Podatników prowadzących działalność gospodarczą w Polsce czeka od 1 lipca 2024 roku wielkie wyzwanie – Krajowy System e-Faktur. KSeF będzie dotyczyć każdego przedsiębiorcy w Polsce niezależnie od tego, jakiej skali działalność prowadzi.
W pewnych aspektach pojawią się ułatwienia, niektórzy podatnicy będą wyłączeni z obowiązku wystawiania faktury ustrukturyzowanych, ale generalnie znać ten system powinien każdy.
Spis treści:
Zacznijmy od tego, czym jest Krajowy System e-Faktur i do czego służy
W skrócie – Krajowy System e-Faktur jest systemem teleinformatycznym służącym wystawiania i przechowywania faktur VAT w formacie ustrukturyzowanym (elektronicznym). W szczegółach zaś jego funkcje obejmują:
- nadawanie, zmiany lub odbieranie uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur;
- uwierzytelnienie oraz weryfikację uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, posiadanych przez podmioty, o których mowa w art. 106nb;
- wystawianie faktur ustrukturyzowanych;
- dostęp do faktur ustrukturyzowanych;
- otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych;
- przechowywanie faktur ustrukturyzowanych;
- oznaczanie faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym przydzielonym w Krajowym Systemie e-Faktur;
- przydzielanie identyfikatora zbiorczego dla co najmniej dwóch faktur ustrukturyzowanych wystawianych przez podatnika dla jednego odbiorcy;
- weryfikacje danych z faktur ustrukturyzowanych używanych poza Krajowym Systemem e-Faktur
- analizę i kontrolę prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych.
Kto zatem będzie zobowiązany do korzystania z KSeF?
Generalna zasada mówi, że będą to wszyscy podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej. Od tej zasady będą wyjątki. Szczegółowo pisaliśmy o tym tutaj: https://blog.auratech.pl/kto-podlega-obowiazkowi-ksef/
 | Uwaga! KSeF oznacza wyeliminowanie z obiegu prawnego faktur wystawianych ręcznie lub w systemach niezintegrowanych z tym systemem. Innymi słowy – podatnicy objęci nowym obowiązkiem, którzy nie korzystają z programów komercyjnych do wystawiania faktur mają czas do 1 lipca 2024 na zaimplementowanie takiego systemu. Alternatywą jest korzystanie z funkcji wystawiania faktur w samym KSeF, lecz jest on znacznie ograniczony funkcjonalnie. |
Czym jest faktura ustrukturyzowana?
Jest nią – zgodnie z definicją w ustawie o podatku od towarów i usług – faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie. Fizycznie jest to plik o określonej strukturze logicznej xml, który można wysłać do systemu lub z niego pobrać.
| Ważne! KSeF nie przewiduje możliwości dodawania załączników do faktur ustrukturyzowanych. Faktury takie będą zapewne przekazywane odbiorcy równolegle poza systemem. Należy wówczas pamiętać, o konieczności oznaczenia ich kodem QR, który pozwala na weryfikację takiej wersji zwizualizowanej z tym, co zostało przesłane do KSeF. |
Przykład
Jan Kowalski prowadzący działalność gospodarczą nabywa śruby w sklepie budowlanym dla celów prowadzonej działalności gospodarczej. Pan Jan Kowalski podał sprzedawcy swój NIP i prosi o wystawienie faktury na jego działalność. Sprzedawca wystawia fakturę ustrukturyzowaną i przesyła ją do KSeF. Pan Jan pyta sprzedawcę, czy może otrzymać również wersję papierową takiej faktury, aby nie zapomnieć przekazać jej do księgowości. Sprzedawca generuje wersję papierową faktury wraz z nadanym na niej kodem QR.
Przedsiębiorcy powinni zwrócić także uwagę na kwestie związane z otrzymywaniem faktur. Faktury kosztowe, które dotychczas otrzymywaliśmy mailowo, pocztą czy osobiście teraz będą przekazywane wyłącznie przez KSeF. Dla bezpieczeństwa obu stron należy więc ustalić z naszym dostawcą procedury w tym zakresie, które zostaną wdrożone w obu przedsiębiorstwach.
| Warto również pamiętać o specjalnych zasadach jakimi objęte są transakcje z podmiotem zagranicznym. Szczegółowo pisaliśmy o tym w artykule https://blog.auratech.pl/kto-podlega-obowiazkowi-ksef |
Jak zalogować się do systemu?
Podatnicy będą musieli także nauczyć się obsługi KSeF za pośrednictwem aplikacji lub innych rozwiązań.
