Problemy z datami na fakturach…. czyli czym jest data sprzedaży, a czym jest data wystawienia? Na co one wpływają?

 

Podatnicy wielokrotnie borykają się z problemami związanymi z wystawianiem faktur. Wydawałoby się zaskakujące, że jednym z najczęstszych problemów z fakturowaniem jest ustalenie co jest datą wystawienia, a co datą sprzedaży. Przeczytaj najnowszy artykuł eksperta i doradcy podatkowego Patrycji Kubiesy na ten temat.

 

Data wystawienia, a data sprzedaży, czyli co to jest?

 

Zasadniczo, ustawa posługuje się jedynie pojęciem daty wystawienia, zaś samo słowo data sprzedaży się w nim nie znajduje. Jednakże ustawa wprowadza z kolei pojęcie daty dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o podatku od towarów i usług ( dalej jako: ustawa o VAT).

 

Data wystawienia jest to data faktycznego wystawiania dokumentu faktury zgodnie z przepisami ustawy o VAT. Stosowane zaś w obrocie gospodarczym pojęcie daty sprzedaży jest skróconym określeniem dla daty dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT. W przypadku daty sprzedaży w zakresie wykonanych usług będzie to dzień wykonania usługi lub ostatni dzień wykonywania usługi. Z kolei w przypadku, kiedy do czynienia mamy z usługami wykonywanymi w okresach rozliczeniowych, datą sprzedaży będzie ostatni dzień każdego okresu rozliczeniowego.

 

Dla dostaw towaru datą sprzedaży jest data dokonania dostawy towaru, a w przypadku partii dostaw, data zakończenia dostawy towarów.

 

Przykład 1

 

Usługa doradcza wykonana w dniu 26 lipca 2024 roku. Faktura została wystawiona w dniu 29 lipca 2024 roku.

 

• Data wystawienia: 29.07.2024
• Data sprzedaży: 26.07.2024

 

Przykład 2

 

Dostawa energii elektrycznej w miesiącu styczniu 2024 roku. Wystawiono fakturę w dniu 20 lutego 2024 roku.

 

• Data wystawienia: 20.02.2024
• Data sprzedaży: 31.01.2024

 

Przykład 3

 

Firma świadcząca usługi w zakresie administrowania danych podpisała umowę z kontrahentem na okres jednego roku. Strony umowy uzgodniły, iż będą się rozliczać w okresach miesięcznych za każdy miesiąc wykonanej pracy lub bycia w gotowości do jej wykonania. Pierwszym miesiącem wykonywania usługi był miesiąc styczeń 2024 roku. Firma wystawiła fakturę w dniu 5 lutego 2024 roku, w której wskazała:

 

• Data wystawienia: 05.02.2024
• Data sprzedaży: 31.01.2024 ( ostatni dzień okresu rozliczeniowego styczeń 2024 roku).

 

Przykład 4

 

Firma świadcząca usługi w sprzątania budynku uzgodniła z kontrahentem wykonanie takiej usługi w miesiącu marcu 2024 roku. Warunkiem jednak wykonania tej usługi będzie dokonanie wpłaty zaliczki w wysokości 50% należnego wynagrodzenia. W dniu 15 lutego 2024 roku wpłynęły na konto firmy środki. Firma wystawiła 16 lutego 2024 roku fakturę, w której jako datę sprzedaży, a w tym przypadku datę otrzymania zapłaty wskazała 15 lutego 2024 roku.

 

• Data wystawienia: 16.02.2024
• Data sprzedaży: 15.02.2024

 

Która data jest obowiązkowa na fakturze? Data wystawienia, czy data sprzedaży?

 

Zasadniczo obowiązkowe na fakturze mogą być obie daty lub tylko jedna. Wynika to z tego, iż na podstawie art. 106e ustawy o VAT, obowiązkowym elementem faktury jest data wystawienia. Jednakże podatnik wskazuje obowiązkowo datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, czyli tzw. datę sprzedaży jedynie, wtedy gdy jest ona określona i różni się od daty wystawienia faktury.

 

Przykład 5

 

Podatnik wykonuje usługę kopiowania dokumentów. Usługa wykonana została w dniu 27 lipca 2024 roku. Podatnik tego samego dnia wystawia fakturę. Podatnik ma obowiązek wskazania daty wystawienia tj. 27 lipca 2024 roku, ale na fakturze nie musi już umieszczać daty sprzedaży, gdyż jest ona identyczna jak data wystawienia.

 

Po której dacie do VATu?

 

To jest jedno z najczęstszych pytań podatników. Która data warunkuje, w którym miesiącu będzie musiał podatnik zapłacić podatek VAT? Jak się okazuje tu również odpowiedź może być różna. Czasem po dacie sprzedaży, a czasem po dacie wystawienia. Dlaczego tak jest? Z uwagi na art. 19a ustawy o VAT, który różnicuje moment powstania obowiązku podatkowego. Zgodnie z nim w większości przypadków, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi, z zastrzeżeniem ust. 1a, 1b, 5 i 7-11, art. 14 ust. 6, art. 20, art. 21 ust. 1 i art. 138f.  Znaczenie ma więc przede wszystkim data sprzedaży, a nie data z jaką wystawiono fakturę.

 

Przykład 6

 

Podatnik wykonuje usługę konsultingową. Usługa wykonana została w dniu 22 lipca 2024 roku. Kilka dni później to jest 2 sierpnia 2024 roku wystawia fakturę VAT. Podatnik ujmie tą fakturę do deklaracji VAT lipca 2024 roku, a zatem w dacie wykonania usługi, a nie wystawienia faktury.

