Krajowy System e-Faktur, w skrócie KSeF jako rozwiązanie dotyczące fakturowania dotyczy zdecydowanej większości podatników w Polsce i nie tylko. Na zasadzie dobrowolności podatnicy mogą z niego korzystać od 1 styczna 2022, obowiązkowo będą musieli (z pewnymi wyjątkami) wystawiać faktury za pomocą tego systemu od 1 lipca 2024 r.
Spis treści:
Kogo dotyczy KSeF?
Zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług podatnicy realizujący sprzedaż będą zobowiązani wystawić faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Ustawa przewiduje kilka wyjątków od tej zasady.
I tak, obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych nie będzie dotyczył:
- podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
- podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;
- podatnika korzystającego z procedur szczególnych to jest:
- procedura nieunijna dotycząca niektórych usług,
- szczególna procedura w zakresie świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób,
- szczególna procedura dotycząca sprzedaży na odległość towarów importowanych (procedura VAT IOSS);
- na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;
- w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s, a zatem zgodnie z projektem rozporządzenia nie dotyczy świadczenia usług:
- przejazdu autostradą płatną, pod warunkiem udokumentowania tych usług fakturami w formie biletu jednorazowego, wystawionymi przez podatników uprawnionych do świadczenia tych usług,
- przewozu osób na dowolną odległość: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, pod warunkiem udokumentowania tych usług fakturami w formie biletu jednorazowego, wystawionymi przez podatników uprawnionych do świadczenia tych usług,
- w zakresie kontroli i nadzoru ruchu lotniczego, za które są pobierane opłaty trasowe, w tym usług objętych stawką podatku w wysokości 0%, pod warunkiem udokumentowania tych usług fakturami wystawianymi za okresy miesięczne przez Centralne Biuro Opłat Trasowych (CRCO) Europejskiej Organizacji do Spraw Bezpieczeństwa Żeglugi Powietrznej (EUROCONTROL) w imieniu Polskiej Agencji Żeglugi Powietrznej.
Przeanalizujmy to zatem na przykładach:
- Przykład 1
Polska spółka ABC (z siedzibą w Polsce) dokonała dostawy towaru na rzecz spółki XYZ z siedzibą w Krakowie. Spółka ABC ma obowiązek wystawienia faktury ustrukturyzowanej dla takiej transakcji od 1 lipca 2024 roku. - Przykład 2
Spółka X z siedzibą w Polsce wykonała usługę malowania na rzecz spółki A z siedzibą w Krakowie. Spółka X ma obowiązek wystawienia faktury ustrukturyzowanej dla takiej transakcji od 1 lipca 2024 roku. - Przykład 3
Francuska firma (niemająca siedziby działalności gospodarczej, ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce) dokonała transakcji opodatkowanej w Polsce i chce wystawić fakturę z VAT polskim dla polskiej spółki ABC. Francuska firma nie ma obowiązku wystawienia faktury ustrukturyzowanej dla takiej transakcji od 1 lipca 2024 roku. - Przykład 4
Francuska firma (niemająca siedziby działalności gospodarczej), która ma stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. To stałe miejsce nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę. Francuska firma nie ma obowiązku wystawienia faktury ustrukturyzowanej dla takiej transakcji od 1 lipca 2024 roku. - Przykład 5
Polska spółka ABC (z siedzibą w Polsce) dokonała dostawy towaru na rzecz Jana Kowalskiego (osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej). Spółka ABC nie ma obowiązku wystawienia faktury ustrukturyzowanej dla takiej transakcji od 1 lipca 2024 roku.
Czy faktury wystawiane podmiotom zagranicznym należy wysyłać do KSeF?
Powiedzieliśmy, że podatnicy z siedzibą działalności gospodarczej w Polsce w większości przypadków będą mieli obowiązek wystawienia faktury ustrukturyzowanej wobec transakcji do podmiotów prowadzących działalność gospodarczą. Oznacza to, iż wystawiać je będą zarówno w transakcjach krajowych, wewnątrzwspólnotowych dostawach towaru, eksportach towaru, niezależnie od tego, czy nabywca ich towarów lub usług jest podmiotem polskim czy zagranicznym.