Współpraca z KseF jest możliwa poprzez:
- Stronę internetową Ministerstwa Finansów (linki do środowisk opisane były w artykule: Chcesz zobaczyć jak działa KseF?)
- Aplikacje Ministerstwa Finansów – e-Mikrofirma
- Rozwiązania komercyjne (programy do wystawiania faktur lub obsługi księgowej).
Aby zalogować się do KSeF konieczne jest posiadanie odpowiednich uprawnień oraz właściwego narzędzia autoryzującego (np. profil zaufany, podpis kwalifikowany, pieczęć elektroniczna).
Sposób logowania do KSeF oraz rodzaj narzędzia autoryzacji zależy od formy prowadzenia działalności.
- Logowanie się w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej.
- Logowanie się w przypadku spółek i innych podmiotów.
- Pieczęci kwalifikowanej (cyfrowy odpowiednik pieczęci firmowej zawierający dane identyfikujące firmę np. NIP lub Regon) lub
- Poprzez reprezentanta wskazanego na ZAW-FA.
Uwaga! Zawiadomienie ZAW-FA należy dostarczyć do urzędu skarbowego w formie papierowej. Na druku ZAW-FA wskazujemy jedną osobę do logowania w KSeF, która będzie naszym tzw. „reprezentantem”. To ta osoba będzie mogła nadawać kolejne uprawnienia lub generować token dla pracowników.
Przykład
Jeden z właścicieli spółki cywilnej chce rozpocząć korzystanie z KSeF i założyć konto dla tej spółki. Musi posiadać pieczęć kwalifikowaną spółki, aby posłużyć się w tracie pierwszego logowania. Jeżeli nie posiada takiej pieczęci, konieczne będzie złożenie zawiadomienia ZAW-FA, w którym wskazuje się konkretną osobę fizyczną jako uprawnioną do korzystania z KSeF w imieniu spółki (tzw. reprezentant). W takiej sytuacji konieczne będzie, aby po przeprocesowaniu ZAW-FA przez urząd skarbowy, wspólnik posiadał do uwierzytelnienia podpis zaufany lub kwalifikowany podpis elektroniczny. Jeśli drugi wspólnik również będzie chciał mieć dostęp do KSeF, pierwszy musi mu nadać odpowiednie uprawnienie po zalogowaniu się do tego systemu. Nie ma jednak możliwości, aby złożyć dwa ZAW-FA dla dwóch wspólników. Tylko jeden z nich może być tzw. reprezentantem.
Przykład
Spółka z o.o. chce zalogować się do KSeF. Spółka nie posiada pieczęci kwalifikowanej. Czynność zalogowania się do KSeF chce dokonać prezes spółki. W takiej sytuacji reprezentacja spółki zgodnie z Krajowym Rejestrem Sądowym musi złożyć dla niego ZAW-FA. Dopiero wtedy, kiedy druk ten będzie przeprocesowany, prezes zarządu na nim wskazany będzie mógł się zalogować do KSeF spółki. Aby jednak uwierzytelnić się w systemie musi mieć profil zaufany lub kwalifikowany podpis elektroniczny.
Data wystawienia i data sprzedaży
Podatnicy będą musieli zapoznać się także z nowymi zasadami dotyczącymi dat wystawienia i dat otrzymania faktury w KSeF. Jak wynika z uzasadnienia do projektu ustawy wprowadzającej KSeF:
Datą wystawienia e-faktury uznaje się dzień przesłania jej do KSeF. Numer KSeF zawiera w swej strukturze m.in. datę wystawienia. Tę datę zawiera również urzędowe poświadczenie dokumentu elektronicznego KSeF (tzw. UPO), które przyjmuje za datę wystawienia – datę przesłania faktury do KSeF. Gdy fakturze ustrukturyzowanej zostanie nadany numer KSeF, wchodzi ona do obrotu prawnego z datą przesłania – wystawienia do KSeF. Zatem w przypadku wystawiania faktur w KSeF data wpisywana w polu P1 (odpowiadająca dacie wystawienia dokumentu określonej w art. 106e ust. 1 pkt 1) – za wyjątkiem sytuacji awarii, niedostępności systemu lub trybu offline opisanej niżej – nie jest kluczowa. Kluczowa jest data przesłania faktury do KSeF, zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT (zgodnie z art. 106na ust. 1 fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur), który to przepis nie podlega modyfikacji w zakresie, w jakim niniejszym projektem proponuje się wprowadzenie obowiązkowego e-fakturowania. Natomiast za datę otrzymania faktury uznaje się dzień nadania tej fakturze numeru KSeF. Data ta jest widoczna dla odbiorcy e-faktury w systemie.
