Obieg faktury kosztowej jest najczęściej stosowanym obiegiem dokumentów w przedsiębiorstwie. W przypadku korzystania przez firmę z usług biura rachunkowego optymalnym rozwiązaniem jest włączanie go w cały proces.
Powody wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów są różne; głównie jednak mają za zadanie wyeliminować pracę z papierem i uporządkować proces akceptacji kosztów. Papierowy obieg dokumentów w księgowości rodzi często problem z przetrzymywaniem dokumentów przez niektórych pracowników, co znacznie wydłuża proces akceptacji dokumentów.
Ogromną zaletą elektronicznego obiegu dokumentów i faktur kosztowych jest także dostęp do elektronicznego archiwum; dzięki niemu bowiem klient i biuro mają dostęp do faktur w każdym momencie i mogą je dowolnie przeszukiwać.
Spis treści:
Proces obiegu faktur kosztowych
Każdy elektroniczny obieg dokumentów jest kreowany indywidualnie, zgodnie z wymaganiami klienta, które wynikają ze struktury firmy. Proces obiegu faktur kosztowych ma na celu usprawnienie, oszczędność czasu oraz poprawę efektywności działań.
Poniżej przedstawiono proces, który najczęściej jest wykorzystywany w relacjach firma – biuro rachunkowe.
I etap. Wprowadzenie dokumentu
Dokument zostaje wprowadzony przez sekretariat, recepcję, czy osobę, która wygenerowała koszt. Zwracamy uwagę że, proces ten może się odbyć zarówno po stronie klienta jak i po stronie biura rachunkowego. Dokumenty do obiegu mogą być dostarczane na wiele sposobów:
- Aplikacja mobilna
- Skaner – paczka zeskanowanych faktur
- Z pliku – można dodawać jednocześnie wiele faktur
- Mailem (przez klienta biura)
- Z konta użytkownika firmy (klienta biura)
- Z konta użytkownika biura rachunkowego
- Z KSeF (Krajowego Systemu e-Faktur) – w trakcie opracowywania
W przypadku odczytu faktury przez system OCR, na tym etapie należy także zweryfikować jego poprawność. Skuteczność systemów OCR jest obecnie niezwykle wysoka, nie mniej takiego etapu nie można pominąć.
Wprowadzenie faktury przez klienta biura pozwala już na tym etapie opisać dokument na potrzeby dekretacji wprowadzić – MPK, opis merytoryczny itd. (np. zakup na potrzeby biura, zakup paliwa do samochodu nr rejestracyjny).
Ten aspekt zyska na znaczeniu w momencie, gdy dokumenty będą pobierane z KSeF (Przypomnijmy, obowiązkowe wykorzystanie Krajowego Rejestru e-Faktur ma wejście w życie od 2024 r.). Użytkownik (klient biura) będzie mógł zweryfikować, czy dany dokument jest zasadny i prawidłowo wystawiony, kontrolując dokumenty kosztowe uzyskane od swojego kontrahenta. Biuro natomiast zyska pewność, że do systemu dodane są wyłącznie dokumenty zaakceptowane przez klienta.
II etap. Akceptacja przełożonego
Procedując dokument kosztowy w firmie najczęściej zasadność faktury musi potwierdzić osoba odpowiedzialna za powstanie tego kosztu lub osoby odpowiedzialne za wydatki (Kierownik działu, Dyrektor, Zarząd).
W sytuacji, kiedy dokument nie zostaje zaakceptowany lub pojawiają się wątpliwości, co do zasadności dokumentu, użytkownik może cofnąć dokument do poprzedniego etapu z adnotacją, co jest powodem zwrotu.
Jeżeli – w momencie obowiązywania KSeF – dokumenty kosztowe z niego biuro rachunkowe w imieniu klienta, ten etap będzie służył przedstawieniu takiego dokumentu klientowi, aby zaakceptował przyjęcie faktury.
III etap. Płatność
Po potwierdzeniu zasadności faktury oraz zaakceptowaniu wydatku dokumenty przesyłane są do płatności. Najczęściej z poziomu systemu użytkownicy mogą je zlecać generując przelewy do banku. Po opłaceniu dokumentu, jest on oznaczony jako zapłacony, co jest widoczne dla wszystkich uczestników obiegu. Tym samym klient biura posiada pełną kontrolę nad swoimi zobowiązaniami.
IV etap. Dekretacja
To etap, w którym zwykle włącza się księgowość, biuro rachunkowe. Trafiają tu dokumenty zaakceptowane i w pełni opisane. Księgowość dokonuje wstępnej dekretacji na podstawie opisów, a następnie eksportuje dokumenty do programu finansowo-księgowego. W sytuacji wątpliwości dotyczących dokumentu, księgowość ma możliwość cofnięta dokumentu do poprzedniego etapu, w celu wyjaśnienia niejasności.
V etap. Archiwum
Zdigitalizowanie dokumentów kosztowych pozwala na utworzenie bezpiecznego elektronicznego archiwum. Tworzą je wszystkie faktury, które przeszły cały proces akceptacji. System tworzy teczkę każdego dokumentu (historię akceptacji, komentarze, daty płatności).
Archiwum w połączeniu z rozbudowaną wyszukiwarką pozwala użytkownikom mieć błyskawiczny dostęp do każdego dokumentu, pozwalając go wyszukiwać w dowolny sposób np. po fragmencie nazwy towaru.
Korzyści z wdrożenia Elektronicznego Obiegu Dokumentów
Nawet w najprostszych obiegach stosuje się często warunki przejścia dokumentu (kwotowe, czy akceptacji równoległej). Na każdym etapie można też wprowadzić określone obowiązki dla użytkownika, np. uzupełnienie MPK, czy innych wymaganych parametrów.
Powyżej przedstawiliśmy najprostszy obieg faktury kosztowej stosowany w obsługiwanych przez nas przedsiębiorstwach. Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów, w którym uczestniczy biuro rachunkowe wraz ze swoim klientem daje obu podmiotom wymierne korzyści. Skraca czas dostarczenia dokumentów kosztowych do biura, pozwala uniknąć braków w opisach dokumentów, daje kontrolę nad procedowanymi fakturami, pomaga prowadzić rozrachunki.
Warto podkreślić ekologiczny aspekt takiego rozwiązania; elektroniczny obieg dokumentu pozwala bowiem wyeliminować pracę z papierem, a dokumenty dostarczać bez konieczności osobistego pojawiania się w biurze rachunkowym.
Nowoczesne narzędzia do obsługi faktur – obieg faktury kosztowej
Proces obsługi faktur w SaldeoSMART składa się z 4 prostych etapów. Krok 1 to rejestracja faktury. Fakturę można zeskanować, wysłać mailem, dodać plik z komputera, czy zrobić zdjęcie. Można dodawać faktury pojedynczo lub jako zbiorczy plik. System doskonale sobie poradzi z odczytem większej ilości faktur. Podzieli pliki na pojedyncze faktury.
Kolejny etap to weryfikacja otrzymanych wyników. Dokumenty możesz wyszukać w kilka sekund. Zobacz, jak łatwo odczytać dokumenty.
SaldeoSMART jest zintegrowany z ponad 40 programami księgowymi. Zobacz, jak prosto i szybko można wyeksportować dokumenty do programu księgowego.
Poznaj niezbędne narzędzie dla biur rachunkowych
Jesteś zainteresowany SaldeoSMART? Zapraszamy do kontaktu. Podczas niezobowiązującej prezentacji nasi konsultanci pokażą funkcjonalności SaldeoSMART, które ułatwią Twoją pracę. Zobacz obieg umów w SaldeoSMART.
