Jak działa SaldeoSMART w praktyce

Prowadzenie firmy to nie tylko dodatnie wyniki czy sukcesy, jak się zwyczajowo uważa. To dziesiątki ważnych, często ryzykowanych decyzji dziennie, których skutki nie zawsze są pozytywne, pomimo takich intencji czy nawet przewidywań.

Nieustannie zmieniające się przepisy, do których cały sektor przedsiębiorstw musi się dostosować, czy brak rąk do pracy na rynku, to kluczowa, ale nie jedyna baza trudności z jakimi zmaga się statystyczny przedsiębiorca. Zobacz, jak działa SaldeoSMART i co zmieni w Twojej firmie.

Wyzwania w prowadzeniu firmy

Kiedy przyjrzymy się naszym organizacjom bliżej, okazuje się, że najwięcej czasu zajmują nam sprawy administracyjne, biurokratyczne czyli czynności powtarzalne, które z jednej strony bardzo niewiele lub wręcz nic nie wnoszą do core’u naszego, ale z drugiej strony ich zaniedbanie może doprowadzić do bardzo poważnych problemów, nie tylko sankcji karno-skarbowych, ale też utraty przez firmę zaufania klientów, kontrahentów czy nawet pracowników.

Jako AURA Technologies jesteśmy zapewne typową firmą, która zmaga się z wyzwaniami dnia codziennego, ale z drugiej strony, z uwagi na to, że wdrażamy rozwiązania, które mają wspomóc prowadzenie i zarządzanie firmą w codziennej pracy, widzimy i słyszymy o trudnościach tych firm i widzimy wyraźnie sposób, w jaki możemy im pomóc.

Na oczekiwania Klientów możemy patrzeć przez pryzmat własnych doświadczeń we wdrażaniu rozwiązań u siebie.
Grażyna Sroczyńska – prezes AURA Technologies Sp. z o.o.

Prowadzenie firmy to oczywiście sztuka obierania kursu. Dobrze obrany kurs i świadomie wyznaczone cele dadzą firmie „wiatr w żagle”, ale jego utrzymanie zależy od optymalizacji czynności i poprawy wydajności pracy. Każdy przedsiębiorca powinien nieustannie o to zabiegać. Poprawę efektywności gwarantują w obecnych czasach odpowiednio dobrane narzędzia informatyczne, w tym rozwiązania dedykowane. My, AURA Technologies nie jesteśmy teoretykami lecz praktykami, sami wiemy, jak to jest wdrażać nowe rozwiązania dla siebie, czy szukać balansu pomiędzy wydatkami a zasadnością wdrażania danego rozwiązania.

Co musi się stać, abyśmy podjęli decyzję o zmianach?

Często przyzwyczajamy się do niewygody i zwyczajnie godzimy się na nią. Dopiero jakaś skrajna sytuacja otwiera oczy, (np. odejście klientów do konkurencji czy kryzys koronawirusa, z jakim mamy teraz do czynienia). Wtedy jednak może być już za późno na odwrót. Zarządzanie firmą to zdecydowanie sztuka obserwacji i przewidywania zmian na rynku. Są to jednak sprawy bardzo indywidualne; ale w tym miejscu chcielibyśmy podzielić się naszymi doświadczeniami.

Jak wyglądał obieg dokumentów kosztowych w AuraTech przed wprowadzeniem SaldeoSMART

Rosnąca góra faktur kosztowych, które przed ich wysłaniem do księgowości (zewnętrznego biura rachunkowego) wymagają dokładnej weryfikacji z naszej strony. Niezbędne zrobienie kopii faktury przed wysłaniem do biura, aby można było w razie potrzeby wrócić do treści oryginalnej faktury w sytuacji np. jakiejś pomyłki czy wyjaśnienia wątpliwości. Rejestr faktur prowadzony był w Excelu, co oznaczało mnóstwo ręcznej, niekreatywnej pracy, narażonej na błędy, które nic nie wnosiły rozwojowo dla firmy. Były tylko czynnościami, które należało wykonać, aby dopełnić obowiązków formalnych i ustawowych. Raz już wpisane dane, należało wprowadzić do systemu bankowego w celu autoryzacji płatności, a następnie oznaczyć fakturę jako zapłaconą na liście dokumentów w Excelu. W końcu po raz trzeci dane z faktur przepisywano w księgowości, wprowadzając je do systemu finansowo-księgowego.

Taki obieg dokumentów zakładał, że faktury kosztowe, musieliśmy zbierać cały miesiąc, aby z początkiem kolejnego wysłać je w komplecie do biura za pośrednictwem kuriera. Dopiero wtedy księgowa mogła przystąpić do przepisywania danych, aby dokonać księgowań i naliczyć podatki, które, jak wiemy, w odpowiednich, nieprzekraczalnych terminach należy opłacić. W efekcie zarząd miał wiedzę o ostatecznej wysokości zobowiązań podatkowych najwcześniej dzień przed datą zobowiązania.

