Przechowywanie dokumentów księgowych, w tym faktur, jest regulowane prawnie, jednak rosnąca popularność elektronicznych systemów zarządzania dokumentami rodzi pytania o konieczność utrzymywania ich papierowych wersji. Przechowywanie faktur wyłącznie w formie elektronicznej staje się coraz bardziej popularne wśród przedsiębiorców, w tym wśród tych zarejestrowanych jako czynni podatnicy VAT. W obliczu postępującej cyfryzacji, wiele firm zastanawia się nad skutecznością i zgodnością prawną takiego podejścia, zwłaszcza w kontekście odliczania VAT.
Zgodnie z polskim prawem, przedsiębiorcy są zobowiązani do przechowywania faktur oraz innych dokumentów księgowych. Istotne jest, że przepisy podatkowe dopuszczają przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej, pod warunkiem, że forma ta zapewnia:
- Dostępność dokumentu – możliwość szybkiego uzyskania dostępu do faktury, wraz z możliwością jej wyświetlenia i odtworzenia w formie czytelnej.
- Integralność treści – gwarancja, że treść dokumentu nie została zmieniona od momentu jego wystawienia.
- Autentyczność pochodzenia – możliwość potwierdzenia, że faktura pochodzi od osoby, która się za nią podpisuje.
Dodatkowo, rozporządzenie eIDAS (UE nr 910/2014), normuje kwestie związane z identyfikacją elektroniczną i usługami zaufania w całej Unii Europejskiej. Ustawa ta wprowadza standardy dla elektronicznych podpisów czy pieczęci, co umożliwia bezpieczny obieg dokumentów cyfrowych i ich prawną moc równoważną z dokumentami papierowymi.
Interpretacje i potwierdzenia organów podatkowych
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w swojej interpretacji z lutego 2021 roku stwierdził, że prawo do odliczenia podatku naliczonego nie zależy od formy, w jakiej faktura jest przechowywana. Co więcej, nawet jeśli podatnik zdecyduje się zniszczyć fizyczne kopie faktur zakupowych, nie traci on prawa do odliczenia VAT wynikającego z tych faktur.
Praktyczne aspekty przechowywania faktur w formie elektronicznej
Przechowywanie faktur w formie elektronicznej jest coraz bardziej popularne nie tylko ze względu na zgodność z prawem, ale także ze względu na liczne korzyści operacyjne. Cyfryzacja dokumentów pozwala na znaczące obniżenie kosztów związanych z drukiem, magazynowaniem i archiwizacją tradycyjnych dokumentów papierowych. Ponadto, systemy elektronicznego zarządzania dokumentami oferują łatwy i szybki dostęp do faktur, co znacząco usprawnia procesy księgowe, a także zwiększa efektywność pracy działów zajmujących się finansami.
Zachowanie faktur w wersji papierowej nie jest już wymogiem, o ile przedsiębiorstwo jest w stanie zapewnić odpowiednie warunki do przechowywania i zarządzania dokumentacją w formie elektronicznej. Korzyści płynące z elektronizacji procesów dokumentacyjnych są znaczące, począwszy od oszczędności kosztów, przez lepszą organizację pracy, aż po zwiększenie bezpieczeństwa danych dzięki nowoczesnym technologiom szyfrowania i archiwizacji. Dla firm i księgowych, którzy chcą nadążyć za zmieniającymi się standardami rynkowymi oraz optymalizować swoje operacje, cyfryzacja dokumentów, w tym faktur, wydaje się być krokiem nieuniknionym.
AURA Technologies – dostawca rozwiązań dla biznesu
AURA Technologies to znaczący gracz na rynku nowoczesnych technologii informatycznych, który oferuje kompleksowe rozwiązania wspierające zarządzanie przedsiębiorstwem. Firma specjalizuje się w dostarczaniu zaawansowanych systemów, które pomagają w automatyzacji procesów biznesowych, zarządzaniu dokumentacją oraz usprawnianiu pracy działów księgowych.
Od ponad 25 lat działa na rynku polskim. Jest Certyfikowanym i Autoryzowanym Partnerem renomowanych producentów systemów SaldeoSMART, enova365, AMODIT.
_________________
16 kwietnia 2024 roku Prezydent RP Andrzej Duda podpisał ustawę z dnia 12 kwietnia 2024 r. o zmianie ustawy o rachunkowości oraz niektórych innych ustaw. Stanowi ona odpowiedź na wymogi transpozycji dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) z 2021 roku. Celem tej dyrektywy jest zwiększenie przejrzystości działalności podatkowej dużych przedsiębiorstw międzynarodowych na terenie Unii Europejskiej. Przedmiotowa nowelizacja wprowadza istotne zmiany w zakresie obowiązków sprawozdawczych dotyczących podatku dochodowego, które mają na celu umożliwienie obywatelom i organom państwowym lepszy wgląd w działania podatkowe dużych korporacji. Czytaj więcej>>
