Nowoczesne programy kadrowo-płacowe

Jednym z kluczowych aspektów prowadzenia firmy jest organizacja pracy działów kadr i księgowości. Z punktu widzenia przedsiębiorcy nie są to zasoby, które przynoszą bezpośredni zysk. Pamiętajmy jednak, że właściwe prowadzenie księgowości, odpowiednie rozliczenie wynagrodzeń pracowników i prowadzenie ich dokumentacji zgodnie z przepisami, pozwala uniknąć wielu problemów i konsekwencji finansowych. Jak również nieporozumień na linii pracodawca-pracownik.

Świadomość wagi programów kadrowo-płacowych dla funkcjonowania firmy jest w ostatnich latach coraz większa. Przyczyniają się do tego nie tylko liczne zmiany w prawie, ale również chęć automatyzacji i uproszczenia procesów w firmie. Wydawać by się mogło, że przy takim bogactwie ofertowym, który zapewnia nasz rynek, nie powinno być problemu z podjęciem decyzji. W praktyce okazuje się jednak, że nie zawsze wybrany system spełnia nasze oczekiwania. Na co zatem zwrócić uwagę planując zakup nowego lub wymianę dotychczas używanego programu do płac?

Programy kadrowo-płacowe. Zobacz, jakie możliwości oferuje rynek

Przeglądając oferty dostawców oprogramowania płacowo-kadrowego znajdziemy trzy grupy systemów:

1. Systemy pudełkowe. Charakteryzują się ograniczoną funkcjonalnością, prostym interfejsem (czyli układem danych w widocznym oknie) i z reguły bardzo atrakcyjną ceną. Rozwiązania takie są dedykowane z reguły do małych firm, które nie prowadzą bardzo skomplikowanych rozliczeń.
   Takie systemy praktycznie nie wymagają działań wdrożeniowych. Z ich instalacją i konfiguracją poradzi sobie każdy użytkownik komputera.
2. Systemy wdrożeniowe. Wyróżniają się bardzo dużą funkcjonalnością, pewne elementy są bardzo elastyczne i stosunkowo proste w dostosowaniu do wymagań użytkowników. Oferują również współpracę z innymi systemami czy aplikacjami. Ich cena z reguły jest adekwatna do możliwości systemu.
   Zaimplementowanie takiego systemu w firmie może wymagać skorzystania z usług firmy wdrożeniowej; nie jest to jednak warunek konieczny.
3. Systemy dostosowane do indywidualnych wymagań. Tego typu systemy często określa się mianem technologii. Ich możliwości są praktycznie nieograniczone, a system jest dostosowywany do oczekiwań użytkownika w trakcie procesu wdrożenia. Wpływa to oczywiście na cenę uruchomienia takiego programu i jest ona często kilkunastokrotnie wyższa niż ceny pozostałych systemów. Rozwiązania te raczej są dedykowane do bardzo dużych firm, które prowadzą nietypowe rozliczenia. Wymagają dużego wsparcia w automatyzacji procesów i mają za zadanie ograniczyć pracę użytkowników do minimum.

Rozwój firmy a programy kadrowo-płacowe

Planując wybór rozwiązania trzeba zatem wziąć pod uwagę obecne i przewidywane w przyszłości potrzeby firmy w zakresie obsługi kadrowej. Warto pamiętać, że prostsze systemy będą dobrą opcją dla firm, w których nie ma dużej rotacji pracowników, zatrudnionych jest do kilkudziesięciu osób, a na rozliczeniach raczej nie pojawiają się nietuzinkowe elementy. Większe systemy będą najczęściej oferować rozbudowane zaplecze kadrowe, dzięki któremu w prosty sposób można wygenerować niezbędne dokumenty pracownicze. Często udostępniają ponadto portale dla pracowników, które wyręczają kadrową w dostarczaniu pracownikowi informacji i dokumentów np. pasków wypłat, grafiku, dokumentów PIT etc. Dlatego na tym etapie warto wziąć pod uwagę plany rozwoju. Jeśli firma planuje się znacząco rozrosnąć i zatrudnić wielu pracowników, może się okazać, że jeśli teraz wybierzemy prostszy system, za kilka lat będziemy musieli go zmienić.

Wymiana oprogramowania kadrowo-płacowego

Jeżeli jesteśmy właśnie na tym etapie – wymiany dotychczas używanego systemu na nowy – musimy dokładnie przyjrzeć się obecnie wykorzystywanej aplikacji. Niech posłuży nam za pewnego rodzaju wyznacznik, czego chcemy uniknąć, a jakie funkcjonalności chcielibyśmy zachować. Najlepiej skoncentrować się na procesach, które zabierają użytkownikom najwięcej czasu oraz tych, które generują najwięcej błędów. Dobrze dopasowany system ma za zadanie wspierać użytkowników (np. w kwestii dynamicznie zmieniającego się prawa), odciążać ich w pracy, a także dostarczać tak kompleksowych rozwiązań, aby korzystanie z dodatkowych programów było zbędne.