Co zrobiliśmy? Zobacz, jak działa SaldeoSMART

Jak działa SaldeoSMART w naszej firmie? Wdrożyliśmy w dwa dni znakomite w swej prostocie rozwiązanie – SaldeoSMART, w którym prowadzimy bazę faktur kosztowych. System samodzielnie zaczytuje dane z faktur niezbędne do ich automatycznego zaksięgowania w systemie finansowo-księgowym czy zapłaty w systemie bankowym. Tym samym wiele czynności wykonywanych dotychczas ręcznie (kilka razy, przez kilka osób) SaldeoSMART robi jeden raz, a dostęp do jednej bazy danych daje wszystkim uprawnionym osobom. System robi to poza tym szybciej i popełnia mniej błędów.

Czy SaldeoSMART zastąpi pracownika?

Absolutnie nie. Ludzie zawsze są potrzebni, ale do „wyższych” celów niż przepisywanie danych. Podczas użytkowania SaldeoSMART naszą rolą jest jedynie dostarczenie systemowi faktur, co można robić kilkoma drogami (wybierając metody najbardziej wygodne dla nas), no i oczywiście zlecamy systemowi czynności jakie ma dla nas wykonać.

Jakie są najważniejsze korzyści z wdrożenia SaldeoSMART?

Zacznijmy od tego, że system eliminuje pracę ręczną przy przepisywaniu danych z faktur. Czasy ręcznego wpisywania faktur do systemów finansowo-księgowego skończyły się bezpowrotnie, tak jak praca telefonistki. Praca systemu, który za nas zaczyta te dane, nie tylko jest szybsza, ale też mniej narażona na błędy i co ważne bardzo ekonomiczna. Uwolnionym od żmudnej pracy pracownikom można zlecić ważniejsze zadania, wymagające kreatywności. Ludzie, są powołani do wyższych celów niż przepisywanie danych – pamiętajmy o tym!

Co więcej – faktury do SaldeoSMART można dodawać cały czas (całą dobę) kilkoma sposobami, w zależności od tego co jest dla nas w danym momencie wygodniejsze:

• mogę wysłać fakturę do systemu mailem
• mogę ja zaczytać z pliku
• mogę ją dodać w procesie skanowania

Jak działa SaldeoSMART online? System pracuje przez przeglądarkę, więc mam dostęp do SaldeoSMART z każdego miejsca na świecie, 24h/dobę. System pracuje dla nas bez przerwy, cały czas zapewniając dostęp do widoków wszystkich faktur jakie mamy tam dodane. Istnieje możliwość zakupu wersji stacjonarnej, ale cieszy się ona dużo mniejszym zainteresowaniem, ponieważ wymaga obsługi informatycznej w firmie. Wersja przeglądarkowa, po dobrym wdrożeniu jest praktycznie technicznie bezobsługowa.

Dobra integracja z systemem finansowo – księgowym powoduje, że nasze faktury pojawiają się w programie księgowym już zadekretowane zgodnie ze wzorem księgowania. Księgowa w ramach kontroli jakości tylko sprawdza czy jej przyporządkowanie jest prawidłowe i podejmuje decyzję o zaksięgowaniu. Pamiętajmy – księgowa nie wprowadza ręcznie danych. Jeśli lubisz pracować na telefonie, albo z jakich powodów musisz, to można pobrać wersję SaldeoSMART dla Androida czy IOSa i pracować nawet na telefonie czy tablecie.

Kiedy chcesz zlecić płatności wskazujesz jedynie, które faktury chcesz zapłacić, generujesz plik i zaczytujesz go w systemie bankowym. Znów, zero przepisywania danych! Dodajmy jeszcze, że w SaldeoSMART można prowadzić rozliczenia zaliczek, jeśli nasi pracownicy w ramach obowiązków służbowych z takich zaliczek korzystają. Mamy wtedy pełną kontrolę tych zaliczek.

Co jeszcze zyskasz po wdrożeniu odczytu SaldoSMART?

Przede wszystkim czas. To jest niewiarygodne jak „betonowe czynności” nam go kradną. Poza tym transparentność. Dostęp zarządu i księgowości do tych samych dokumentów w tym samym czasie są kluczowe. Dzięki temu w każdym momencie mamy dostęp do obrazu danych firmy. Niczego się tu nie da ukryć czy pominąć. Szybciej i skuteczniej udaje się wyłapać wszelkie niejasności. Nie musimy też czekać na wyniki do 20-go dnia kolejnego miesiąca, kiedy księgowi ręcznie wszystko zaksięgują. Dane widzimy na bieżąco. Księgowa widzi też na bieżąco dodawane faktury i może podejmować decyzję o dalszych działaniach, kiedy tylko uzna to za zasadne.

Bardzo funkcjonalny jest dostęp do archiwum, do wyszukiwania dokumentów. Tak naprawdę potrzebujemy tego bardzo często. Znalezienie faktury – jeśli wiesz czego szukasz – to zaledwie parę sekund. Dzięki SaldeoSMART zyskasz możliwość unowocześniania swojego modelu pracy, i każdy może to zrobić. Przykładowo, jeśli jesteś biurem rachunkowym, dane z faktur zakupowych biuro może wprowadzać dopiero wtedy, kiedy dostanie je od klienta. Ale to strata czasu dla obu stron. Tymczasem to klient sam może wprowadzać swoje dokumenty do SaldeoSMART na bieżąco i zatwierdzać je kiedy są zasadne, dając tym samym sygnał do dalszej obróbki księgowej.

