Zgodnie z ustawą od 1 lipca 2024 roku większość przedsiębiorców będzie zobowiązana wystawiać faktury VAT w Krajowym Systemie e-Faktur. Obowiązek ten jest przesunięty na 1 stycznia 2025 r dla podatników podmiotowo i przedmiotowo zwolnionych z VAT.
Firmom pozostało więc już niewiele czasu na dostosowanie wewnętrznych procedur oraz wykorzystywanych systemów informatycznych.
Przed ogromnym wyzwaniem stoją biura rachunkowe, dla których wprowadzenie KSeF oznacza radykalną zmianę działania. Nie jest powiedziane, że to zmiana na gorsze. Z pewnością kluczowe jest przygotowanie i posiadanie odpowiednich narzędzi informatycznych.

Spis treści:

Przypomnijmy, czym jest KSeF

Krajowy System e-Faktur to platforma do wystawiania faktur w formie elektronicznej – ustrukturyzowanej. Chętni mogą korzystać z KSeF-u (z określonymi przywilejami) od 1 stycznia 2022 r.
Obowiązkowo podatnicy będą musieli wysyłać do KSeF faktury od 1 lipca 2024 r. Wyjątek stanowią tzw. nievatowcy, którzy zostaną objęci tym obowiązkiem od 1 stycznia 2025 r.

Szczegółowe informacje o tym, kogo dotyczy KSeF i jakie transakcje będą z niego wyłączone przeczytasz w artykule naszego eksperta – na stronie: blog.auratech.pl/kto-podlega-obowiazkowi-ksef/.

Jak współpraca z KSeF wygląda w SaldeoSMART

Producent SaldeoSMART rozpoczął przygotowania do integracji SaldeoSMART z KSeF-em praktycznie w chwili pojawienia się projektu ustawy. Dzięki temu SaldeoSMART jest nie tylko przygotowane do współpracy z tą platformą, ale przede wszystkim jest przygotowane dobrze. Sposób obsługi wysyłki i odbioru faktur jest dopracowany a organizacja obiegu dokumentów konsultowana była z biurami rachunkowymi. Dzięki temu z użytkownicy SaldeoSMART mają gwarancję, że zapewni on nie tylko komfortową pracę z KSeF-em, ale uczyni ją przejrzystą i bezpieczną.

Jak zatem wygląda obsługa faktur ustrukturyzowanych w SaldeoSMART?

Aby rozpocząć wymianę plików z KSeF-em należy uprzednio nadać użytkownikom odpowiednie uprawnienia. Jest to szybki i prosty proces.

Krok 1.
W ustawieniach firmy wprowadzamy token uprawniający do łączenia się z KSeF-em. Przypomnijmy, token to unikalny kod zawierający ciąg znaków, generowany na koncie firm w Krajowym Rejestrze e-Faktur.
Jeżeli firma obsługiwana jest przez biura rachunkowe, może – obok tokenu właściwego dla swojej firmy, wprowadzić w także token biuro rachunkowego, które w jego imieniu może komunikować się z KSeF-em.
Konstrukcja SaldeoSMART zakłada, że do systemu wprowadza się token z pełnymi uprawnianiami – do wysyłki i do odbioru faktur.

Krok 2.
Kolejnym etapem jest ustalenie uprawnień konkretnych użytkowników. Na karcie uprawnień wskazujemy, czy dany pracownik ma prawo do łączenia z KSeF-em oraz określamy zakres tych działań: wysyłka, odbiór faktur lub obie czynności.

Wysyłka faktur do KSeF

Fakturę wygenerowaną w SaldeoSMART możemy wysłać do KSeF-u bezpośrednio po wystawieniu dokumentu, równolegle z jej zapisem; W tym momencie warto dodać, że razem z wysyłką faktury do systemu ministerstwa jest ona dostarczana także do odbiorcy drogą mailową. Mamy więc pewność, że nasz kontrahent zostanie skutecznie poinformowany o fakcie wystawienia dla niego faktury.

Co ważne, SaldeoSMART umożliwia także wysyłanie faktury do KSeF (także zbiorczo) wcześniej wystawionych dokumentów; niekoniecznie zaraz po wystawieniu faktury. W tym wariancie wystawione faktury zapisujemy na liście dokumentów. Dzięki temu, zanim prześlemy do systemu ministerstwa, możemy ponownie sprawdzić, czy są poprawne. Jak wiadomo bowiem, w momencie przyjęcia faktury przez KSeF, jest ona uznania za dokument wiążący, który wszedł do obrotu prawnego i nie może już ulec zmianie.

Warto podkreślić, może podczas wysyłania faktur do KSeF SaldeoSMART sprawdza status tych dokumentów. Jeżeli zostały wcześniej dostarczone do systemu ministerialnego, nie będą wysyłane powtórnie; nie ma więc niebezpieczeństwa zdublowania zapisów.

Zgodnie z przyjętymi przepisami, potwierdzeniem wystawienia faktury w KSeF jest moment nadania jej numeru UPO. Numer ten jest zapisywany przy dokumencie wystawionym w SaldeoSMART i widnieje w polu status KSeF. W tym momencie faktura zostaje zablokowana do dalszej edycji.

