Praca zdalna. Kluczowe aspekty, które warto wiedzieć.

 

Od 7 kwietnia 2023 roku weszły w życie regulacje dotyczące pracy zdalnej. Dotychczas Kodeks pracy w zakresie umów o pracę nie określał dokładnych warunków, praw i obowiązków w tym zakresie. Przez pracę zdalną rozumie się więc pracę wykonywaną całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

  Wprowadzenie regulacji dotyczących pracy zdalnej jest istotnym krokiem w dostosowaniu prawa pracy do zmieniających się warunków społeczno-gospodarczych oraz technologicznych. Umożliwia pracownikom większą elastyczność i równowagę między życiem zawodowym a prywatnym, jednocześnie zachowując efektywność pracy.  

Jakie są kluczowe aspekty porozumienia między pracownikiem a pracodawcą w przypadku pracy zdalnej?

  W pierwszej kolejności strony umowy o pracę, a zatem pracodawca i pracownik muszą uzgodnić warunki pracy zdalnej – przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia. Kodeks pracy przewiduje także, iż w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej, praca zdalna może być wykonywana na polecenie pracodawcy lub na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Aby jednak praca zdalna była na polecenie pracodawcy, pracownik musi złożyć bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.  

Przepisy dotyczące pracy zdalnej w kontekście opieki rodzinnej

  Uregulowania przewidują obowiązek pracodawcy przyjęcia wniosku pracownika o pracę zdalną, jeśli pracownik znajduje się w określonych sytuacjach związanych z opieką nad dziećmi, osobami niepełnosprawnymi lub innymi członkami rodziny. Mogą skorzystać pracownicy spełniający określone kryteria, takie jak:  

• Pracownicy w ciąży
• Pracownicy wychowujący dzieci do 4. roku życia
• Pracownicy sprawujący opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającym orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.

  Pracodawca ma wówczas obowiązek rozpatrzenia wniosku pracownika o pracę zdalną i w przypadku spełnienia warunków, jest zobowiązany do jej przyjęcia. Istnieją jednak sytuacje, w których pracodawca może odmówić pracy zdalnej z powodów związanych z organizacją pracy lub rodzajem wykonywanej pracy przez pracownika. O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.  

Porozumienie w sprawie pracy zdalnej. Co należy uregulować?

  Zasady wykonywania pracy zdalnej określa się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a w przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa – w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami. W dokumencie tym określa się w szczególności:  

1. grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną;
2. zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych z pracą zdalną;
3. zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego;
4. zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
5. zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
6. zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
7. zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;
8. zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

 

Jakie ma obowiązki pracodawca w związku z organizacją pracy zdalnej?

  Pracodawca jest zobowiązany:  

1.  zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;
2. zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
3. pokryć inne koszty niż koszty określone w pkt 2 bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu, regulaminie czy poleceniach pracodawcy;
4. zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy.

  Dopuszczalne jest, aby ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę, wtedy jednak pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą.   Strony mogą też ustalić wypłatę ryczałtu w zamian za zwrot kosztów czy ekwiwalentu za wykorzystanie narzędzi, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.   Przepisy kodeksu pracy przewidują, iż zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika i wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 2647, z późn. zm.). Tym samym świadczenia takie jest u pracownika zwolnione z podatku dochodowego.  

Jakie uprawnienia ma pracodawca w związku z organizacją pracy zdalnej?

  W trakcie wykonywania pracy zdalnej, pracodawca ma prawo przeprowadzać kontrolę wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, kontrolę w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub kontrolę przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych. Kontrolę przeprowadza się w porozumieniu z pracownikiem w miejscu wykonywania pracy zdalnej w godzinach pracy pracownika.    Pracodawca jest również zobowiązany do realizacji zadań z zakresu BHP.  Przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej pracownik potwierdza w oświadczeniu składanym w postaci papierowej lub elektronicznej zapoznanie się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego oraz informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej oraz zobowiązuje się do ich przestrzegania.  

Wykonywanie pracy zdalnej za granicą. Co należy wiedzieć?

