – dla wszystkich przedsiębiorców.
KSeF będzie dobrowolny do 2026 roku, ale warto już teraz wdrożyć go w swojej firmie.
Autoryzowany Partner enova365
Zacznij przygotowania już dziś. Wdrożenie KSeF może wydawać się na początku wyzwaniem, ale przy odpowiednim wsparciu i szkoleniu, na pewno poradzisz sobie z tą zmianą.
Jeśli jeszcze nie wybrałeś odpowiedniego oprogramowania, warto rozważyć współpracę z firmą AURA Technologies – autoryzowanym partnerem enova365. System enova365 to nowoczesne i kompleksowe rozwiązanie ERP, które wspiera firmy w pełnej integracji z KSeF.
AURA Technologies zapewni Ci pełne wsparcie przy wdrożeniu, szkoleniu zespołu oraz integracji z systemem KSeF.
Niezależnie od tego, czy wystawiasz faktury od lat, czy dopiero zaczynasz przygodę z księgowością, jedno jest pewne. Faktura fakturze nierówna. Pro forma, korygująca, zaliczkowa, uproszczona – różne sytuacje wymagają różnych dokumentów, a przepisy nie zawsze są tak oczywiste, jak byśmy sobie tego życzyli. Co warto wiedzieć o fakturach?