Odbiór dokumentów z KSeF

Ambicją producenta SaldeSMART jest uczynienie SaldeoSMART centrum dowodzenia KSeF. Funkcjonalność KSeF-u w zdarzeniu z codziennością biur rachunkowych powoduje, że dla zapewnienia bezpiecznego obiegu faktur korzystanie z takiego narzędzia jak SaldeoSMART będzie nieodzowne. Będą one (zapewne) musiały zawiadywać dokumentami kosztowymi wielu swoich klientów. Dodajmy, że przedsiębiorcy różnią się od siebie pod względem znajomości systemów informatycznych, często przerzucając na biuro rachunkowe nawet proces wystawiania faktur sprzedaży w swoim imieniu.

Nie da się przy tym nie zauważyć, że wprowadzenie obowiązkowego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur może przynieść przedsiębiorcom i biurom rachunkowym wiele dobrego. Wyeliminowanie dokumentów papierowych, upowszechnienie elektronicznego archiwum, a przede wszystkim ujednolicenie struktury elektronicznej faktury pomogą w lepszej organizacji pracy.

Jak zatem będzie wyglądać pobieranie faktur do SaldeoSMART?

Zamówiliśmy już wyżej fakt konieczności nadania użytkownikom odpowiednich uprawnień, aby takie dokumenty mogli pobierać.

Pobierając dokumenty z KSeF możemy zdecydować, czy pobieramy paczkę dokumentów kosztowych, czy sprzedażowych. Warto podkreślić, może podczas pobierania dokumentów z KSeF, SaldeoSMART sprawdza status tych dokumentów. Jeżeli zostały wcześniej już pobrane z systemu ministerialnego są one oznaczone szarym kolorem. Tym samym eliminujemy możliwość pobrania dwukrotnie tych samych dokumentów.

System pozwala na pobieranie dokumentów od konkretnego kontrahenta, konkretny numer faktury lub numer nadany przez KSeF. Osoba pobierająca może też zdecydować, do jakiego okresu księgowego chce pobrać dokumenty. System oznacza każdą pobraną fakturę numerem nadanym przez KSeF.

Scenariusze pracy z KSeF

Powiedzieliśmy już, że obowiązkowy KSeF zmieni codzienność biur rachunkowych. Księgując dokumenty kosztowe będą mogły się opierać na fakturach ustrukturyzowanych, czyli dokumentach w formie elektronicznej. Będą mogły mieć dostęp właściwie w momencie wystawienia tych dokumentów, bez konieczności oczekiwania na dostarczenie ich przez klienta w formie papierowej. Teoretycznie można sobie wyobrazić kilka scenariuszy współpracy biura rachunkowego z klientami w momencie upowszechnienia się Krajowego Systemu e-Faktur.

Poniżej prezentujemy różne modele pracy w oparciu o rozwiązanie przyjęte w SaldeoSMART.

Scenariusz 1.
Klient popiera faktury kosztowe z platformy KSeF. Weryfikuje i opisuje dokument. Biuro rachunkowe dokonuje predekretacji i eksportuje faktury do programu finansowo-księgowego.

1. scenariusz pracy na fakturach pobranych z KSeF

Źródło: https://www.saldeosmart.pl/blog/scenariusze-pracy-z-ksef-to-proste-z-saldeosmart/

Scenariusz 2.
Faktury pobierane są przez pracownika biura rachunkowego, a następnie przekazywany do klienta w celu ich akceptacji. Po zweryfikowaniu dokumentów przez klienta, faktura jest eksportowana do programu finansowo-księgowego wykorzystywanego przez biuro rachunkowe.

2. scenariusz pracy z fakturami pobranymi z KSeF

Źródło: https://www.saldeosmart.pl/blog/scenariusze-pracy-z-ksef-to-proste-z-saldeosmart/

Scenariusz 3.
Biuro rachunkowe pobiera faktury kosztowe i po predekretacji od razu księguje. Dokumenty niepoprawne bądź wymagające zmiany wskazywane są przez klienta na późniejszym etapie i sygnalizowane księgowemu.

3. scenariusz pracy z fakturami pobranymi z KSeF

Źródło: https://www.saldeosmart.pl/blog/scenariusze-pracy-z-ksef-to-proste-z-saldeosmart/

Z konsultacji z biurami rachunkowymi wynika, że najpopularniejszym modelem pracy będzie scenariusz 2. Będzie on faktycznie najwygodniejszy dla obu stron – dla biura rachunkowego i jego klientów. Tym bardziej, że otrzymają wsparcie w postaci specjalnej funkcjonalności uruchomionej w SaldeoSMART.

Miniobieg KSeF w SaldeoSMART

Mowa o Miniobiegu Ksef, którego zadaniem jest zorganizowanie procesu akceptacji dokumentów pobranych z platformy ministerstwa. Przedsiębiorcy i księgowi mają do dyspozycji różne sposoby oznaczania dokumentów zależności od tego, jaki styl pracy preferują. Przewidziane są obiegi właściwe dla użytkowników lubiących działać szybko na operacjach grupowych czy też skrupulatnie, przeglądając każdy dokument. Odpowiednie oznaczenia pozwolą określić czy faktura została przejrzana i zaakceptowana do zaksięgowania przez klienta lub też odrzucona.

	status oznaczający ZATWIERDZENIE faktury pobranej z KSeF
	status oznaczający ODRZUCENIE faktury pobranej z KSeF
	faktura nieoznaczona