Podczas ostatniego webinaru „KSeF, co warto wiedzieć” z udziałem ekspertki i doradcy podatkowego Patrycji Kubiesy pojawiły się liczne pytania od uczestników spotkania. Poniżej prezentujemy część pierwszą najciekawszych pytań zadanych w trakcie wydarzenia.

Po niedawnym webinarze z pracownikiem Ministerstwa Finansów pojawiła się kwestia: „Wystawiamy po zakończonym miesiącu faktury za usługi. Jak będzie można to w KSeF robić?. Trzeba będzie wystawić fakturę i przesłać ja do KSeF w danym miesiącu, a nawet dniu (jeśli jest to jednorazowa usługa), w którym usługa miała miejsce. A jeśli wystawiam fakturę firmie zagranicznej? Taką fakturę również należy przesłać do KSeF w dniu jej wystawienia.” Co innego usłyszeliśmy na szkoleniu Auratech – że faktury wystawiamy nadal do 15-tego następnego miesiąca po miesiącu wykonania usługi i nie ma to wpływu na KSeF. Proszę o informację czy to nie jest sprzeczność.

Patrycja Kubiesa: Generalnie Krajowy System e-Faktur nie zmienia terminu na wystawienie faktury. W stwierdzeniu pracownika MF nie widzę nic nieprawidłowego, powiedziane jest: 'po zakończonym miesiącu”. Zatem nie jest tu powiedziane, że nie może to nastąpić do 15-tego dnia kolejnego miesiąca. To tez jest po zakończonym miesiącu. Na chwilę obecną termin dla wystawiania faktur nie ulega zmianie i jest do 15-tego dnia kolejnego miesiąca po miesiącu w którym dokonano dostawy towaru czy wykonania usługi. Przy czym oczywiście od tej zasady są pewne wyjątki, jak np. dostawa energii elektrycznej dla której termin na wystawienie faktury to termin płatności.

Czy prowadząc działalność nierejestrowaną, gdzie klienci nie chcą faktur za usługi księgowe muszę uczestniczyć w KSeF? Większość klientów to nievatowcy.

Patrycja Kubiesa: W sytuacji prowadzenia działalności nierejestrowanej, jeśli klientami są osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej, wtedy nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Jeśli jednak są to osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą lub osoby prawne, ale zwolnione z VAT ( też często określani jako nievatowcy), wtedy faktury muszą być ustrukturyzowane i przesyłanie do KSeF. Polecam zweryfikować kim są odbiorcy dokładnie. Jeśli są to jak wskazałam osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej, wtedy nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych.

Pracuję w firmie, gdzie mamy program Księga przychodów i rozchodów. Do tego mamy program Sprzedaż na wystawianie faktur i e-Deklaracje. Czy musimy coś dodatkowo dokupić, żeby wystawione przez nas f-ry wysyłać do KSeF oraz podbierać wystawione dla nas f-ry kosztowe? Nie prowadzimy magazynu, tylko usługi niematerialne. Może ktoś może mi tą sprawę uściśli, będę wdzięczna.

Patrycja Kubiesa: Jeśli ma Pani program do wystawiania faktur sprzedażowych to proszę zweryfikować z dostawcą tego programu, czy zapewni możliwość przesyłania faktur do Krajowego Systemu e-Faktur. Jeśli chodzi o faktury zakupowe to może je Pani pobierać z bezpłatnych narzędzi Ministerstwa Finansów np. aplikacja podatnika czy e-mikrofirma i wtedy nie trzeba nie nowego kupować. Ale to kwestia wyboru.

Opcja samofakturowania w KSeF – jak to będzie wyglądać ze strony nabywcy wystawiającego fakturę w imieniu sprzedawcy? Z drugiej strony – jak to będzie wyglądać od strony sprzedawcy, który tej faktury nie wystawia?

Patrycja Kubiesa: W odniesieniu do samofakturowania, to sprzedawca musi nadać uprawnienie do samofakturowania nabywcy. Nabywca który będzie wystawiał faktury dla sprzedawcy po nadaniu uprawnienia będzie miał możliwość za pomocą swoich narzędzi je wystawiać. Trzeba jednak zwrócić uwagę, iż na chwilę obecną nie ma możliwości, aby nadać uprawnienie nabywcy, który jest podmiotem zagranicznym. Być może docelowo zostanie to znowelizowane. Co do samej faktury to faktura będzie wystawiana jak dotychczas to znaczy z oznaczeniem „ samofakturowanie” które znajdują się w strukturze logicznej w elemencie Fa (pola od KursWalutyZ do pola RodzajFaktury) w polu Adnotacje. Jak wskazuje broszura informacyjna do struktury logicznej (FA2) „ Adnotacje na fakturze Element zawierający adnotacje na fakturze wynikające ze specyfiki danej transakcji (np. odwrotne obciążenie, samofakturowanie, podstawa prawna zastosowanego zwolnienia itp.)”.

Opcja wykazywania sprzedaży zwolnionej w KSeF w takim przypadku jak prowizja za pośrednictwo ubezpieczeniowe u podatnika czynnego VAT (co jest wykazywane w deklaracji VAT i jpk_VAT ze st.zw. na podstawie art.43 ust.1 pkt 37 ustawy o VAT).

Patrycja Kubiesa: Jak rozumiem na tą prowizję nie jest wystawiana faktura VAT z uwagi na brak obowiązku na podstawie art. 106b ustawy o podatku VAT. Jeśli nie jest wystawiana faktura z uwagi na brak takiego obowiązku, to też nie ma obowiązku jej wystawienia jako faktury ustrukturyzowanej.