Dotychczas podatnicy wystawiając fakturę wstawiali datę, w której faktycznie ją wystawiali, ale zdarzało się, iż wstawiali też daty sprzed np. kilku dni. Obowiązkowy KSeF sprawi, że datą wystawienia faktury będzie data jej przesłania do KSeF, zatem wstawianie fikcyjnej daty wystawienia nie będzie możliwe.
| Przypomnijmy jednak, iż na gruncie podatku od towarów i usług w większości przypadków obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towaru czy wykonania usługi Zatem data wystawienia najczęściej nie ma znaczenia z punktu widzenia obowiązku podatkowego. Jeśli jednak obowiązek powstawać będzie z chwilą wystawienia faktury, wówczas data przesłania faktury do KSeF będzie istotna. |
Kiedy trzeba wysłać faktury wystawione w programie do KSeF?
Kolejnym istotnym elementem jest kwestia, kiedy podatnicy mogą przesłać faktury do KSeF. Czy muszą to zrobić od razu po wystawieniu faktury w systemie sprzedażowym, czy obowiązuje ich jakiś termin?
Powiedzmy zatem wyraźne – w przepisach nie funkcjonuje termin na przesłanie faktury do KSeF. Definiują one natomiast czas w jakim podatnik zobligowany jest wystawić fakturę. Skoro zatem przesłanie faktury do KSeF jest równoznaczne z datą jej wystawienia, możemy określić obowiązujące nas ramy czasowe na przesyłanie faktur.
I tak, zgodnie z art. 106i ustawy o podatku od towarów i usług fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Oznacza to, że jeśli wykonamy usługę np. w miesiącu lutym, to najpóźniej do 15 marca faktura winna być przesłana do KSeF. Istnieją jednak sytuacja kiedy ustawa wprowadza inne terminy na wystawienie faktury. Jednym z nich jest przypadek, kiedy przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, wtedy fakturę na otrzymaną płatność wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy.
Przykład
Podatnik otrzymał w lutym zaliczkę na poczet usługi, która będzie wykonana w marcu. W takim przypadku podatnik jest zobowiązany do wystawienia faktury na otrzymaną zaliczkę i jej przesłania do KSeF najpóźniej do 15 marca.
Pojawiają się jednak przypadki, kiedy upływ terminu płatności wskazanego np. w umowie jest terminem na wystawienie faktury. Taka sytuacja ma miejsce na przykład w dostawie energii elektrycznej. Oznacza to, zatem, iż terminem na przesłanie faktury do KSeF będzie data płatności.
Faktury walutowe a KSeF
Kolejną trudnością z jaką będą musieli zmierzyć się przedsiębiorcy korzystając z KSeF jest wystawianie faktur walutowych. Trzeba będzie zwrócić szczególną uwagę na kurs zastosowany podczas jej wystawienia. Może on bowiem zależeć od daty wystawienia faktury, czyli daty wysłania dokumentu do KSeF. Możliwie do wystąpienia warianty prezentujemy w poniższej tabeli:
Tabela 1. Określenie kursu walut.
Moment powstania obowiązku podatkowego | Kurs waluty | Termin na przesłanie faktury, aby kurs był prawidłowy | Przykład |
| Z chwilą dokonania dostawy towaru, wykonania usługi czy otrzymania przedpłaty | Z dnia poprzedzającego powstanie obowiązku podatkowego | Nie ma określonego | Podatnik wykonuje usługę doradczą w dniu 02.08.2024 roku. Faktura będzie wystawiona w walucie obcej. Podatnik używa kursu z dnia 01.08.2024 roku. Kurs niezależnie od daty przesłania faktury do KSeF będzie prawidłowy. |
| Z chwilą wystawienia faktury | Z dnia poprzedzającego wystawienie faktury | W dniu wystawienia lub najpóźniej kolejnego dnia | Podatnik dokonuje dostawy energii elektrycznej w lipcu 2024 roku. 1 sierpnia 2024 roku wystawia fakturę. Faktura zostanie wystawiona w walucie obcej. Podatnik używa kursu z dnia 30 września 2024 roku. Kurs będzie prawidłowy pod warunkiem, że faktura zostanie wysłana 1 lub 2 sierpnia 2023 roku. |
| Przypadek inny: Wystawienie faktury przed powstaniem obowiązku podatkowego | Z dnia poprzedzającego wystawienie faktury | W dniu wystawienia lub najpóźniej kolejnego dnia | Podatnik wystawia fakturę 7 sierpnia 2024 roku na usługę którą wykona we wrześniu. Faktura zostanie wystawiona w walucie obcej. Podatnik używa kursu z dnia 6 sierpnia 2024 roku. Kurs będzie prawidłowy pod warunkiem, że faktura zostanie wysłana 7 lub 8 sierpnia 2023 roku. |
Dwa numery faktur
Krajowy System e-Faktur wprowadza dodatkowy numer funkcjonujący obok stosowanego obecnie. Jeden numer to ten wprowadzany przez podatnika np. FA/1/2023; drugi nadawany jest przez system KSeF po wystawieniu lub wysłaniu do niego takiego dokumentu. Numer identyfikujący fakturę w systemie KSeF będzie użytkowany właśnie do tego, aby powiązać daną fakturę z pozycją przechowywaną w Krajowym Systemie e-Faktur.
