Metoda Kaizen po raz pierwszy została zastosowana w japońskiej fabryce Toyoty. Samo słowo Kaizen oznacza w języku japońskim kai – zmiana, zen – dobry. Popularność tej metody zwiększyła się po wydaniu w 1986 roku książki autorstwa Massaki Imai „Kai-zen – The Key to Japanese Competitive Success”. Kaizen to jedno z narzędzi Lean Manufacturing.

Metoda Kaizen rozwinęła się jako system zarządzania w firmach japońskich. Często jest nazywana metodą małych kroków. Wiąże się to z tym, że filozofia Kaizen polega na ciągłym doskonaleniu oraz wykonywaniu małych korków, aby osiągnąć finalny cel i sukces. Według J. K. Likera:

Jądrem Kaizen i uczenia się jest w ostatecznym rachunku postawa i sposób myślenia wszystkich liderów i pracowników – postawa autorefleksji czy nawet samokrytycyzmu oraz palące pragnienie poprawy.

Źródło: J.K. Likier, „Droga Toyoty. 14 zasad zarządzania wiodącej firmy produkcyjnej”, MT Biznes, Warszawa 2005, s. 382

Jedną z ważnych zalet metody Kaizen jest to, że nie wymaga ona dużych nakładów finansowych w wprowadzaniu i stosowaniu. Powolne i stopniowe wprowadzanie zmian pozwala osiągnąć duże efekty. Finalnie przedsiębiorstwo dzięki procesowi ciągłego udoskonalenia widzi korzyści, jakie daje Kaizen. Optymalizowane są koszty, niwelowane straty, nie ma niepotrzebnych przestojów. Zdecydowanie ta metoda małych kroków pozwala osiągnąć przewagę konkurencyjną.

Cykl PDCA

W firmach, które praktykują metodę Kaizen stosuje się cykl PDCA. Jest on wykorzystywany przy wdrażaniu nowych procesów lub strategii. Składa się z 4 etapów – Plan – Do – Check – Act czyli:

Zaplanuj – na tym etapie należy określić cel, ustalić, który proces wymaga poprawy, jak również opracować plan działania.
Rób – wykonaj zaplanowane działania.
Sprawdź – należy ocenić, czy realizowane zadania są odpowiednio wdrażane i przynoszą pożądany efekt.
Działaj – w czwartym etapie cyklu PDCA należy regularnie działać według ustalonych wytycznych.

Filozofia Kaizen

Zgodnie z założeniami filozofii Kaizen wszystko można ulepszyć. Zmiany są konieczne i przynoszą korzyści w postaci lepszej jakości. Nie tylko w firmie, ale również w życiu codziennym. W biznesie nie ma stagnacji. Cały czas następują zmiany. Dlatego też firma musi nieustannie się rozwijać i dążyć do doskonalenia.

Choć proces Kaizen jest z natury naukowy, wartości leżące u jego postaw powodują, że jest zorientowany na człowieka.

Źródło: J. Miller, M. Wróblewski, J. Villafuerte, „Kultura Kaizen. Budowanie i utrzymanie kultury ciągłego doskonalenia”, Wydawnictwo MT Biznes, Warszawa 2014, s. 57

Najłatwiej rozpocząć zmianę od małych kroków. Istotna jest regularność działania. Ciągłe doskonalenie musi objąć nie tylko managerów, ale również szeregowych pracowników. Ważne jest, żeby pracownicy zrozumieli tą koncepcję, a rolą kierownictwa jest zachęcania do zgłaszania przez pracowników pomysłów, które pomogą udoskonalić działania.

Firma, która ma odpowiednio zoptymalizowane procesy biznesowe może skutecznie przeciwstawić się konkurencji. Metody z zakresu Lean Manufacturing pozwalają nie tylko na poprawę efektywności działów produkcyjnych. Mają również wpływ na funkcjonowanie całego przedsiębiorstwa m.in. upraszczają procedury, poprawiają jakość obsługi, redukują niepotrzebne koszty. Czytaj więcej.