  Pracownicy coraz częściej rozważają możliwość wykonywania pracy zdalnej poza obszarem Polski. Wykonywanie pracy zdalnej poza granicami kraju wymaga uzgodnienia z pracodawcą. Dodatkowo pracownik powinien brać pod uwagę kwestie podatkowe i ubezpieczeniowe. W pierwszej kolejności podkreślenia wymaga, iż zamieszkanie poza Polską może powodować zmianą rezydencji podatkowej. Kwestia ta jest jednak dość skomplikowane, gdyż na gruncie polskich przepisów osoby fizyczne, jeżeli mają miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, podlegają obowiązkowi podatkowemu od całości swoich dochodów (przychodów) bez względu na miejsce położenia źródeł przychodów (nieograniczony obowiązek podatkowy). Jednocześnie polskie przepisy określają, iż za osobę mającą miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej uważa się osobę fizyczną, która:  

1. posiada na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej centrum interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodek interesów życiowych) lub
2. przebywa na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej dłużej niż 183 dni w roku podatkowym.

  Jednak w przypadku, gdy mieszkamy za granicą konieczne jest zweryfikowanie, jakie przepisy w zakresie miejsca zamieszkania i rezydencji podatkowej obowiązują w danym kraju. Kolejnym krokiem jest ustalenie, w którym miejscu zamieszkania faktycznie będziemy mieć rezydencję podatkową. Jest to sprawa indywidualna zależna od sytuacji danego podatnika, ale też kraju, który zostanie wybrany na nowe miejsce zamieszkania.   Poza kwestiami podatkowymi, pojawia się tematyka składek na ZUS. Zgodnie z rozporządzeniem unijnym 883/2004, osoba, która wykonuje działalność jako pracownik najemny w państwie członkowskim w imieniu pracodawcy, który normalnie prowadzi tam swą działalność, a która jest delegowana przez tego pracodawcę do innego państwa członkowskiego do wykonywania pracy w imieniu tego pracodawcy, nadal podlega ustawodawstwu pierwszego państwa członkowskiego, pod warunkiem że przewidywany czas takiej pracy nie przekracza 24 miesięcy i że osoba ta nie jest wysłana, by zastąpić inną delegowaną osobę.   Skomplikowania sytuacji może dodać wykonywanie pracy w kilku krajach w trakcie roku. Przykładowo, zgodnie z rozporządzeniem, osoba, która normalnie wykonuje pracę najemną w dwóch lub więcej państwach członkowskich, podlega ustawodawstwu państwa członkowskiego, w którym ma miejsce zamieszkania, jeżeli wykonuje znaczną część pracy w tym państwie członkowskim. W takich przypadkach konieczne będzie najczęściej zawnioskowanie o formularz A1.   W ostatnim czasie organy Unii Europejskiej dostrzegły potrzebę wprowadzenia rozwiązań w zakresie pracy zdalnej. Dnia 29 czerwca 2023 roku, Polska podpisała umowę ramową, i tym samym z dniem 1 lipca 2023 roku weszły w życie jej zapisy.   Umowa ramowa dotyczy pracowników pracujących w różnych państwach członkowskich, jednakże posiadających  pracodawcę w jednym państwie członkowskim. W przypadku osób, które wykonują część pracy w państwie zamieszkania w formie pracy zdalnej w wymiarze co najmniej 25%, ale poniżej 50% całkowitego czasu pracy, zapisy umowy Ramowej mają zastosowanie. Jak informuje Zakład Ubezpieczeń Społecznych na swoich stronach:   Porozumienie nie obejmuje osób:  

• normalnie wykonujących w państwie zamieszkania aktywność inną niż telepraca transgraniczna (np. jednocześnie pracujących tam stacjonarnie), lub
• normalnie wykonujących aktywność w państwie innym niż państwo zamieszkania i państwo siedziby (tj. gdy zaangażowane jest jeszcze inne państwo), lub
• wykonujących działalność na własny rachunek.

