Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana w KSeF, według określonego wzoru. Od 1 lipca 2024 większość przedsiębiorców w Polsce będzie zobligowana do wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Za wyjątkiem podmiotów zwolnionych z podatku VAT, które będą mieć taki obowiązek od 1 stycznia 2025 r.

Zgodnie z definicją w art. 2 pkt 32a Ustawy o VAT – faktura ustrukturyzowana jest wystawiana przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, wraz z przydzielonym numerem, który identyfikuje fakturę w systemie. Każdy podatnik ma indywidualne konto w KSeF. Za jego pomocą może wystawić fakturę ustrukturyzowaną zgodnie z wzorem.

Faktura ustrukturyzowana, znana również jako faktura elektroniczna, to forma faktury, w której dane są przedstawione w określonym, ustalonym formacie, zgodnym z określonym standardem. Faktura ustrukturyzowana ma zwykle strukturę danych, która pozwala na automatyczne przetwarzanie i analizę zawartości faktury przez systemy komputerowe.

Przykładowe elementy, które mogą być uwzględnione w fakturze ustrukturyzowanej, to:

1. Dane identyfikacyjne: Faktura ustrukturyzowana zawiera dane identyfikacyjne sprzedawcy (np. nazwa firmy, adres, numer identyfikacji podatkowej) i nabywcy (np. nazwa firmy, adres, numer identyfikacji podatkowej).
2. Numer faktury i data wystawienia: W fakturze ustrukturyzowanej znajduje się unikalny numer faktury oraz data jej wystawienia.
3. Pozycje towarów lub usług: Faktura ustrukturyzowana zawiera szczegółowe informacje o poszczególnych pozycjach towarów lub usług, takie jak ich opis, ilość, cena jednostkowa, wartość netto i podatek VAT.
4. Sumy częściowe i łączna kwota faktury: Faktura ustrukturyzowana przedstawia sumy częściowe dla poszczególnych pozycji, a także łączną wartość netto, wartość podatku VAT i łączną kwotę faktury.
5. Informacje dodatkowe: W zależności od specyfiki transakcji i przepisów podatkowych, faktura ustrukturyzowana może zawierać dodatkowe informacje, takie jak termin płatności, numer konta bankowego, dane dotyczące transportu lub dostawy.

Faktura ustrukturyzowana może być generowana w formacie elektronicznym, na przykład jako plik PDF, XML lub EDI. Dzięki ustrukturyzowanemu formatowi faktury możliwe jest automatyczne przetwarzanie i integracja danych z faktury w systemach księgowych, co przyspiesza procesy księgowe, zmniejsza ryzyko błędów i ułatwia analizę danych finansowych.