Wymiana oprogramowania stawia przed nami duże wyzwanie jakim jest przeniesienie danych. Import danych kadrowych i płacowych jest nie tylko skomplikowany, ale też zwykle bardzo kosztowny. Jest to niewątpliwie proces trudny, ale dobrze poprowadzony zakończy się sukcesem. Warunkiem powodzenia jest jednak ścisła współpraca pomiędzy nabywcą systemu a firmą wdrożeniową. Na szybkość i koszy wykonania usługi wpływa przede wszystkim jakość i struktura dostarczonych danych. Często różnica w budowie systemów (starego i nabywanego) wymaga dodatkowej pracy i weryfikacji zarówno ze strony nabywcy, jak i firmy wdrożeniowej.

Oczywiście w przypadku mniejszych firm można ten etap pominąć. Wówczas klient wprowadza takie dane manualnie i bierze pełną odpowiedzialność za ewentualne błędy. W przypadku większych firm, „ręczne” wprowadzanie danych nie jest zalecane z racji czasochłonności tego procesu. Zdarza się mimo to, że firmy posiadające zaplecze osobowe, decydują się na wpisanie danych obejmujących kilkaset osób. Nowoczesne programy kadrowo-płacowe można w pełni dopasować do modelu potrzeb firmy.

Programy kadrowo-płacowe. Model zakupu

Decyzja o wyborze konkretnego produktu to jedno. Drugą ważną kwestą jest wybór modelu, w którym z tego systemu będziemy korzystać. Obecnie mamy w tej materii spory wybór.

Możemy skorzystać z opcji:

1. Zakupu licencji – on-premise. W tym modelu nabywamy licencję na własność, z możliwością odnowienia jej co roku  i przedłużenia prawa do nowych wersji systemu.
2. Opcja wymagająca większej inwestycji na start. Wynajmu licencji – abonament. Istnieją rozwiązania umożliwiające opłatę za dostęp do systemu w trybie miesięcznym, także przy założeniu, ze system jest zainstalowany w infrastrukturze klienta. Niektóre systemy są oferowane w kilku wersjach (od podstawowych do bardzo zaawansowanych). Dzięki wynajmu licencji jest możliwość przetestowania każdej z tych wersji i wybrania najlepszego dla danej firmy.
3. Wynajmu licencji „w chmurze” – abonament. To opcja ciesząca się obecnie największą popularnością. Zakłada abonament miesięczny. Co ważne, pozwala uniknąć wysokich opłat za licencję, ale także nabycie i utrzymanie odpowiedniego zaplecza sprzętowego – co w przypadku rozbudowanych systemów, posiadających duże wymagania techniczne, jest kosztowne.

Wdrożenie programu kadrowo-płacowego

W trakcie negocjacji z dostawcą oprogramowania najczęściej poza wyceną licencji otrzymujemy również wycenę wdrożenia systemu, przeniesienia danych, szkolenia z obsługi programu i koszt wsparcia powdrożeniowego. Każdy z tych elementów jest istotny nie tylko ze względu na aspekt finansowy, ale również na jak najszybsze wprowadzenie systemu w życie firmy. Warto poznać zasady stosowane przez firmę wdrożeniową, którą wybierzemy do obsługi, tak, aby nic nas w procesie wdrożenia nie zaskoczyło.

Wdrożeniem z reguły określa się przystosowanie bazy pod indywidualne wymogi klienta. W przypadku systemu płacowo-kadrowego są to m.in.:

• instalacja programu,
• nadanie odpowiednich praw do systemu,
• utworzenie kont operatorów,
• utworzenie składników, które mają być rozliczane na listach płac,
• dostosowanie raportów i dokumentów do potrzeb firmy.

Kolejnym elementem wpływającym na cenę są szkolenia. I jest to ten element, w który warto inwestować. Im więcej użytkownik systemu przyswoi wiedzy na początku pracy z programem, tym bardziej samodzielny będzie w jego obsłudze. Niektóre firmy proponują kilka rodzajów szkoleń – od wstępnych po zaawansowane z danego programu (o ile są dostępne bardziej zaawansowane opcje dla użytkowników w danym systemie). Inne firmy stosują hybrydowe rozwiązanie, czyli najpierw przeprowadzają szkolenie z podstaw obsługi programu, a dopiero w późniejszych konsultacjach z bieżącymi problemami uczą jak rozwiązać dany problem. Wszystko zależy od oczekiwań i potrzeb klienta.

Sam proces wdrożenia często poprzedzony jest analizą wdrożeniową. Jest to usługa polegająca na obserwacji obecnie istniejących procesów, a jej celem jest zebranie dokładnych oczekiwań użytkownika. Warto uwzględnić ten etap w procesie przygotowania firmy do implementacji nowego systemu, aby zniwelować ryzyko zbyt długiego i kosztownego wdrożenia. Programy kadrowo-płacowe odpowiednio wdrożone ułatwią m.in. kompleksową obsługę umów, import danych, rejestr czasu pracy.

