Zaniedbanie aktualizacji dokumentacji kadrowej może prowadzić do kar finansowych. Sprawdzenie stanu dokumentów pod koniec roku to doskonała okazja, by upewnić się, że firma przestrzega wszystkich nowych przepisów. Jeśli potrzebujesz wsparcia w odpowiednich narzędziach kadrowych, skontaktuj się z AURA Technologies, a pomożemy Ci dostosować firmowe procesy do prawnych regulacji.
Wiele firm podejmuje audyt dokumentacji kadrowej na koniec roku, co jest świetnym pomysłem, ponieważ to moment, w którym zmieniają się istotne elementy zatrudnienia. Dla pracowników, którzy w 2024 roku ukończyli 10-letni staż pracy, wymiar urlopu może wzrosnąć z 20 do 26 dni. Z kolei w przypadku pracowników, którzy przekroczyli 6 miesięcy zatrudnienia, zmienia się okres wypowiedzenia.
Warto więc poświęcić chwilę i upewnić się, że wszystkie dane zostały zaktualizowane zgodnie z nowymi przepisami. Działy HR, szczególnie w dużych firmach, mogą mieć trudności z utrzymaniem takiej dokumentacji w porządku, ale im szybciej zauważymy problem, tym łatwiej go rozwiążemy.
Nowelizacja Kodeksu Pracy – zwiększenie obowiązków informacyjnych
Wprowadzona w 2023 roku zmiana w Kodeksie pracy miała na celu zapewnienie lepszej przejrzystości zatrudnienia. Pracodawcy zostali zobowiązani do przekazywania pracownikom szczegółowych informacji o warunkach zatrudnienia. Zgodnie z nowymi przepisami, pracodawca musi dostarczyć pracownikowi aż 13 ważnych informacji, w tym m.in. dotyczących wymiaru urlopu, zasad pracy w godzinach nadliczbowych czy procedur związanych z wypowiedzeniem umowy.
Na szczególną uwagę zasługują kwestie takie jak:
- Wymiar urlopu wypoczynkowego – który może się zmieniać w trakcie zatrudnienia,
- Okres wypowiedzenia – który zmienia się w zależności od stażu pracy,
- Zmiany w wynagrodzeniach i świadczeniach – jeśli pracodawca wprowadza zmiany w strukturze wynagrodzenia lub dodatkowych benefitach.
To tylko niektóre z punktów, które muszą zostać dokładnie przekazane pracownikowi, nie później niż w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy, a także za każdym razem, gdy te informacje ulegną zmianie.
Jeśli nie dopełnisz tego obowiązku, możesz narazić się na karę, która wynosi od 1000 zł do nawet 30 000 zł!
Jak usprawnić cały proces?
Dzięki nowoczesnym narzędziom HR, takim jak te oferowane przez AURA Technologies, możesz zautomatyzować wiele procesów związanych z zarządzaniem dokumentacją pracowniczą. Nasze systemy pozwalają na łatwe i szybkie aktualizowanie warunków zatrudnienia, monitorowanie zmian i przechowywanie dokumentacji w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami.
Jak enova365 może pomóc?
enova365 to nowoczesne oprogramowanie ERP, które z łatwością pomoże Ci zarządzać dokumentacją kadrową. W szczególności, pozwala na:
- Automatyczne aktualizowanie danych – enova365 umożliwia automatyczne aktualizowanie danych o pracownikach, takich jak wymiar urlopu czy długość okresu wypowiedzenia. System na bieżąco śledzi zmiany w zatrudnieniu i automatycznie dostosowuje informacje w dokumentach pracowniczych.
- Bezpieczne przechowywanie dokumentów – cała dokumentacja kadrowa, w tym informacje dotyczące urlopów, okresów wypowiedzenia czy wynagrodzenia, jest bezpiecznie przechowywana w systemie. Zamiast szukać papierowych akt, masz je w zasięgu ręki w jednym miejscu, co pozwala na szybkie reagowanie na ewentualne zmiany.
- Zgodność z przepisami – enova365 dba o zgodność Twojej dokumentacji z obowiązującymi przepisami prawa. Zmiany w przepisach, które mogą wpłynąć na warunki zatrudnienia, są natychmiastowo wdrażane w systemie, dzięki czemu zawsze będziesz na bieżąco.
- Proste raportowanie – system pozwala na łatwe generowanie raportów i analiz związanych z dokumentacją kadrową. Możesz na przykład w prosty sposób sprawdzić, którzy pracownicy osiągnęli wymagany staż pracy do zwiększenia wymiaru urlopu, lub którzy z nich zmienili okres wypowiedzenia.
- Dostosowanie do firmowej struktury – enova365 pozwala na dopasowanie funkcji systemu do specyfiki Twojej firmy, co sprawia, że zarządzanie dokumentacją kadrową staje się łatwiejsze, bardziej intuicyjne i mniej czasochłonne.
Uniknij kar i zyskaj spokój
Nie pozwól, by zaniedbania w dokumentacji kadrowej wpłynęły na reputację Twojej firmy. Z pomocą enova365 zarządzanie dokumentacją stanie się prostsze, bardziej efektywne, a przede wszystkim – zgodne z przepisami prawa. Unikniesz kar finansowych, zaoszczędzisz czas, a Twoi pracownicy będą mieć pewność, że firma dba o ich interesy.
Skontaktuj się z AURA Technologies, aby dowiedzieć się, jak enova365 może usprawnić procesy kadrowe w Twojej firmie i pomóc Ci w pełni wykorzystać potencjał nowoczesnych technologii ERP.
________________
Pulpit pracownika i kierownika w systemie ERP, takim jak enova365, jest narzędziem do usprawnienia zarządzania kadrami w firmie. Dzięki intuicyjnemu interfejsowi, system ten pozwala na łatwe monitorowanie i aktualizowanie danych o pracownikach, takich jak urlopy czy okresy wypowiedzenia. Dostosowanie pulpitu do potrzeb różnych użytkowników, od pracowników po menedżerów, zwiększa efektywność procesów biznesowych, umożliwiając szybki dostęp do najważniejszych informacji i poprawiając zarządzanie zasobami ludzkimi. Dzięki takiemu podejściu, przedsiębiorstwa mogą uniknąć błędów w dokumentacji kadrowej i zminimalizować ryzyko ewentualnych kar.
