Czym jest elektroniczny obieg dokumentów? Co warto wiedzieć przed implementacją tego rozwiązania? Jakie są korzyści z przejścia od tradycyjnej na nowoczesną, elektroniczną formę obiegu dokumentów w firmie?
Definicja mówi, że nowoczesny elektroniczny obieg dokumentów to uporządkowany, zaplanowany przepływ formalnych dokumentów. Dotyczy on różnych obszarów firmy np. dokumentów księgowych, kadrowych, logistycznych.
Spis treści:
Dlaczego warto rozważyć wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie?
Wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów generuje szereg korzyści dla przedsiębiorstwa m.in.:
- Pełna kontrola na dokumentacją.
- Usprawniony proces przepływu dokumentów.
- Ulepszona komunikacja pomiędzy działami i pracownikami.
- Ekologia – ograniczenie śladu węglowego i zużycia papieru.
- Bezpieczeństwo – minimalne ryzyko utraty dokumentu.
- Łatwy i szybki dostęp, również zdalny.
- Nowoczesne środowisko pracy.
- Pełna transparentność procesów.
Jak przygotować się do wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów?
Na rynku jest dostępnych dużo rozwiązań, które wspierają proces. Przed rozpoczęciem działań należy wykonać analizę wspólnie z firmą, która będzie wdrażać system. W każdej firmie występują zakłócenia wynikające m.in. z błędów ludzkich, czy niepoprawnej komunikacji. Pojawiają się różne metody, które dążą do optymalizacji procesów. Remedium na współczesne wymagania jest elektroniczny obieg dokumentów. W odróżnieniu od tradycyjnego przepływu dokumentów, zakłada usprawnienie funkcjonowania całego przedsiębiorstwa w oparciu o eliminację niepotrzebnych działań.
Według jednego z najważniejszych przedstawicieli myśli nowoczesnego zarządzania – P. Druckera:
Nie ma bardziej nic nieefektywnego jak robić efektywnie rzeczy, których nie powinno się robić w ogóle.
Narzędzia elektronicznego obiegu dokumentów mają na celu uniknięcie niepotrzebnych działań oraz oszczędność czasu poprzez wyeliminowanie zbędnych czynności. Podstawą sukcesu całego projektu jest stałe zaangażowanie całego zespołu. Zdefiniowanie w prawidłowy sposób obszaru, w którym konieczne są zmiany jest bardzo ważny. Warto w firmie wyznaczyć konkretnych pracowników, którzy będą czuwać nad przebiegiem procesu. Istotne jest także, żeby jak najbardziej uprościć samą drogę przepływu dokumentów. Im mniej kanałów, tym szybszy obieg dokumentów.
Elektroniczny obieg dokumentów – jaki jest koszt wdrożenia?
Każda wycena przygotowana jest indywidualnie, w zależności od wybranego systemu. Ostateczna cena zależy m.in. od stopnia złożoności procesu, liczby użytkowników, czy licencji. Nasi doradcy w trakcie bezpłatnej prezentacji pokażą możliwości SaldeoSMART , enova365 i AMODIT. To trzy doskonałe narzędzia. W przypadku SaldeoSMART obieg dokumentów można uruchomić w okresie miesiąca. Platforma Amodit i enova365 wymaga więcej czasu – minimalny czas wdrożenia to 3 miesiące. System eonva365 służy do kompleksowego zarządzania całą firmą. W Amodit można zautomatyzować dowolny proces np. obieg umów, obsługę poczty (sekretariat), procesy kadrowe (obieg wniosków urlopowych, rozliczenie delegacji, e-teczki), a także dział IT (obsługa licencji, obsługa serwisowa, help-desk itd.).
Autoryzowany Partner SaldeoSMART, enova365 i AMODIT
Aura Technologies Sp. z o.o. jest Autoryzowanym Partnerem SaldeoSMART, enova365 i AMODIT. Zapraszamy do kontaktu z nami w celu umówienia bezpłatnej prezentacji. Nasi doradcy przedstawią i omówią funkcjonalności i możliwości każdego z trzech systemów. W zależności od potrzeb i oczekiwań Klienta, zostanie zaproponowane najbardziej optymalne rozwiązanie. Elektroniczny obieg dokumentów wdrażamy od ponad 10 lat. Nasze usługi i doświadczenie są wysoko oceniane przez naszych Klientów.
Konsultanci SaldeoSMART i AMODIT
- Sebastian: 734 457 101
- Justyna: 668 585 860
- e-mail: saldeosmart@auratech.pl
Konsultant enova365
- Emilia: 668 001 058
- e-mail: enova@auratech.pl