JPK-FA znika
Podatnicy od 1 lipca 2024 roku nie będą musieli już przejmować się plikiem JPK-FA. Podkreślmy jednak, iż JPK-FA to plik, który wysyłany był tylko na żądanie organu, a zatem niewielu podatników zdaje sobie sprawę z tego, iż takowy w ogóle istnieje. Nadal podatnicy będą musieli jednak wysyłać plik JPK-VAT służący do rozliczania podatku VAT. W tym zakresie nic się nie zmienia.
KSeF a korygowanie błędów na fakturze
Podatnicy są przyzwyczajeni do tego, że jeśli faktura zawiera błąd sprzedawca wystawia fakturę korygującą lub oni – jako nabywcy – mogą wystawiać noty korygujące (modyfikując fakturę w pewnym zakresie). Od 1 lipca 2024 roku uchylone zostaną przepisy o notach korygujących. Jedyną możliwością zmiany faktury będzie wstawienie do niej faktury korygującej. Będzie to zatem czynność dostępna wyłącznie dla sprzedawcy. W praktyce może to stanowić problem dla przedsiębiorców, którzy nie będą mogli samodzielnie poprawić błędu dotyczącego na przykład adresu ich firmy.
Problemem będą także faktury wystawione na zły podmiot. Dotychczas podatnicy często zmieniali dane nabywcy w drodze wystawienia faktury korygującej. Od 1 lipca 2024 roku konieczne będzie skorygowanie do zera faktury wystawionej na zły podmiot i wystawienie nowego dokumentu z właściwymi danymi.
Faktury korygujące
W momencie wejścia w życie Krajowego Systemu e-Faktur konieczne będzie także rozpoznanie obowiązków w zakresie korygowania faktur. Ta kwestia i bez KSeF-u sprawia podatnikom kłopoty już od wielu lat. Co prawda zasad po wejściu w życie KSeF będzie więcej, ale wydają się bardziej czytelne. Przeanalizowaliśmy je w tabeli poniżej.
Tabela 2. Moment ujęcia faktury korygującej w różnych przypadkach.
| Rodzaj faktury korygującej | Rozpoznanie u sprzedawcy | Rozpoznanie u nabywcy |
| Faktura korygująca in minus ustrukturyzowana | W momencie wystawienia faktury korygującej ustrukturyzowanej | W momencie otrzymania faktury korygującej ustrukturyzowanej |
| Faktura korygująca in minus inna niż ustrukturyzowana | W momencie otrzymania potwierdzenia odbioru faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługi | W momencie otrzymania faktury korygującej |
| Faktura korygująca in minus ustrukturyzowana wystawiona w okresie awarii lub niedostępności systemu lub problemów technicznych po stronie podatnika | W momencie otrzymania potwierdzenia odbioru przez nabywcę usługi czy towaru lub jeśli przesłanie do KSeF nastąpiło wcześniej ( po ustaniu problemów) to w dacie przesłania do KSeF. | W momencie otrzymania faktury korygującej przez nabywcę usługi czy towaru lub jeśli przesłanie do KSeF nastąpiło wcześniej ( po ustaniu problemów) to w dacie otrzymania w KSeF. |
| Faktura korygująca in plus | W rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym zaistniała przyczyna zwiększenia podstawy opodatkowania | W rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym zaistniała przyczyna zwiększenia podstawy opodatkowania |
Czy duplikaty faktur znikną z obiegu?
W momencie wejścia w życie KSeF większość faktur będzie wystawiana za jego pomocą. Tym samym w zakresie faktur ustrukturyzowanych zniknie duplikat tej faktury, ponieważ będzie ona dostępna w systemie w każdym momencie. Sam system KSeF będzie je przechowywał 10 lat. Podatnicy mają jednak możliwość przechowywania ich we własnym zakresie odpowiednio dłużej. W zakresie faktur innych niż ustrukturyzowane instytucja duplikatu nadal pozostanie jak dotychczas.