Wsparcie w trakcie bieżącej pracy

Planując nabycie systemu do kadr i płac zastanówmy się także nad ewentualnymi kosztami, jakie przyniesie bieżąca obsługa programu. Na etapie wyboru oferty warto poznać zasady udzielania takiego wsparcia, stawkę godzinową, interwały rozliczeń oraz zakres prac, jakie możemy w programie wykonać samodzielnie.
Naturalne jest, że początki korzystania z nowego systemu sprawiają często dużo trudności, więc usługi wsparcia są wykorzystywane dosyć często. Wraz z przyzwyczajeniem się do nowego programu użytkownicy stają się bardziej samodzielni.

Na rynku funkcjonują jednak takie rozwiązania, które zakładają korzystanie z usług opiekuna klienta na stałe. Przenosi się to znacznie koszty użytkowania systemu. Dlatego już na etapie zbierania ofert powinniśmy porównać nie tylko ceny wsparcia, ale również zakres działań, jakie może użytkownik może wykonać we własnym zakresie. Należą do nich m.in.:

• tworzenie nowych użytkowników
• aktualizacja systemu (Warto sprawdzić, czy modyfikacje wynikające z zmian prawnych nie wymagają dodatkowych opłat)
• przekonwertowanie bazy do nowej wersji systemu
• wykonanie kopii zapasowej bazy i jej odtworzenie
• utworzenie nowej bazy (istotne przede wszystkim dla biur rachunkowych)
• edycja wydruków i raportów
• tworzenie nowych elementów płac
• zmiana haseł dostępowych
• dostęp na prawach administratora
• korzystanie z bazy przeznaczonej do testów systemu

Oczywiście nie chodzi o to, by użytkownik był przymuszony do wykonywania tych zadań bez wsparcia. Rzecz w tym, aby miał wybór i w przypadku posiadania odpowiedniego zaplecza informatycznego, nie musiał korzystać z usług firmy zewnętrznej. Jest to o tyle istotne, że w przypadku licznych zmian prawnych wzrasta częstotliwość wprowadzania nowych wersji systemu.

Programy kadrowo-płacowe. Jak wybrać partnera wdrożeniowego?

Wszystkie opisane wyżej aspekty łączy postać partnera wdrożeniowego, który oferuje i wdraża wybrany przez nas system. Jest oczywiste, że współpraca z taką firmą nie ogranicza się do samego zakupu oprogramowania. Jest to początek relacji biznesowej, która ma dać użytkownikowi komfort i bezpieczeństwo pracy.

Wybierając dostawcę usług wdrożeniowych najczęściej zwracamy uwagę na cenę świadczonych usług. Ale cena to nie wszystko. Ważne jest doświadczenie firmy i poziom obsługi jaki gwarantuje. W jaki sposób rozlicza świadczone usługi, jakie formy umów stosuje, jaki oferuje czas reakcji na zgłoszenia serwisowe. Dobry opiekun klienta będzie nie tylko dbać o poprawne działanie systemu. Będzie również wsparciem dla użytkowników informując o wprowadzonych zmianach w systemie, przesyłając przydatne informacje, podpowiadając sposoby na jeszcze lepsze wykorzystanie systemu.

W czasach częstych zmian prawnych warto inwestować nie tylko w rozwój pracowników, ale również wysokiej jakości programy kadrowo-płacowe, które ułatwią pracownikom wdrażanie tych zmian w życie. Wybór dobrego programu do płac i kadr wymagać pewnego nakładu pracy. Wsparty jednak doborem profesjonalnego partnera wdrożenia zapewni nam rozwiązanie, który będzie nam towarzyszyć przez długie lata skutecznie usprawniając codzienną pracę.

Aura Technologies od ponad 25 lat dostarcza nowoczesne oprogramowanie dla firm. Jesteśmy Certyfikowanym Partnerem enova365. To doskonałe narzędzie do pełnego zarządzania firmą. Moduł kadrowo-płacowy jest perfekcyjnie dopracowany. Producent gwarantuje, że enova365 jest zawsze zgodna z aktualnymi przepisami. Wybierając system ERP enova365 otrzymujesz szereg korzyści dla Twojej firmy. W przypadku modułu kadrowo-płacowego:

• zautomatyzowane zarządzanie zasobami ludzkimi
• elastyczne rozwiązanie, które można dopasować do charakteru działalności firmy
• ujednolicenie procedur
• zwiększenie efektywności pracy działy kadr i HR
• doskonałe narzędzie, które sprawdzi się również w małych firmach

Zapraszamy do kontaktu z Autoryzowanym Partnerem enova365. Podczas bezpłatnej konsultacji z naszym doradcą przedstawimy i omówimy możliwości enova365 dla Twojej firmy.

Doradca enova365

Emilia:

• 668 001 058
• enova@auratech.pl

Zobacz, jak wdrożyć system ERP, żeby spełnił funkcję w Twojej firmie.