  Źródło: Porozumienie ramowe w sprawie stosowania art. 16 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 883/2004 w przypadkach zwyczajowej telepracy transgranicznej oraz telepraca jako delegowanie lub praca w kilku państwach – ZUS   Aktualna lista państw sygnatariuszy:   https://socialsecurity.belgium.be/en/internationally-active/cross-border-telework-eu-eea-and-switzerland   Instrukcja dla osób wykonujących pracę zdalną, które spełniają warunki do objęcia ich zapisami umowy:  

Osoby zainteresowane zatrudnione u polskich pracodawców lub sami polscy pracodawcy, aby skorzystać z zapisów porozumienia, powinny wystąpić do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych z wnioskiem US-36. Wniosek można złożyć za pośrednictwem portalu PUE ZUS lub w formie papierowej. Wniosek będzie rozpatrywany przez Oddział ZUS w Kielcach. Po ustaleniu, że zainteresowany spełnia warunki określone Porozumieniem i otrzymaniu o tym stosownej informacji z Oddziału ZUS w Kielcach, należy wystąpić z wnioskiem o wydanie dokumentu A1, który potwierdza zastosowanie polskiego ustawodawstwa. Wniosek US-34 jest dostępny do wypełnienia za pośrednictwem portalu PUE ZUS. Wniosek będzie obsługiwany przez Oddział ZUS właściwy ze względu na siedzibę pracodawcy.

 

Czym się różni praca zdalna od pracy zdalnej okazjonalnej czy hybrydowej?

  Przepisy Kodeksu pracy przewidują okazjonalną pracę zdalną. Jak wskazują przepisy, praca zdalna może być wykonywana okazjonalnie, na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym.   Praca zdalna okazjonalna jest więc pracą, która jest opcją dla pracowników, wykonujących swoją pracę w trybie stacjonarnym, ale przez 24 dni w roku kalendarzowym mogą złożyć wniosek o pracę zdalną. Inną od pracy zdalnej czy pracy zdalnej okazjonalnej formą jest połączenie pracy stacjonarnej z pracą zdalną. Pracodawca i pracownik mogą ustalić łączenie pracy tradycyjnej z częścią pracy wykonywanej w trybie zdalnym.  

Czy ma znaczenie, gdzie wykonujemy pracę zdalną? Miejsce wykonywania pracy zdalnej.

  Jak wskazuje Kodeks pracy, praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (praca zdalna).   Oznacza to, że pracownik uzgadniając z pracodawcą miejsce pracy musi je określić, a pracodawca zaakceptować. Nie jest możliwym, aby pracownik oświadczył, iż będzie np. wykonywał pracę zdalną w domu w Polsce, a w rzeczywistości będzie na przykład na Wyspach Kanaryjskich.   Jak wynika z komentarza M. Mędrala [w:] Praca zdalna. Komentarz do nowelizacji Kodeksu pracy, Warszawa 2023, art. 67(18):  

„Podobnie jak przy telepracy, w przypadku pracy zdalnej ustawodawca wprowadza negatywne ujęcie miejsca pracy, różnica polega jednak na wyraźnym każdorazowym uzgodnieniu miejsca pracy z pracownikiem. Z definicji pracy zdalnej wynika, iż miejsce pracy zdalnej powinno być w pierwszej kolejności wskazane przez pracownika (a nie pracodawcę), a następnie zaakceptowane przez pracodawcę. Ta kolejność ma miejsce nie bez powodu, albowiem rozwiewa dotychczasowe wątpliwości związane z możliwością narzucenia pracownikowi miejsca pracy zdalnej czy też jego zupełnie swobodnego wyboru przez pracownika (taka swoboda istniała przy negatywnym ujęciu miejsca pracy na gruncie poprzednio obowiązujących przepisów – o czym świadczy określenie „poza miejscem jej stałego wykonywania” – w art. 3 ustawy covidowej 6 ; określenie „poza zakładem pracy” – w przypadku kodeksowej telepracy)”.

  ________________   Nowe regulacje związane z pracą zdalną, uchwalone ustawą z dnia 1 grudnia 2022r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. 2023r., poz. 240) zaczną obowiązywać od 7 kwietnia b.r. Nowelizacja ta ma charakter porządkujący oraz ujednolicający. W miejsce obowiązujących dotychczas przepisów regulujących pracę zdalną w okresie pandemii COVID-19, wprowadzono rozwiązania możliwe do stosowania w każdych okolicznościach, a dodatkowo ustawodawca zdecydował się na uchylenie przepisów o telepracy. Stąd też przyjąć można, że ostatecznie pojawiło się spójne rozwiązanie, które jest odpowiedzią na zmiany związane z wykonywaniem pracy przez pracowników poza siedzibą pracodawcy. Czytaj więcej>>