Opracowując materiały na temat Krajowego Systemu e-Faktur oraz program naszego webinaru przeprowadziliśmy krótką ankietę wśród naszych klientów na temat przygotowania do tego nowego obowiązku. Chcielibyśmy podzielić się z Państwem jej wynikami.
W naszym badaniu wzięli udział zarówno przedsiębiorcy, jak i przedstawiciele biur rachunkowych. To rozróżnienie było dla nas o tyle istotne, że regulacje dotyczące KSeF wpłyną na obie te grupy, ale w różnym zakresie. Z opinii i komentarzy, które można znaleźć w internecie odnosi się wrażenie, że przedsiębiorcy uznają natomiast, iż nowy obowiązek ich nie dotyczy. Ta teza nie do końca znalazła potwierdzenie w naszych badaniach, niemniej może to wynikać z faktu, że większość przedsiębiorców w ogóle tym tematem się jeszcze nie interesuje.
Wyraźnie widać, co nie jest zaskoczeniem, że biura rachunkowe mają większą świadomość nowych regulacji prawnych. W tej grupie połowa ankietowanych potwierdziła, że zna przepisy dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur. Wśród przedsiębiorców natomiast odsetek tych osób był niewielki; przytłaczająca większość, 74% ankietowanych odpowiedziała, że ma jeszcze czas aby poznać nowe przepisy.
Dodajmy, że w obu grupach praktycznie nikt nie korzysta z KSeF-u i nie założył w nim konta. A przypomnijmy, że KSeF funkcjonuje w formie dobrowolnej od stycznia 2022 roku.
Faktury papierowe ciągle w obiegu.
Jak wiadomo obowiązkowy KSeF wyeliminuje z obrotu prawnego faktury w formie papierowej (większość tej dokumentacji będzie musiała mieć formę faktury ustrukturyzowanej). Pomimo że od jakiegoś czasu dopuszczana jest elektroniczna forma faktur, okazuje się, że jej papierowy odpowiednik ma się całkiem dobrze. Aż 40% biur spośród naszych ankietowanych otrzymuje od swoich klientów faktury właśnie w takiej formie. Pozostała grupa biur odbiera dokumenty w obu formach. Tylko jedna osoba na ponad 80 badanych biur przyznała, że pracuje na dokumentach elektronicznych.
Przedstawienie procesu obiegu dokumentów między firmami a biurami rachunkowymi, która od lat zasadzała się na dokumentach papierowych, z pewnością będzie wyzwaniem. Będzie wymagała przedefiniowania usług biur rachunkowych i zasad współpracy.
Tymczasem obecnie prawie połowa z badanych biur rachunkowych nie przemyślała organizacji odbioru faktur kosztowych od swoich klientów. Zaś prawie 30% tych którzy to zrobili, wyobraża sobie, że będzie pobierać faktury kosztowe za klienta, ale księgować je dopiero po uprzednim uzyskaniu od niego akceptacji.
Zbiega się to z opiniami, które uzyskujemy w bezpośrednich rozmowach z naszymi klientami oraz innymi producentami systemów informatycznych. Tym bardziej uważamy za nieodzowne oparcie współpracy między biurem rachunkowym a klientem na odpowiednio przygotowanym narzędziu informatycznym. Na przykład SaldeoSMART.
Więcej na ten temat przeczytacie w materiale: SaldeoSMART jako centrum zarzadzania KSeF.
Koniec z ręcznym wystawianiem faktur.
Pamiętajmy przy tym, że od 1 lipca 2024 praktycznie wszyscy przedsiębiorcy będą musieli generować faktury w systemie informatycznym. Możliwość wystawienia takiego dokumentu posiada sam KSeF, jest on jednak znacząco ograniczony funkcjonalnie (brak słowników, ciągłości numeracji, kartotek, prowadzenia magazynu). Przedsiębiorcy będą więc musieli zaopatrzyć się w system do fakturowania zintegrowany z KSeF. Bardzo prawdopodobne wydaje się, że wielu z nich przerzuci ten obowiązek na swoje biuro rachunkowe. Taka praktyka jest powszechna już w tym momencie; spośród ankietowanych przez nas biur ponad połowa wystawia dokumenty za niektórych swoich klientów. Wiele wskazuje na to, że ich liczba wzrośnie po wprowadzaniu obowiązkowego KSeF-u.
KSeF – uciążliwy obowiązek?
Biorąc pod uwagę skalę wyzwań jaka czeka przedsiębiorców w związku z obowiązkiem korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur nie dziwi fakt, że podchodzą oni zmiany niechętnie. Nastawienie to jest zapewne również efektem doświadczeń ostatnich lat, które przyniosły podatnikom bardzo dużo zmian często wprowadzanych w zbytnim pośpiechu.
Dlatego też prawie 80% spośród ankietowanych widzi w KSeF uciążliwy obowiązek. Biura rachunkowego obawiają się o zaadaptowanie się do nowych przepisów małych firm, które nie wykorzystują na co dzień komputerów i obsługa systemu może okazać się dla nich problemem.
Co ciekawe część ankietowanych dostrzegła we wprowadzaniu tego Krajowego Systemu e-Faktur korzyści w postaci uszczelnienia systemu podatkowego. Prawie tyle samo osób (17%) zauważa natomiast, że nowy obowiązek może pomóc w usprawnieniu obiegu faktur. Musimy przyznać, że nam jako dostawcy rozwiązań IT, jest to podejście szczególnie bliskie. Sądzimy że w sytuacji, kiedy wprowadzenie KSeF-u jest praktycznie przesądzone, należy maksymalnie wykorzystać to narzędzie w celach korzystnych przedsiębiorcom. Mamy nadzieję, że nasze materiały i szkolenia przybliżą naszych klientów do tego celu.
Masz pytania dotyczące KSeF?
Zadzwoń do nas: 668 105 008 lub napisz: handel@auratech.pl