W takich sytuacjach pojawia się wątpliwość, jak przekazać za pośrednictwem KSeF fakturę podmiotowi zagranicznemu? Na szczęście tu ustawodawca przewidział wyjątkową sytuację, a mianowicie w przypadku gdy:
- miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego lub\
- nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, lub
- nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę – faktura ustrukturyzowana jest udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony.
Tym samym, jeśli nasz nabywca jest podmiotem zagranicznym, możemy mu przekazać fakturę na przykład w postaci wizualizacji PDF. Pojawi się tu jednak dodatkowy obowiązek związany z opatrzeniem faktury kodem QR.
Z uzasadnienia projektu ustawy wprowadzającej KSeF wskazuje się na „nową funkcjonalność KSeF pozwalającą na weryfikację danych z e-faktury, używanej poza Krajowym Systemem e-Faktur. Faktury z KSeF używane poza tym systemem będą opatrywane specjalnym kodem weryfikującym QR, pozwalającym na weryfikację danych z takiej faktury. Wygenerowany kod QR, którym będzie opatrzona e-faktura wystawiona w KSeF, zapewnia zgodność dokumentu pod względem wymaganych danych podatkowych z plikiem zawartym/wysłanym do KSeF. Kodem weryfikującym będą oznaczane również faktury wystawiane w okresie trwania awarii, wystawiane w trybie offline oraz wystawione w KSeF faktury VAT RR i faktury VAT RR KOREKTA”.
Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy?
Wspomnieliśmy już, że od 1 lipca 2024 r. obowiązkowe wystawienie faktur w Krajowym Systemie e-Faktur obejmie większość podatników. Jaka grupa ma więcej czasu na dostosowanie się do KSeF? Otóż w okresie od dnia 1 lipca 2024 r. do dnia 31 grudnia 2024 r. z wystawiania faktur ustrukturyzowanych zwolnieni są podatnicy:
- u których sprzedaż jest zwolniona od podatku VAT (przedmiotowo lub podmiotowo) – na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 lub wykonujący wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3,
- dokonujący czynności dokumentowanych fakturami uproszczonymi w tym paragonami fiskalnymi uznanymi za faktury.
Oczywiście przedłużenie czasu na wdrożenie dotyczy tylko faktur sprzedażowych, więc wszyscy podatnicy muszą się liczyć z możliwością odbioru faktur zakupowych za pośrednictwem KSeF.
Przykłady dotyczące obowiązków wystawiania faktur ustrukturyzowanych.
- Przykład 1
Polski podatnik świadczy usługę budowlaną na nieruchomości położonej we Francji. Podatnik ten ma obowiązek wystawiania faktury ustrukturyzowanej i podczas przekazania nabywcy tej faktury poza KSeF dodatkowo obowiązek oznaczenia jej kodem QR. - Przykład 2
Polski podatnik świadczy usługę opodatkowaną w Polsce dla osoby fizycznej nieprowadzającej działalności gospodarczej z miejsce zamieszkania w Polsce. Nie ma obowiązku, ani prawa do wystawiania faktury ustrukturyzowanej. Wystawia fakturę papierową lub elektroniczną. - Przykład 3
Polski podatnik świadczy usługę restauracyjną w Polsce dla nabywcy francuskiego (osoba prawna). Ma obowiązek wystawiania faktury ustrukturyzowanej. Podczas przekazania poza KSeF ma obowiązek jej oznaczenia kodem QR. - Przykład 4
Polski podatnik świadczy usługę opodatkowaną w Polsce dla innego podatnika VAT z siedzibą w Polsce. Ma obowiązek wystawiania faktury ustrukturyzowanej, przekazania do KSeF. - Przykład 5
Polska firma kupuje usługę od francuskiej firmy, która wystawia fakturę elektroniczną we Francji. Francuska firma nie ma obowiązku przesyłania jej np. do KSeF ani wystawiania jej ustrukturyzowanej.
Przedsiębiorcy często posługują się pojęciem daty wystawienia lub daty sprzedaży, ale niejednokrotnie nie są do końca świadomi, czym się te daty różnią. Z punktu widzenia podatkowego ma to tymczasem kluczowe znaczenie. Zobacz więcej.