Następnie księgowość wykona swoją cześć, czyli doda wzorce księgowania (dodajmy, że nie ma przeszkód, aby robił to sam klient 😉 i wyśle faktury do swojego systemu FK. Wielu z naszych Klientów dzięki SaldeoSMART zmieniło model pracy z klientami. Wielu z nich zauważyło również, że dzięki SaldeoSMART mogą obsługiwać geograficznie klientów z innych, nieobsługiwanych dotąd regionów. Innowacyjny model pracy bez konieczności przekazywania sobie dokumentów papierowo tylko elektronicznie, jest olbrzymią furtą do skalowalności biznesów.

Czas to pieniądz – jak działa SaldeoSMART, żeby oszczędzić Twój czas

Przede wszystkim czas. To jest niewiarygodne jak „betonowe czynności” nam go kradną. Poza tym transparentność. Dostęp zarządu i księgowości do tych samych dokumentów w tym samym czasie są kluczowe. Dzięki temu w każdym momencie mamy dostęp do obrazu danych firmy. Niczego się tu nie da ukryć czy pominąć. Szybciej i skuteczniej udaje się wyłapać wszelkie niejasności. Nie musimy też czekać na wyniki do 20-go dnia kolejnego miesiąca, kiedy księgowi ręcznie wszystko zaksięgują. Dane widzimy na bieżąco. Księgowa widzi też na bieżąco dodawane faktury i może podejmować decyzję o dalszych działaniach, kiedy tylko uzna to za zasadne.

O czym należy pamiętać wdrażając SaldeoSMART?

Zrób analizę kluczowych procesów swojej firmy. Dla przedsiębiorcy najważniejsze jest zdefiniowanie sobie głównych obszarów działalności, które są kluczowe dla jej rozwoju i nimi należy się zajmować. Pozostałe, powtarzalne, administracyjne czynność należy oddać dedykowanym narzędziom informatycznym tak aby jest zautomatyzować.

1. Jeśli chcesz zrobić krok w kierunku poprawy efektywności swojej firmy przyjrzyj się pilnie czynnościom powtarzalnym, administracyjnym. Zobacz co się dzieje z obiegiem np. faktur zakupowych/kosztowych. Upewnij się czy oby przypadkiem kilka osób nie musi wykonywać tych samych czynności aby finalnie wykonać swoją pracę. Następnie Zacznij od SaldeoSMART i odczytu. Zastanów się czy może w ogóle należy u Ciebie prowadzić cały elektroniczny obieg dokumentów, nie tylko odczyt faktur? SaldeoSMART zajmuje się również obiegiem.
2. Pamiętaj: stać Cię na innowacyjne narzędzia informatyczne – tylko może o tym jeszcze nie wiesz. Nasz czas jest bezcenny a narzędzia informatyczne nie musza być drogie. Poza tym aktualnie jest wiele sposobów, aby je sfinansować. Głównym bodźcem i tak są nasze chęci. Na rynku jest bardzo dużo instrumentów zwrotnych i bezzwrotnych, które pozwalają unowocześniać się sektorowi MSP. Warto o tym pamiętać.
3. Każdą „betonową czynność” można zoptymalizować. Jeśli nie można jest wyeliminować (co warto zawsze rozważyć) to na pewno można różnymi narzędziami informatycznymi wykonać ją szybciej.
4. Zadbaj w firmie o transparentność. Transparentność jest kluczowa do szybkiego i skutecznego działania każdej firmy. Produkt taki jak SaldeoSMART taką transparentność dużego obszaru przepływu dokumentów w firmie idealnie zapewnia.
5. Zakup narzędzi informatycznych to nie jest koszt, to inwestycja w podniesienie wydajności i efektywności każdej firmy. Jeśli wiesz co Ci doskwiera w zarządzeniu firmą na pewno są narzędzia, które to zmartwienie rozwiążą. Wystarczy tylko trochę chęci i rozmowa ze specjalistami.

Dlatego AURA Technologies?

Funkcjonujemy na polskim rynku ponad 25 lat. SaldeoSMART zajmujemy się od 2014 roku, od kiedy jesteśmy certyfikowanym partnerem producenta systemu. Przez ten czas zdobyliśmy ogromne doświadczenie. Wiemy jak je wdrożyć, konfigurować oraz odpowiednio przeszkolić użytkowników systemu. Dbamy o wysoki poziom naszym kompetencji. Stale doszkalamy naszych wdrożeniowców. Jesteśmy jedą z nielicznych firm wdrażającą SaldeoSMART posiadającą certyfikację ze wszystkim modułów systemu: Odczytu dokumentów, Obiegu dokumentów oraz Komunikacji z klientem. Niezmiennie utrzymujemy się w pierwszej piątce najbardziej efektywnych partnerów firmy BrainShare. Dowodem wysokiej jakości naszej pracy są opinie zewnętrznych instytucji, którym dajemy się audytować. Jednak przede wszystkim oceny naszych Klientów.