W procesie obiegu umów bardzo istotny jest dobór optymalnych narzędzi do procesowania, które będą dopasowane do potrzeb i specyfiki przedsiębiorstwa. Narzędzia mają za zadanie ułatwiać i przyspieszać obsługę procesu.
Tradycyjny, papierowy obieg umów naraża firmę na niepotrzebne, generujące opóźnienia sytuacje jak zagubienie dokumentu, czy wpięcie do przez pracownika umowy do niewłaściwej teczki. W trakcie pracy nad umową często niezbędne jest naniesienie poprawek przez kilka osób. Niestety powoduje to niepotrzebne zamieszanie. Nie wiadomo w rezultacie u kogo zapisana jest najnowsza wersja dokumentu.
Konieczność tworzenia repozytorium dokumentów w papierowej wersji generuje niepotrzebne koszty – miejsca, druku, segregatorów. Potrzebne jest również osobne pomieszczenie na archiwum.
Tradycyjny obieg dokumentów w firmie zazwyczaj rozpoczyna się od rejestracji papierowej wersji dokumentu w sekretariacie, czy kancelarii. Dokument dekretowany jest do poszczególnych działów, a następnie do zarządu. Proces kończy się akceptacją, podpisem i wysyłką. Niestety wiąże się to z wydłużonym czasem obsługi. A jak wiadomo czas to pieniądz. Warto więc rozważyć nowoczesne rozwiązania dostępne na rynku, które skrócą ten proces, zautomatyzują i pozwolą uzyskać oszczędności.
Spis treści:
Obieg umów w systemie AMODIT
W systemie AMODIT stworzysz dowolny proces przygotowania, akceptacji i podpisania umowy – adekwatnie do potrzeb Twojej firmy. W procesie przygotowania umowy kluczowa wspólna praca na dokumencie. AMODIT nie tylko umożliwia edycję umowy ramach jednej organizacji, ale powala na włączenie w ten proces podmiotów zewnętrznych (kancelaria prawna, kontrahent). Co ważne system pozwala na wersjonowanie umów, dzięki czemu mamy kontrolę nad wprowadzanymi zmianami. W systemie AMODIT można również kontrolować czas pracy na dokumentem np. wyznaczając określony czas na podpisanie umowy.
Pamiętaj, że masz możliwość bezpłatnego przetestowania wersji testowej obiegu dokumentów AMODIT.
E-podpis umów w AMODIT Trust Center
AMODIT Trust Center umożliwia znaczne skrócenie procesu zawarcia umowy. To wygodne narzędzie pozwala zawrzeć umowę bez niepotrzebnych działań tzn. drukowania, przesyłania nawzajem papierowych wersji dokumentu, ręcznego parafowania wszystkich stron i odsyłania podpisanej kopii. Dzięki e-podpisowi AMODIT również pewność, że podpis złożyła odpowiednia osoba.
SaldeoSMART – sprytny obieg umów i dokumentów
SaldeoSMART umożliwia pełną kontrolę nad elektronicznym obiegiem dokumentów, w tym umów. W zależności od potrzeb można zaprojektować ścieżkę faktur, umów i innych dokumentów. Umowy procedowane w SaldeoSMART można łączyć z innymi dokumentami np. fakturami, pro formami, pismami. Wszystkie dostępne są w archiwum z możliwością ich przeszukiwania. Korzystając z SaldeoSMART masz możliwość wglądu do historii procesowania dokumentu.
SaldeoSMART jest to aplikacja, która w elastyczny sposób umożliwia proces pracy z dokumentem dla wielu użytkowników. Dostęp do dokumentów możesz mieć z dowolnego miejsca, w dowolnym czasie, wystarczy tylko, że jesteś podłączony do internetu. Masz również możliwość kontroli nad przepływem dokumentów i ustalić na jakim etapie obecnie znajduje się dany dokument. System pozwala kontrolować wydajność pracy na dokumentach i poszczególnych etapach procesu.
Kiedy jest konieczna automatyzacja obiegu dokumentów w firmie?
W przypadku większy firm, które często posiadają oddziały zlokalizowane na terenie całego kraju, wydaje się niezbędnym konieczność automatyzacji procesu. Digitalizacja przedsiębiorstw będzie przyspieszać. Warto już teraz rozważyć przejście z tradycyjnego obiegu na elektroniczny. W 2018 Ray Morgan Company przeprowadziła badania w USA, które pokazały, że średnio aż 8% dokumentów procesowych ginie w firmie. Firma doradcza PwC wykazała, że przedsiębiorstwa gubią średnio w ciągu roku 7,5% dokumentów papierowych. Generuje to niepotrzebne koszty. Jak również powoduje straty wizerunkowe oraz utratę zaufania kontrahentów.
W firmie, która dotychczas stosowała tradycyjny obieg dokumentów, wdrożenie nowego narzędzia może spotkać się z niechęcią pracowników. Już od początków wdrożenia należy pamiętać, żeby informować pracowników o poszczególnych etapach. Dlatego tak istotne jest wybranie doświadczonej firmy wdrożeniowej, która będzie prowadzić projekt. Ważne jest przeprowadzenie analizy przedwdrożeniowej przedsiębiorstwa. To pozwoli na ocenę i dobre przygotowanie się do procesu wdrożenia.
Wdrożenie elektronicznego obiegu umów
Chcesz porozmawiać o możliwościach wdrożenia SaldeoSMART czy AMODIT w Twojej firmie? Zapraszamy do umówienia bezpłatnej konsultacji z naszymi doradcami. Jako Certyfikowany Partner SaldeoSMART i AMODIT posiadamy doświadczenie i wiedzę, która umożliwia nam dobór najbardziej optymalnego rozwiązania do Twoich potrzeb. Zobacz elektroniczny obieg dokumentów w firmie.
Konsultanci SaldeoSMART i AMODIT
Sebastian: 734 457 101
Justyna: 668 585 860
e-mail: saldeosmart@auratech.pl, amodit@auratech.pl
