Podpis elektroniczny to uniwersalne narzędzie, które jest cyfrowym odpowiednikiem podpisu ręcznego. Jest on unikatowy i przypisany konkretnej osobie.

Rozporządzenie eIDAS (ang. electronic IDentification, Authentication and trust Services) to rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym. Obejmuje szereg regulacji prawnych, jednak jeżeli chodzi o biznes to kluczowe zapisy dotyczą podpisów elektronicznych, w tym kwalifikowanych. Rozporządzenie wprowadziło 3 rodzaje podpisów elektronicznych:

• zwykły podpis elektroniczny – zgodnie z definicją podpisu elektronicznego zwanym także zwykłym podpisem elektronicznym zawartą w art.3 pkt. 10 wskazanego powyższej Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014, podpis elektroniczny to dane w postaci elektronicznej, które są dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi w postaci elektronicznej, i które użyte są przez podpisującego jako podpis. Zwykłym podpisem elektronicznym zgodnie z powyższą definicją są m.in. podane w stopce wiadomości imię i nazwisko.
• zaawansowany podpis elektroniczny –podpis elektroniczny, który spełnia następujące wymagania zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r.:
  – jest unikalnie przyporządkowany podpisującemu,
  – umożliwia ustalenie tożsamości podpisującego,
  – jest składany przy użyciu danych służących do składania podpisu elektronicznego, których podpisujący może, z dużą dozą pewności, użyć pod wyłączną swoją kontrolą,
  – jest powiązany z danymi podpisanymi w taki sposób, że każda późniejsza zmiana danych jest rozpoznawalna.
• kwalifikowany podpis elektroniczny – oznaczający zaawansowany podpis elektroniczny, który jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i który opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego.

Podpis elektroniczny to elektroniczna forma potwierdzenia tożsamości i autentyczności osoby składającej podpis w celu zawarcia umowy, transakcji lub przekazania informacji. Podpis elektroniczny jest zastępcą tradycyjnego podpisu odręcznego i może być stosowany w wielu obszarach, takich jak umowy handlowe, dokumenty prawne, formularze podatkowe, umowy z klientami itp.

Podpis elektroniczny jest oparty na technologii kryptograficznej, która zapewnia uwierzytelnienie, integralność i poufność przesyłanych danych. Proces podpisywania elektronicznego zwykle obejmuje następujące etapy:

1. Uwierzytelnienie: Osoba składająca podpis elektroniczny musi zostać uwierzytelniona, aby potwierdzić jej tożsamość. Może to być realizowane poprzez weryfikację poprzez login i hasło, certyfikat cyfrowy, dwuskładnikowe uwierzytelnienie itp.
2. Generowanie podpisu: Za pomocą odpowiedniego oprogramowania lub platformy podpisującej osoba składająca podpis elektroniczny tworzy cyfrowy podpis, który jest powiązany z jej tożsamością. Proces generowania podpisu wykorzystuje klucze kryptograficzne, które są unikalne dla każdej osoby.
3. Przypisywanie podpisu do dokumentu: Wygenerowany cyfrowy podpis jest przypisywany do konkretnego dokumentu lub pliku elektronicznego. To powiązanie między podpisem a dokumentem zapewnia integralność dokumentu i uniemożliwia późniejsze wprowadzenie zmian bez wykrycia.

Podpis elektroniczny jest prawnie uznawany w wielu jurysdykcjach i podlega odpowiednim przepisom prawem. W celu zapewnienia ważności i wiarygodności podpisu elektronicznego, istnieją różne standardy i protokoły, takie jak PKI (Public Key Infrastructure), które stosują odpowiednie zabezpieczenia techniczne i certyfikaty cyfrowe.

Warto jednak zaznaczyć, że przepisy dotyczące podpisu elektronicznego mogą się różnić w zależności od kraju i instytucji. Dlatego przed zastosowaniem podpisu elektronicznego zaleca się zapoznanie z obowiązującymi przepisami prawymi w danej jurysdykcji.