Awarie, niedostępności, problemy techniczne
Oczywistym wydaje się, iż jak w przypadku każdego systemu, tak i w pracy z KSeF będą pojawiać się problemy techniczne. Ustawa przewiduje aż cztery różne tryby awarii, które opisaliśmy w tabeli. Każdy z tych trybów rządzi się innymi zasadami.
Rodzaj problemu | Wystawianie faktur | Przesłanie faktury do KSeF po ustaniu problemu |
| Awaria ogłoszona w Biuletynie Informacji Publicznej | Wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Udostępnianie ich jeśli konieczne w wersji zwizualizowanej wraz z kodem QR | W ciągu 7 dni roboczych od ustania awarii |
| Awaria ogłoszona w social mediach | Wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Udostępnianie ich jeśli konieczne w wersji zwizualizowanej wraz z kodem QR przez nabywcę towaru lub usługi | Brak obowiązku przesłania do KSeF |
| Niedostępność systemu | Wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Udostępnianie ich jeśli konieczne w wersji zwizualizowanej wraz z kodem QR | W ciągu 1 dnia roboczego od dnia ustania niedostępności |
| Problem techniczny po stronie podatnika | Wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Udostępnianie ich jeśli konieczne w wersji zwizualizowanej wraz z kodem QR | W ciągu 1 dnia roboczego od dnia wystawienia faktury. |
Co istotne, w przypadku kiedy problem techniczny wystąpił po stronie podatnika ma on tylko jeden dzień na przesłanie faktury do KSeF, jeśli została ona wystawiona. Podatnicy głowią się jednak co w sytuacji, kiedy problem po ich stronie będzie trwał dłużej. Niestety ustawa nie przewiduje przedłużenia terminu na przesłanie faktury. To duży problem.
Z jakimi sankcjami należy się liczyć?
Sankcje związane z KSeF zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2025 roku i grożą podatnikowi który (wbrew obowiązkowi):
- nie wystawił faktury ustrukturyzowanej przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur,
- w okresie trwania awarii Krajowego Systemu e-Faktur albo niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur, albo w przypadku gdy podatnik nie ma możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z innego powodu niż awaria Krajowego Systemu e-Faktur wystawił fakturę niezgodnie z udostępnionym wzorem,
- nie przesłał w wymaganym terminie do Krajowego Systemu e-Faktur faktury po ustaniu awarii, niedostępności lub problemów technicznych,
Naczelnik urzędu skarbowego nakłada, w drodze decyzji, na podatnika karę pieniężną w wysokości do 100% kwoty podatku wykazanego na tej fakturze wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur. W przypadku faktury bez wykazanego podatku – karę pieniężną w wysokości do 18,7% kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur.
Co przed nami?
Krajowy System e-Faktur oznacza ogromną zmianę w funkcjonowaniu przedsiębiorstw. Choć data wejścia w życie w nowego obowiązku wydaje się być odległa, nie należy odwlekać przygotowań do ostatniej chwili. Warto jak najszybciej przeanalizować istotne z punktu widzenia ustawy aspekty działania firmy i przemyśleć stosowane procedury obejmujące m.in.:
- system do wystawiania faktury i procedurę wysyłania faktur do KSeF
- zasady pobierania faktur kosztowych
- strukturę uprawnień nadanych pracownikom i/lub księgowym z biura rachunkowego
- kwestie związane z kursami walut
- korygowanie faktury w KSeF
- awarie, niedostępności KSeF
- problemy techniczne po stronie podatników
- przechowywanie faktur
Przed podatnikami z pewnością intensywny czas w oczekiwaniu na 1 lipca 2024 roku.
Zgodnie z ustawą od 1 lipca 2024 roku większość przedsiębiorców będzie zobowiązana wystawiać faktury VAT w Krajowym Systemie e-Faktur. Obowiązek ten jest przesunięty na 1 stycznia 2025 r dla podatników podmiotowo i przedmiotowo zwolnionych z VAT. Firmom pozostało więc już niewiele czasu na dostosowanie wewnętrznych procedur oraz wykorzystywanych systemów informatycznych. Przed ogromnym wyzwaniem stoją biura rachunkowe, dla których wprowadzenie KSeF oznacza radykalną zmianę działania. Nie jest powiedziane, że to zmiana na gorsze. Z pewnością kluczowe jest przygotowanie i posiadanie odpowiednich narzędzi informatycznych.
