7 kwietnia 2023 roku weszły w życie przepisy dotyczące uregulowań pracy zdalnej. Została ona wpisana do Kodeksu pracy. Jakie zmiany dotkną pracowników i pracodawców?
Czas pandemii „wymusił” uregulowanie pracy zdalnej i wprowadzenie jej do Kodeksu pracy. W tym okresie część osób przeniosła pracę z biur do swoich domów. Czas pokazał, że praca zdalna nie powoduje spadku efektywności, a niewątpliwie oszczędność czasu oraz zniwelowanie kosztów dojazdu to benefit pracowników. Data 7 kwietnia 2023 z pewnością zrewolucjonizowała Kodeks pracy. Jak mówi minister Marlena Maciąg:
To ważny dzień dla rynku pracy w Polsce – dzisiaj wchodzą w życie przepisy o pracy zdalnej. Zmiany w Kodeksie pracy obejmują przede wszystkim wprowadzenie definicji pracy zdalnej, która może być wykonywana całkowicie lub częściowo poza siedzibą pracodawcy. Ustawa w pełni reguluje kwestie związane z pracą zdalną dotychczas określone w tzw. specustawie COVID-owej – oraz takie, których w niej brakowało. Dotyczy to m.in. zwrotu kosztów za energię elektryczną.
Definicja pracy zdalnej w Kodeksie pracy
Ustawa z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 240) wprowadziła do Kodeksu pracy pracę zdalną. Natomiast uchyliła przepisy, które dotyczyły telepracy. Zgodnie z definicją w Kodeksie pracy:
Praca zdalna będzie polegała na wykonywaniu pracy całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika (w tym pod adresem zamieszkania pracownika) i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą.
Pracownik będzie zobligowany do powiadomienia pracodawcy i wzajemnego ustalenia miejsca wykonywania przez niego pracy. W przypadku jeżeli pracownik będzie chciał zmienić miejsce, wówczas musi za każdym razem poinformować pracodawcę i uzyskać jego zgodę.
Komu pracodawca nie może odmówić pracy zdalnej
Pracodawca ma obowiązek zaakceptować wniosek o pracę zdalną w przypadku:
- pracownika – rodzica dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności,
- pracownicę w ciąży,
- pracownika wychowującego dziecko do 4. roku życia,
- pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie, o niepełnosprawności albo o znacznym stopniu niepełnosprawności.
Jeżeli charakter wykonywanej pracy uniemożliwia wykonywanie jej w trybie zdalnym wówczas pracodawca musi poinformować pracownika o odmowie. Pracodawca ma na to czas w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika. Pracownika o przyczynie odmowy pracy zdalnej należy poinformować papierowo lub elektronicznie.
Jakie obowiązki ma pracodawca wobec pracownika pracującego zdalnie
Ustawa nie definiuje zasad pokrywania przez pracodawców kosztów pracownika, który pracuje zdalnie. Ustawa wskazuje, że przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu należy brać pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.
Natomiast szczegóły i zasady powinny być uregulowane wewnętrznie, jako element porozumienia lub regulaminu bądź porozumienia z pracownikiem w przypadku, gdy nie zostało zawarte zakładowe porozumienie lub nie został wydany regulamin.
Pracodawca pokrywa koszty wyłącznie energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych, które są wymagane do świadczenia pracy zdalnej. Nie ma natomiast obowiązku pokrywania innych kosztów użytkowania np. zużycia wody, śmieci itp. Chyba, że zostaną takie ustalenia dokonane wewnątrzzakładowo.
Pracodawca jest zobligowany do pokrywania kosztów, które dotyczą narzędzi pracy (np. serwisu, konserwacji itp.). Pracodawca ma również obowiązek zapewnienia niezbędnych szkoleń. Jak również musi umożliwić osobom pracującym zdalnie przebywania na terenie zakładu pracy, kontaktowania się z innymi pracownikami i korzystania z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, z zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej (na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników).
Praca zdalna okazjonalna
W przypadku jeżeli pracownik złoży wniosek o wykonywanie pracy zdalnej okazjonalnej, wówczas pracodawca może go uwzględnić, ale również ma prawo odmowy.
Praca zdalna okazjonalna może być wykonywana w wymiarze 24 dni w roku kalendarzowym. Nie ma tutaj znaczenia wymiar czasu pracy pracownika.
- praca zdalna okazjonalna będzie udzielana na wniosek pracownika (niewiążący, pracodawca będzie mógł odmówić jego uwzględnienia),
- w wymiarze 24 dni w roku kalendarzowym,
- z uwagi na jej szczególny charakter, nie będą stosowane niektóre przepisy dotyczące pracy zdalnej (np. obowiązek zapewnienia materiałów i narzędzi pracy
Źródło: Praca zdalna – Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej – Portal Gov.pl (www.gov.pl)
Przeczytaj najnowszą publikację dr Krzysztofa Biernackiego – eksperta i doradcy podatkowego na temat pracy zdalnej a kosztów uzyskania przychodu.