Moja firma świadczy usługi. Zdarza się, że klientom, których nie znam najpierw wystawiam pro formę przed wykonaniem usługi. Klienci jeśli się decydują opłacają pro formę i ja wtedy wykonuję usługę. Jeśli się nie decydują, nie opłacają. Co w przypadku KSeF? Czy pro formy będą mogły dalej istnieć? Czy będę mogła dalej w ten sposób działać?

Patrycja Kubiesa: Pro formy nie znikają z obrotu prawnego jako dokumenty stanowiąca polecenie zapłaty. Pro formy jako ‘”nie faktury” nie trafiają do Krajowego Systemu e-Faktur, ale nadal mogą być stosowane.

Do tej pory importowałam sprzedaż i zakup (kolumna KPIR) a koszty wprowadzałam ręcznie. Jak sobie teraz poradzić, gdy będziemy mieli pobierane z KSeF wszystkie koszty i zakupy razem? Przy sprzedaży w imporcie miałam też symbole GTU. Czy teraz nie będą potrzebne i czy znajdą się w KSeF skoro Ministerstwo Finansów będzie miało całą fakturę?

Patrycja Kubiesa: To zależy bardzo od indywidualnej sytuacji. Nie wiem w jakim programie Pani pracuje, ani w jaki sposób będzie Pani pobierała faktury z KSeF. Jeśli faktury będą pobierane z KSeF za pomocą jakiegoś programu, to można wybierać z nich do pobrania tylko które są towarami, a pozostałe nie. Pobrać trzeba będzie wszystkie, więc raczej zalecałabym importowanie wszystkich, a podczas księgowania odpowiednie rozdzielanie na kolumny KPiR.

„ a co z najmem prywatnym, który wynajmuje firmie lokal ale na podstawie umowy najmu nie vatowiec, bez wystawiania faktury.” „Mam klienta na VAT, który nie prowadzi działalności gospodarczej tylko prywatnie wynajmuje lokale na rzecz firm, czy będzie musiał wysyłać faktury przez Ksef.” „Czy osoby fizyczne prowadzące prywatny najem lokali użytkowych dla firm na vat musza wystawiać faktury w ksef?”

Patrycja Kubiesa: Jeśli podatnik zwolniony z VAT wystawia fakturę za najem lokalu na podmiot inny niż osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej ( firma), wtedy od 1 stycznia 2025 roku ma obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych i przesyłania ich do KSeF.

Czy najem prywatny dla osoby fizycznej podlega KSeF?

Patrycja Kubiesa: Tak, albowiem jest to podatnik zwolniony z VAT. Wtedy wystawia on fakturę za najem lokalu na podmiot inny niż osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej ( firma), wtedy od 1 stycznia 2025 roku ma obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych i przesyłania ich do KSeF.

Czy można szerzej opowiedzieć o tokenie? Czy token generujemy po zalogowaniu się na stronę MF-do KSeF?

Patrycja Kubiesa:Token to ciąg liczb, który pozwala za pośrednictwem innych narzędzie np. programów finansowo0księgowych współpracę z KSeF w zakresie np. wystawiania faktur. Token generuje podatnik lub osoba uprawniona przez niego za pomocą aplikacji podatnika. Planowo tokeny zostaną zastąpione certyfikatami.

Czy do odbioru faktur wystarczy anonimowy token?

Patrycja Kubiesa: Tak, do wystarczy token który ma wskazane że ma służyć do dostępu do faktur.

Osoba , której udzielono uprawnień, do zalogowania będzie musiała posiadać profil zaufany lub podpis ?

Patrycja Kubiesa: Tak. Jeśli osobie nadano uprawnienie imienne i loguje się np. do aplikacji podatnika to tak.

Czy istnieje obowiązek w jakim czasie podatnik od momentu wystawienia f ry ma obowiązek przesłać ja do KSeF czy może wystawić fakturę np. 25, a wysłać do KSeF do 15 następnego miesiąca?

Patrycja Kubiesa: Przepis nie wskazuje na termin wysłania faktury ( wyjątek to kwestia kursów walut jeśli faktury są wystawiane w walucie obcej, a obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej wystawienia). Pojawiają się jednak wątpliwości, czy wtedy faktura będzie prawidłowo wystawiona z uwagi na elementy obligatoryjne art. 106e ustawy o podatku VAT.

Jednoosobowa działalność gospodarcza polegająca na podnajmie lokali na cele mieszkaniowe oraz zarządzaniu nieruchomościami wynajmowanymi na cele mieszkaniowe, stosująca zwolnienie przedmiotowe. Faktury sprzedaży wystawiane są na osoby fizyczne lub jednoosobowe działalności gospodarcze. 1. Czy zatem obowiązek dołączenia do KSEF wchodzi z dniem: 01.01.2025? 2. Czy w KSEF wystawiane mają być po tym czasie faktury tylko na tzw.: firmy (np. działalności gospodarcze)? 3.Faktury na osoby fizyczne miały być wystawiane standardowo (bez KSEF)?

Patrycja Kubiesa: Ad. 1. Tak, obowiązek wchodzi od 1 stycznia 2025 roku. Ad.2. Co o zasady na firmy, ponieważ faktury wystawiane na rzecz nabywcy będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej faktury nie będą wystawiane jako ustrukturyzowane, a zatem nie będą przesyłane do KSeF. Ad.3. Zgadza się.