 

Od tej generalnej reguły są jednak wyjątki, na które wskazuje przede wszystkim art. 19a ust. 5 ustawy o VAT. Mianowicie, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą:

 

Otrzymania całości lub części zapłaty z tytułu:

 

•  wydania towarów przez komitenta komisantowi na podstawie umowy komisu,
• przeniesienia z nakazu organu władzy publicznej lub podmiotu działającego w imieniu takiego organu lub przeniesienia z mocy prawa prawa własności towarów w zamian za odszkodowanie,
• dokonywanej w trybie egzekucji dostawy towarów, o której mowa w art. 18,
• świadczenia, na podstawie odrębnych przepisów, na zlecenie sądów powszechnych, administracyjnych, wojskowych lub prokuratury usług związanych z postępowaniem sądowym lub przygotowawczym, z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b, stanowiących import usług,
• świadczenia usług zwolnionych od podatku zgodnie z art. 43 ust. 1 pkt 37-41;

 

Otrzymania całości lub części dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze, o których mowa w art. 29a ust. 1;

 

Wystawienia faktury w przypadkach, o których mowa w art. 106b ust. 1, z tytułu:

• świadczenia usług budowlanych lub budowlano-montażowych,
• dostawy książek drukowanych (CN ex 4901 10 00, 4901 91 00, ex 4901 99 00 i 4903 00 00) – z wyłączeniem map i ulotek – oraz gazet, czasopism i magazynów, drukowanych (CN 4902), z wyjątkiem dostaw towarów, o których mowa w art. 7a ust. 1 i 2, dokonywanych na rzecz podatnika ułatwiającego dostawy towarów oraz przez tego podatnika,
• czynności polegających na drukowaniu książek (CN ex 4901 10 00, 4901 91 00, ex 4901 99 00 i 4903 00 00) – z wyłączeniem map i ulotek – oraz gazet, czasopism i magazynów (CN 4902), z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b, stanowiących import usług;

 

Wystawienia faktury z tytułu:

• dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,
• świadczenia usług:
  • telekomunikacyjnych,
  • wymienionych w poz. 24-37, 50 i 51 załącznika nr 3 do ustawy,
  • najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze,
  • ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia,
  • stałej obsługi prawnej i biurowej,
  • dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego
  • z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b, stanowiących import usług.

 

Jak więc widać w niektórych przypadkach to data wystawienia, a nie data sprzedaży będzie warunkowała ujęcie w deklaracji VAT.

 

Przykład 7

 

Podatnik produkuje energię elektryczną z instalacji fotowoltaicznej. Ma podpisaną umowę z zakładem energetycznym, w której wskazane są miesięczne okresy rozliczeniowe. Za miesiąc luty 2024 roku podatnik wystawił fakturę 5 marca 2024 roku. Obowiązek podatkowy u podatnika powstanie w marcu 2024 roku, a zatem w deklaracji VAT za miesiąc marzec będzie ona wykazana.

 

Do kiedy musze wystawić fakturę VAT?

 

Przepisy wskazują na ogólną zasadę, zgodnie z którą fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę, z zastrzeżeniem ust. 2-9. Jednocześnie, jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy. Od zasad ogólnych mamy jednak wyjątki i inne terminy wystawienia faktury VAT:

 

1. w przypadku świadczenia usług budowlanych lub budowlano-montażowych, fakturę wystawia się nie później niż 30. dnia od dnia wykonania usług;
2. w przypadku dostawy książek drukowanych (CN ex 4901 10 00, 4901 91 00, ex 4901 99 00 i 4903 00 00) – z wyłączeniem map i ulotek – oraz gazet, czasopism i magazynów, drukowanych (CN 4902), z wyjątkiem dostaw towarów, o których mowa w art. 7a ust. 1 i 2, dokonywanych na rzecz podatnika ułatwiającego dostawy towarów oraz przez tego podatnika, fakturę wystawia się nie później niż 60. dnia od dnia wydania towarów;
3. w przypadku czynności polegających na drukowaniu książek (CN ex 4901 10 00, 4901 91 00, ex 4901 99 00 i 4903 00 00) – z wyłączeniem map i ulotek – oraz gazet, czasopism i magazynów (CN 4902), z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b, stanowiących import usług, fakturę wystawia się nie później niż 90. dnia od dnia wykonania czynności.

 

W przypadku:

• dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,
• świadczenia usług:
• telekomunikacyjnych,
• wymienionych w poz. 24-37, 50 i 51 załącznika nr 3 do ustawy,
• najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze,
• ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia,
• stałej obsługi prawnej i biurowej,
• dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego; fakturę wystawia się nie później niż z upływem terminu płatności.

 

____________________________

 

Bezpłatny webinar z ekspertem już 23 września

 

Chcesz rozwinąć swoją firmę, ale obawiasz się kosztów związanych z inwestycjami? Mamy dla Ciebie fantastyczną okazję! Już 23 września, o godzinie 10:00-11:00, zapraszamy na bezpłatny webinar, podczas którego ekspertka Katarzyna Charkowska-Giedrys odkryje przed Tobą tajniki zdobywania dotacji na

 

Co dowiesz się podczas webinaru

 

• Jakie dotacje możesz otrzymać na rozwój swojej firmy – poznaj dostępne programy wsparcia finansowego, które pomogą Ci zrealizować Twoje cele.
• Jak przejść przez formalności bez stresu – skorzystaj z praktycznych porad, które ułatwią Ci proces aplikacji i zminimalizują ryzyko błędów.
• Jak zwiększyć swoje szanse na dotację – odkryj sprawdzone strategie, dzięki którym Twoja aplikacja będzie bardziej konkurencyjna.

 

Kliknij i zarejestruj się